Succesvol werken op afstand
Hoewel extern werken voor velen een droom kan lijken omdat er niet gereisd hoeft te worden, je later kunt beginnen en je je minder zorgen hoeft te maken over je kleding, heeft deze ontspannende en flexibele werkdag ook nadelen.
Hoewel je hier misschien niet over hebt nagedacht, heb je voor werken vanuit huis de perfecte balans nodig om het meeste uit jezelf en je team te halen. Dit betekent dat je niet pas 2 minuten voor negen uit je bed moet komen en dat je ook niet de hele dag in je pyjama moet rondhangen. Je normen wat dat betreft verlagen, kan een impact hebben op je algemene werkmindset en hoewel je omgeving anders is, wil je wel dat je houding om hard te werken intact blijft.
Werken op afstand is op dit moment een unieke uitdaging. Je werkt op een plek die niet je kantoor is: thuis, in het park op je dakterras. Dit betekent wellicht dat je werkt vanuit een koffiebar, een co-workingruimte of een andere kantoorlocatie van je bedrijf, maar nog steeds afzonderlijk van je kernteam werkt. Het komt erop neer dat je niet persoonlijk met je team samenwerkt. Dat hoeft niet negatief te zijn want het is goed mogelijk om een volledig samenwerkend team te zijn zonder dat je fysiek bij elkaar hoeft te zijn.
Is vanuit huis werken slecht?
Nee, helemaal niet, maar omdat extern werken niet de norm is voor de meeste bedrijven en wordt beschouwd als freelance werk, zul je je misschien afvragen waarom extern werken niet altijd positief is. De terughoudendheid van je bedrijf of welk bedrijf dan ook met betrekking tot extern werken is terug te leiden naar de manier waarop we gewend zijn te werken. Van oudsher geldt dat acht uur op kantoor werken leidt tot succesvolle werkdagen, dus waarom zou je het wiel opnieuw moeten uitvinden?
Mensen noemen veel redenen tegen extern werken, maar als je team hier zelf over discussieert kun je bij het volgende stilstaan:
Zorg: we kunnen bestanden buiten het kantoor om niet veilig delen
Oplossing: met veilige bestandsdeling van Dropbox kan dat wel. Je account en je bestanden worden veilig bewaard, met meerdere beveiligingslagen. Ongeautoriseerde toegang wordt een halt toegeroepen en je kunt je veiligheidsinstellingen aanpassen naar de behoeften van jou en je team, inclusief het gebruik van tweestapsverificatie. Daarnaast heb je via pc, web, mobiel of verbonden apps van derden toegang tot je bestanden zodat zelfs wanneer je teamleden niet beschikken over hun kantoorwerkstations Dropbox ze nog steeds verbonden houdt.
Zorg: we zien elkaar nooit
Oplossing: Zoom, Slack (beide zijn met Dropbox geïntegreerd), een videoconferentie of een ouderwets telefoongesprek; er is geen reden om niet met je team in contact te blijven alleen omdat jullie je niet in dezelfde ruimte bevinden. Wanneer je daarnaast hard aan het werk bent en helemaal in je werk opgaat, praat je sowieso niet veel. Je dient een chatprogramma geïnstalleerd te hebben zodat je met je team kunt communiceren en je niet de hele tijd door het kantoor aan het lopen bent, ongeacht of je nu extern moet werken of niet.
Zorg: we kunnen niet garanderen dat we een internetverbinding hebben
Oplossing: zelfs huizen met de beste wifi ondervinden weleens problemen. Gelukkig maakt Dropbox offline werken mogelijk. Dus zelfs als je geen verbinding hebt, kun je door blijven werken, wetende dat je bestanden automatisch worden gesynchroniseerd zodra je internetverbinding weer werkt. Dit is ook ideaal voor het vinden van je perfecte werkomgeving omdat het hebben van een sterke verbinding minder prioriteit heeft.
Zorg: het team zal gemakzuchtig worden
Oplossing: dit kan elk team in elke omgeving overkomen. De sleutel tot motivatie die voor al je medewerkers geldt en ongeacht waar ze werken, is een sterke bedrijfscultuur en ondersteuningsstructuur. Als je team alleen werkt wanneer de baas in de buurt is, dan is er iets verkeerd gegaan bij de manier waarop je je kantoor runt. Een dergelijke mentaliteit is niet anders dan kinderen in een klaslokaal.
