Hva er å holde videokonferanser?
Videokonferanser er enhver form for telekommunikasjon mellom to eller flere personer via video og lyd. Eksterne medarbeidere og de som bor langt borte fra familiene og vennene sine, er sannsynligvis allerede eksperter på videosamtaler. Og med det økende antallet mennesker som jobber hjemmefra og eksternt, blir det bare mer vanlig å kommunisere med kolleger via videokonferanser.
Hvorfor trenger vi etikette for videokonferanser?
Med tanke på hvor allestedsnærværende programvare for videokonferanser er i dag, kan man tro at riktig etikette ville være godt forstått nå. Selv om det vanligvis ikke er noe problem med FaceTiming av familiemedlemmer eller venner fra bekvemmeligheten i sengen din, er det ikke tilfelle med kommunikasjonsverktøy på arbeidsplassen - som for eksempel Zoom - som krever større omtanke for både anstendighet og effektivitet. Du kan være ekspert på å ha møter på kontoret, men den ekstra virtuelle barrieren for videokonferanser kan utgjøre en utfordring for noen.
Det kan være lett å bli distrahert eller miste fokus når du arbeider hjemmefra, og videokonferansemøter er ikke noe unntak. Selv om det kan være søtt når hunden til et teammedlem vandrer inn i rommet, kan den elskelige valpen også være litt distraherende. Det samme gjelder uengasjerte deltakere som tydeligvis ikke lytter eller tar hensyn til møtet.
Grunnregler for etikette for videokonferanse
Det første trinnet for å ha produktive videosamtaler er å sørge for at de er funksjonelle, både fra et teknisk og et menneskelig perspektiv. Så for å sikre at du får mest mulig ut av videomøter med kollegene dine, har vi satt sammen en sjekkliste over noen av de viktigste tipsene om etikette for videosamtaler som du kan følge:
Kontroller internettet ditt og maskinvaren på forhånd
Du vil se og føle deg hjelpeløs og uprofesjonell hvis du prøver å starte et møte, og mikrofonen eller webkameraet ditt ikke fungerer. Når du har planlagt et møte på forhånd, må du alltid sørge for at oppsettet for videokonferanser fungerer på forhånd - ikke to minutter før møtet starter. Kontroller den innebygde mikrofonen eller hodesettet ditt for å sikre at det er oppdaget av programvaren din.
Du bør også teste om Internett-forbindelsen din kan opprettholde en videokonferanse. Du ønsker ikke å bli avskåret i et kritisk øyeblikk eller midt i samtalen. Hvis du er bekymret for Internett-forbindelsen din, vil et trygt valg være å innhente informasjonen på forhånd. Dropbox Capture lar deg forhåndsspille deg selv og skjermen din for å presentere viktig arbeid og enkelt dele det med teamet ditt.
Hvis tilkoblingen din sliter, lar mange apper deg begrense kvaliteten på videoen du mottar eller slå den av slik at du fortsatt kan delta hørbart. Selv om du ikke er på videoen med alle andre, er det viktigste å være i stand til å engasjere seg og følge med. Husk at noen mennesker kan velge bort videoalternativet av forskjellige årsaker, spesielt hvis de er i et delt rom med barn eller kjæledyr, eller hvis de rett og slett ikke vil bli sett på det øyeblikket. Det er også greit.
Kle på deg
Vi har alle gjort det minst én gang: Rullet rett ut av sengen og inn på den bærbare datamaskinen til teammøtet kl. 09.00. Å delta på et videomøte i pyjamas er imidlertid kanskje ikke det beste utseendet for deg som en profesjonell person. Hvis du vil bli tatt seriøst i en videokonferansesamtale, må du kle deg for den. Selv om du ikke nødvendigvis trenger å kle deg i formelle arbeidsklær, må du sørge for at du er velkledd nok til å bli sett av teammedlemmene dine. Ikke bare vil du se ut som du bryr deg, å bruke noe annet enn joggedrakt kan virkelig hjelpe deg å komme i riktig sinnelag for å ha en produktiv og fokusert samtale med kollegene dine.
Finne ditt stille rom
Ikke alle har et dedikert privat kontor for å hjelpe dem med å jobbe hjemmefra, men det er viktig at du kan finne eller skape et stille rom for videokonferanser. Selv om du ikke anser familie, romkamerater eller kjæledyr som vandrer omkring som distraherende mens du jobber, vil noen av deltakerne gjøre det. Så når du setter deg ned for en videokonferanse, må du sørge for at du er på et sted der det er ikke er sannsynlig at noen vil vandre inn eller forstyrre deg. Du vil kunne holde fokus på kollegene dine mens de snakker og fjerne bakgrunnsstøy når du snakker.
Ramme inn scenen
Nå som du er pent kledd og på et privat sted for videosamtalen din, må du være oppmerksom på omgivelsene og hvordan de ser ut på kameraet. Forberedelsene dine vil ikke ha noen betydning dersom det er for mørkt for kollegene dine å se, eller hvis alt de ser på er en mengde skitten oppvask i oppvaskkummen. Ta deg tid til å gjøre rent og rydde i rommet rundt deg. Åpne gardinene eller slå på lyset, eller hvis problemet er den visuelt ustelte innredningen din, bruk en grønn skjerm eller virtuell bakgrunn for å skjule den. Zoom registrerer for eksempel automatisk bakgrunnen din og lar deg dekke over den med et bilde.
