Czym jest single source of truth (SSOT)?

Czym więc jest single source of truth?

Single source of truth (SSOT), czyli jedne źródło informacji, to termin określający czynność przenoszenia wszystkich związanych z firmą danych do jednego miejsca. Chodzi o to, by każdy w firmie mógł podejmować kluczowe decyzje na podstawie ogólnodostępnych danych. Dzięki temu nie tworzą się silosy, które utrudniają pracownikom dostęp do ważnych informacji. Jeśli Twoja firma ma jedno źródło informacji, wszyscy będą mogli zapoznać się z każdą ważną informacją i dzięki temu nadawać na tych samych falach. Umożliwiając dostęp do danych w jednym miejscu, sprawiasz, że Ty i Twoi koledzy lub koleżanki z pracy nie zgubicie się w gąszczu różnych wersji danych czy plików.

Koniec kłamstw

Jeśli Twój zespół wie, że niczego nie można zamieść pod dywan lub zgubić w procesie zarządzania danymi, to tylko dobrze dla niego. To również najlepszy sposób organizacji danych. Taki system okazuje się kluczowy, gdy spływają one z różnych źródeł. Potraktuj to jak swoisty stan nirwany dla wszystkich firmowych danych.

Wiedza to potęga, a większa ilość informacji, którymi można dzielić się z zespołem, zaowocuje lepszym procesowaniem danych. Słowo „truth” (pol. prawda) w tym wypadku niekoniecznie oznacza, że wszystkie dane zebrane w jednym źródle muszą być dokładne, ale raczej to, że w szerszej perspektywie zyskujesz bardziej prawdziwy obraz sytuacji firmy.

Przypuśćmy na przykład, że według wskaźników mediów społecznościowych Twoja marka ma dwieście tysięcy obserwujących. Po przeprowadzeniu badań okazuje się jednak, że jedna czwarta obserwujących mieszka w kraju, którego nie obsługujesz, a część z nich to boty. By uzyskać pełny i ogólny obraz firmy oraz znaleźć rozwiązanie tego problemu, potrzebujesz obu tych informacji. Wiesz na przykład, że większość obserwujących jest z zagranicy. Możesz więc albo skupić się na lokalnych działaniach, albo rozważyć rozszerzenie wysyłki na inne kraje. Właśnie w taki sposób buduje się drogę do poprawy sytuacji firmy.

Zarządzanie danymi drogą do przejrzystości

SSOT można osiągnąć tylko wtedy, gdy wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu, a Ty dysponujesz odpowiednimi procesami, dzięki którym są one aktualne. Możecie umówić się, że będziecie przechowywać dokumenty w jednym centralnym folderze, ale co dalej? Praktykę SSOT musi przyjąć cała firma, dbając o to, by dane były zawsze aktualne i dostępne. Rozważ dodanie do swoich procesów biznesowych następujących działań:

Praca w chmurze

Dzięki chmurze zmieniło się wiele miejsc pracy – na nieskończoną liczbę sposobów. Daje ona Tobie i Twojemu zespołowi dostęp do dokumentów z każdego miejsca i, co więcej, mogą to być te same dokumenty, a nie ich przestarzałe wersje.

Dodanie wewnętrznych przewodników

Oczywiście Twój zespół zna Twoją firmę i jej kulturę – w końcu jego członkowie stykają się z nią codziennie, gdy wchodzą do biura lub logują się do systemu. Ale zastanów się, ile razy wysyłasz do kolegi lub koleżanki wiadomość z pytaniem, które już wcześniej zostało przez Ciebie zadane. „W jakim formacie to przesłać?”, „Gdzie mam wysłać tę fakturę?”, „Czy Robert nadal odpowiada za płatności faktur?” i tak dalej. Poświęć dzień lub dwa na przygotowanie bazy dokumentów, które nie dotyczą ani klientów, ani rynku, ale pomagają Twoim pracownikom lepiej wykonywać pracę.

