Hva er en enkelt sannhetskilde (SSOT)?

Når det gjelder virksomhet, har du bare ikke råd til å ikke vite hele historien. Det er her en enkelt sannhetskilde kommer inn.

Dekorativt bilde

Så ... hva er en enkelt sannhetskilde?

Den enkelte sannhetskilden (SSOT) er et begrep gitt til praksis for å bringe alle forretningsdata til et enkelt sted. Tanken er at alle i det selskapet da kan ta avgjørende forretningsbeslutninger basert på gjensidig tilgjengelige data. Det betyr at det ikke finnes arbeidssiloer som hindrer folk i å vite viktig informasjon. Hvis din bedrift jobber ut fra en enkelt versjon av sannheten, vil ingenting bli skjult for noen, og dere vil alle være på samme bølgelengde. Ved å holde postene dine tilgjengelige på et sentralisert sted, kan du forhindre deg selv og dine kolleger i å gå seg ville i flere versjoner av sannheten / den samme filen.

Forby løgnene

Det kan bare være bra hvis teamet ditt jobber med kunnskap om at ting ikke kan feies under teppet eller gå tapt for å forvirre admin. Det er også den mest optimale måten å håndtere dataene dine på, og avgjørende for om dataene kommer fra et titalls omnikanalretninger. Betrakt det som en tilstand av nirvana for all din virksomhets informasjon.

Kunnskap er makt, og å ha mer informasjon å dele med alle i teamet ditt vil resultere i større forretningsintelligens. "Sannhet" betyr ikke nødvendigvis at alle dataene du har lagt inn i den eneste kilden din må være nøyaktige, men at de, når de ses sammen, gir et mer sant innblikk i virksomheten din.

Merkevaren din kan eksempelvis ha to hundre tusen følgere som vist av sosiale medier. Men når du kjører en undersøkelse, finner du ut at en fjerdedel av dine følgere er i et land du ikke sender til, og at en god del av dem er roboter. Du trenger begge disse informasjonskildene for å få det beste helhetsbildet av merkevaren din, og for å finne ut hvordan du kan rette opp denne situasjonen. For eksempel, nå som du vet at de fleste av dine følgere er internasjonale, kan du enten finpusse på den lokale innsatsen eller seriøst vurdere å utvide forsendelsesdestinasjonene dine. Du har derfor besteget veien til virksomhetsbedring.

Opplysning via datahåndtering

En SSOT kan bare oppnås hvis alle dataene dine er på ett sentralt sted, og hvis du har egnede prosesser som gjør det mulig å holde seg oppdatert. Dere kan alle godta å plassere dokumentene dine i en sentral mappe, men hva da? Du må være dedikert til denne ideen som et selskap, og sørge for at data alltid er oppdatert og klar for tilgang. Vurder å legge til følgende arbeidsflyter i forretningsprosessene dine:

Arbeid fra skyen

Skyen har bidratt til å transformere arbeidsplassen på uendelige måter. Det lar deg og teamet ditt få tilgang til dokumenter hvor som helst, og enda bedre, det kan være de samme dokumentene, ikke utdaterte versjoner.

Vurder interne guider

Selvfølgelig kjenner teamet ditt din bedrift og din bedriftskultur, de opplever det hver dag de går inn (eller logger på). Tenk likevel på hvor mange ganger du har stilt en kollega et spørsmål du vet du har stilt før. "Hvilket leveringsformat bør dette ta?", "Hvor skal jeg sende denne fakturaen?", "Har Bob fortsatt ansvaret for leverandørgjeld", og så videre. Ta en dag eller to for å bygge opp en ressurs med dokumenter som ikke handler om kundene dine eller markedet ditt, men om å gjøre det mulig for dine ansatte å gjøre jobben sin bedre.

Gjør ting klart

Kvartalsmål, inntekter og teamkvoter kan være viktige, men å snakke om disse tallene er ikke alltid den mest engasjerende måten å presentere dataene på. Finn en bedre måte å vise virksomhetens fremgang på, som er lett å fordøye og alltid oppdatert, slik at teamet ditt kan følge med på suksessen. Det kan være så enkelt som et delt dokument som inneholder oppdaterte mål til enhver tid og som teamet kan gå til når de vil sjekke fremdriften.

Tenk på det store bildet

Å ha data som er lett tilgjengelig for alle som trenger det, som i et datalager, handler ikke bare om bedriftskultur, det handler om bedre forretningsprosesser. Det er ikke bare kjerneteamet ditt som drar fordel av åpne kommunikasjonskanaler. Du trenger tross alt også interessenter og viktige beslutningstakere for å vite alt du vet fra hver datakilde du bruker. Åpenhet er viktig i dag, ikke bare i CRM og ting som samfunnsansvar, men også i måten ditt eget team ser på merkevaren, og hvordan det påvirker deres fortsatte lojalitet. Tenk på alt dette når du danner din sannhetskilde.

Smi en kilde til sannhet

Alle team har sin egen måte å gjøre ting på. Dere har kanskje en enhetlig bedriftskultur og et generelt konsept for arbeidsprosesser, men økonomiteamet kan ikke bruke de samme arbeidsflytene som markedsføringsteamet. Ulike team vil se på bedriften og bedriftsdataene på helt ulike måter, og administrerende direktør vil igjen se det på en annen måte, fra et høyere perspektiv. I denne sammenhengen er én enkelt sannhetskilde upartisk. Den forhindrer også flere kopier av samme fil som skaper forvirring og tilbakeslag.

Dropbox kan bidra til å opprette en sannhetskilde for å sikre at det kun er den nyeste informasjonen som er tilgjengelig ettersom alt blir oppdatert i sanntid. Med funksjoner som versjonshistorikk i Dropbox, kan du se hva som har blitt redigert og endret, og hvis du ikke liker den nye versjonen, kan du bare gå tilbake til den gamle. Ved endringer vil andre teammedlemmer som jobber med filen bli varslet. Har du slettet noe fra den eneste sannhetskilden din ved et uhell og er redd for at du ikke kan få det tilbake? Det er det ingen grunn til. Med Dropbox kan du gjenopprette alle filer som er slettet de siste 30 dagene. Da kan du være sikker på at det alltid er en vei tilbake hvis du er uheldig når du jobber med filene dine.

Du kan til og med konfigurere automatiseringer for delte mapper i Dropbox. Da får du standarder for navn, sortering og merking som reduserer antall brukerfeil og letter arbeidet for teamet.

Ulike team, forskjellige systemer, én sannhet

Så godt informert som du kanskje føler om ethvert team, prosess eller område i virksomheten din, er det alltid en mulighet for at det er mer i historien. Kanskje det betyr at din tilstedeværelse på nettet ikke er så organisk som du først trodde, eller at teamet ditt jobber fra en versjon av en fil du trodde var revidert for lenge siden. En SSOT er en forsikring mot alt det. Enten det er mennesker eller data som ikke viser et klart bilde, kan SSOT bringe sannheten frem i lyset og bringe merkevaren tilbake til virkeligheten.

Den mest effektive måten å få jobben gjort på

Finn ut mer om produktivitetsverktøy fra Dropbox