Over gemotiveerde en geïnspireerde medewerkers hoeft geen toezicht gehouden te worden en als dat wel zo is, kan het zijn dat ze geen volledig vertrouwen hebben in wat ze doen en dat leidt tot uitstelgedrag. Houd de moraal hoog door verbonden te blijven, relevante productiviteitstools te bieden en ervoor te zorgen dat iedereen duidelijk weet wat de doelen zijn, ongeacht waar ze zich bevinden.
Tips voor werken op afstand
Ben je ervan overtuigd om werken op afstand te proberen? Hier volgen enkele tips om succesvol op afstand te werken.
Verander dingen niet te veel
Houd om te beginnen dezelfde tijd aan waarop je wakker wordt. Slaap is een heel belangrijk onderdeel van je algemene welzijn en mentale gesteldheid dus als je ineens tussen 01:00 en 03:00 uur naar bed gaat in plaats van je normale tijd om 23:00 uur, dan kunnen de gevolgen enorm zijn. Probeer minstens zeven tot acht uur slaap te krijgen en probeer je alarmklok niet op een later tijdstip in te stellen. Zodra je jezelf toestaat tot wat je hersenen associëren met weekendgedrag, zul je je distantiëren van de werkmindset waar je jaren aan hebt gewerkt en zullen al die belangrijke werkgewoontes verdwijnen.
Houd je aan de dresscode op je werk
Probeer zoveel mogelijk kleding te dragen die je naar je werk zou dragen. De meeste moderne kantoren zijn heel makkelijk hierin, dus met een stap terug van je comfortabele jeans en je favoriete T-shirt kom je al snel uit op je pyjama. Je pyjama is dan misschien wel heel comfortabel, maar die associeer je met thuis en ontspanning en niet met hard werken. Simpel gezegd, je bent niet klaar voor een vliegende start wanneer je je niet juist hebt gekleed. Je zult zien wat een enorm verschil andere kleding kan maken.
Beeld je in dat je naar je werk reist
Niemand geniet van woon-werkverkeer, maar dat is wel een belangrijk moment op je dag. De vervelende treinreis, de lange busrit, hoe vervelend die ook zijn, ze zorgen wel voor een duidelijk onderscheid tussen werk en privé. Geef jezelf de tijd om in de juiste stemming te komen. Luister 15 minuten naar muziek als je normaal gesproken altijd naar muziek luistert wanneer je naar je werk reist. Lees een hoofdstuk als je normaal altijd onderweg een boek bij je hebt. Dit werkt allemaal psychologisch zodat je klaar bent om je beste werk af te leveren.
Probeer nieuwe benaderingen
Een van de moeilijkste aspecten van werken op afstand is de omschakeling van je traditionele kantoorwerkgewoontes naar die van je thuisomgeving, maar waarom zou je jezelf beperken tot wat je altijd hebt gedaan? Praat met je team, kom erachter wat het beste voor iedereen werkt en bekijk welke veranderingen je kunt doorvoeren om beter samen te werken, ondanks dat jullie van elkaar gescheiden zijn. Als je daarnaast een volledig extern bedrijf wilt zijn, moet je eraan denken dat kernteams als HR en de financiële afdeling eenvoudig verbonden moeten zijn met alle medewerkers, dus zorg er daarom voor dat de bedrijfsbrede communicatie nog steeds plaatsvindt.
Blijf actief
Je realiseert je pas hoe belangrijk je wandeling van het kantoor naar het station of van je bureau naar de pauzeruimte is wanneer je die wandeling niet meer kunt maken. Onthoud om actief te blijven en de deur uit te gaan. Omdat je niet meer op kantoor werkt, betekent niet dat je geen wandeling meer kunt maken. Begin en eindig je dag met een wandeling als vervanging voor woon-werkverkeer en om je hoofd leeg te maken en je voor te bereiden op het begin van de dag of om te ontspannen.
Kan werken vanuit huis voordelig zijn voor een team?
Absoluut. Een andere omgeving kan altijd positief werken. De flexibiliteit van werken op afstand, bijvoorbeeld zodat je een loodgieter kunt laten komen tijdens je lunchpauze of zodat je naar je tandarts kan voor een afspraak in de middag, kan de tevredenheid van medewerkers en bedrijfscultuur enorm verbeteren.
Niet alleen dat, maar bijna de helft van de medewerkers zegt dat de mogelijkheid om thuis te werken, of dat nu fulltime of parttime is, hoog op het lijstje staat wanneer ze op zoek zijn naar een nieuwe baan. Door de kans aan te bieden om vanuit huis te werken en voor medewerkers om een goede balans tussen werk en privé te hebben, trek je ook nieuw talent aan.