Wszystko wyjaśniaj

Cele kwartalne, przychody i tak zwane „targety” zespołu mogą być ważne, ale rozmowa na temat związanych z nimi liczb nie zawsze jest najciekawszym sposobem prezentacji tych danych. Znajdź lepszy sposób przedstawiania postępów swojej firmy – najlepiej taki, który jest zrozumiały i zawsze aktualny, by Twój zespół mógł obserwować rozwój firmy. Można to zrobić na przykład za pomocą udostępnianego dokumentu zawierającego często aktualizowane cele, do których zespoły mogą zajrzeć, by sprawdzić postępy.

Weź pod uwagę szerszą perspektywę

Zarządzanie danymi w taki sposób, by były one łatwo dostępne dla wszystkich potrzebujących ich pracowników (na przykład w formie magazynu danych), jest nie tylko częścią kultury firmy. Chodzi tutaj o lepszą organizację procesów biznesowych. Z otwartych kanałów komunikacji korzysta nie tylko Twój główny zespół. Bądź co bądź, interesariusze i osoby podejmujące kluczowe decyzje również muszą wiedzieć to samo co Ty, w oparciu o te same źródła informacji. Przejrzystość jest obecnie niezbędna nie tylko w systemach CRM i kwestiach takich jak społeczna odpowiedzialność biznesu. Ma także ogromne znaczenie w sposobie postrzegania marki przez Twój zespół oraz tego, jak to postrzeganie wpływa na jego trwałą lojalność. Weź to pod uwagę, tworząc tzw. source of truth.

Budowanie source of truth

Każdy zespół pracuje inaczej. Możesz pielęgnować jednolitą kulturę firmy i ogólną koncepcję procesów pracy, ale zespół finansowy nie będzie organizował przepływów pracy w taki sam sposób jak zespół marketingowy. Każdy zespół będzie postrzegać firmę i jej dane inaczej niż inny, a obydwa te zespoły będą mieć perspektywę inną niż dyrektor generalny z widokiem z wysokości 10 000 stóp. Jedno źródło informacji pozostaje jednak bezstronne. Zapobiega ono również powielaniu plików, co prowadzi do nieporozumień i problemów.

Z Dropbox możesz utworzyć źródło informacji, mając przy tym pewność, że dostępne są tylko najnowsze, ponieważ wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcjom takim jak historia wersji w Dropbox możesz zapoznać się ze zmianami w plikach oraz w razie potrzeby je cofnąć. Jeśli coś się zmieni, inni członkowie zespołu mający dostęp do pliku zostaną o tym powiadomieni. Doszło do przypadkowego skasowania danych z jednego źródła informacji? Martwisz się, że nie uda Ci się ich zastąpić? Nie musisz. Dropbox umożliwia odzyskiwanie plików usuniętych w ciągu ostatnich 30 dni. To pozwala Ci spać spokojnie, ponieważ wiesz, że jeśli coś złego stanie się z plikami podczas pracy z nimi, będzie można przywrócić ich poprzednie wersje.

Możesz nawet skonfigurować automatyzacje dla folderów udostępnionych w Dropbox. Umożliwi to określenie standardowego nazewnictwa, sortowania i tagowania, dzięki czemu zmniejszy się prawdopodobieństwo wystąpienia błędów użytkownika, a nakład pracy zespołu zostanie zminimalizowany.

Różne zespoły, rozmaite systemy, jedno źródło informacji

Być może czujesz, że wiesz o swoim zespole, procesach czy obszarze prowadzonej działalności naprawdę wiele, ale może jest jeszcze coś, co warto wiedzieć. Może się okazać, że Twoje działania online nie są tak wydajne, jak Ci się wydawało, lub że Twój zespół pracuje nad wersją pliku, która według Ciebie już dawno została sprawdzona. SSOT chroni przed takimi sytuacjami. Być może nie uzyskujesz pełnego obrazu firmy na podstawie danych lub nie jest on przekazywany przez samych pracowników – SSOT ujawni prawdę i sprowadzi Twoją markę na ziemię.