Bruke demping hvis du ikke snakker
Når møtet ditt er endelig i gang, er demping av mikrofonen din når du ikke snakker, en av de viktigste aspektene ved etiketten for videosamtaler. Selv om du har funnet et rolig sted for møtet ditt vil mikrofonen din fortsatt registrere at du beveger deg rundt, hoster eller begynner å skrive. Det siste du vil er at noen skal gjenta seg på grunn av et utilsiktet avbrudd, eller kniper deg i at du, uansett hvor kort det varer, arbeider med noe annet midt i møtet. Programvare for videokonferanse har i de fleste tilfellene en dempingsknapp for deg selv eller samtalen - bare sørg for å slå på lyden igjen når du snakker.
Se inn i kameraet
Når du er i en videosamtale, kan det virke mest fornuftig å se på videostrømmene til de andre menneskene på møtet. Men hvis du vil at andre i samtalen skal fokusere på deg når du snakker, bør du se direkte inn i kameraet. Selv om du ikke kan se kollegene dine, vil det å se på kameraet hjelpe å replikere følelsen av ansikt-til-ansikt-kommunikasjon, slik at de følger med og virkelig lytter til hva du sier. Hvis du vil se dem mens du snakker, plasserer du videoen på skjermbilde rett ved siden av kameraet slik at begge er i øyehøyde. Dette er ikke noe problem for de fleste bærbare datamaskinene, men du må kanskje variere oppsettet ditt hvis du jobber på et skrivebord.
Følge med og være fokusert
Selvfølgelig er det viktigste du kan gjøre å fokusere på møtet du har når du først er i videokonferansen. Å forlate et møte under en videokonferanse er både mye lettere å gjøre og komme seg unna med enn på kontoret. Dette betyr at det er opp til deg å sikre at du deltar som om du er på kontoret, selv om du sitter i soverommet ditt på den bærbare datamaskinen. Å være fokusert hjemme kan oppnås på samme måte som det er på kontoret: For eksempel kan notater hjelpe deg med å fordøye og svare på det som diskuteres. Du må imidlertid også unngå fristelsen til å bytte faner til andre aktiviteter eller å bare se på telefonen din. Selv om du tror at du er god til å utføre flere oppmerksomhetskrevende oppgaver samtidig, vil du ikke få mye ut av møtet du deltar i hvis du distraheres.
Hvordan holde videokonferanse effektivt
Når du har fått inn det grunnleggende om etikette for videokonferanser, bør du ikke ha noen problemer med å sette opp og ha videosamtaler med kollegene dine. Imidlertid, akkurat som når du er på kontoret, krever det litt mer innsats å gjøre videomøtene dine effektive og tiden er produktiv. Så hvis du planlegger møter med kolleger, må du sørge for at du har alt materialet du trenger. Tenk på hvordan du kan engasjere eksterne møtedeltakere. Heldigvis gjør Zoom-integrasjonen med Dropbox det enkelt å bruke filene dine og videokonferanseprogramvaren for mer effektive videomøter.
Sett alltid opp en agenda
Det første trinnet for å gjøre ethvert møte effektivt, på eller utenfor kontoret, er å ha en definert agenda. Dette alene er en lang vei for å gjøre videokonferansen din til en suksess. Med møteagendamalen tilgjengelig i Dropbox, er det enkelt å raskt sette sammen en delbar agenda som beskriver de grunnleggende punktene i møtet ditt. De som er invitert til møtet, men som ikke kan delta, vil da også kunne gjennomgå dette dokumentet etterpå. Eller enda bedre: De kan se videoopptaket fra samtalen som automatisk kopieres til Dropbox fra Zoom.
Dele filer og informasjon før møtet
Hvis du forventer innspill og samarbeid fra teamet ditt i en videosamtale, er det viktig å gi dem konteksten til å gjøre det. Selv om du kanskje bare kan sende rundt et ark eller skrive på en tavle på kontoret, krever videokonferanser mer planlegging på forhånd. Forbered ogdel filer eller dokumenter du trenger før møtet, slik at kollegene dine ikke må gjette. Når du er på linjen, kan du også dele skjermen for å gå gjennom dokumentet sammen, slik at alle er på samme side. Enda bedre, du kan deretter dele den filen direkte fra Dropbox til Zoom-møtet, der teammedlemmer kan gjøre tilføyelser til den i sanntid.
Sende ut invitasjoner på forhånd
Å hente mennesker inn til et møterom på kontoret kan bety å bare gå til skrivebordet deres og spørre om de har 10 minutter. Det kan være mye vanskeligere å få menneskers oppmerksomhet mens du jobber hjemmefra, selv når du bruker Slack eller andre chat-apper på kontoret. Hvis du vil at mennesker skal møte opp til videokonferansen din, må du gi dem beskjed på forhånd. Hvis du ikke gjør det, er det sannsynlig at de ikke vil være ved skrivebordet sitt og ikke har hatt tid til å lese agendaen. Gi alle tiden de trenger for å forberede seg på videokonferansen, og du vil sette opp deg selv - og hele teamet ditt - for å lykkes.
Samarbeide via videokonferanse
Med eksterne team som blir langt vanligere, er videosamtaler ikke bare en erstatning for et møte lenger; de blir normen for mange virksomheter. Og med videokonferanser som spiller en større rolle i både vårt personlige liv og arbeidsliv, er det viktig å bruke teknologien riktig. Så neste gang du planlegger et Zoom-møte til 10.00, bruk vår videokonferanseetikette slik at møtet ditt blir en suksess. Forberedelse til en videokonferanse vil hjelpe deg med å engasjere teamet ditt til å delta og til syvende og sist fremme teamarbeidet ditt mens du jobber eksternt.