单一可靠信息来源 (SSOT) 是什么?

对于业务,您必须洞察全局,否则后果不堪设想。这正是单一可靠信息来源可以提供帮助的地方。

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那么…单一可靠信息来源是什么?

单一可靠信息来源 (SSOT) 是指将所有业务数据汇集在一个单一位置。背后的理念是,让公司的每个员工都可以相互获取数据,从而依据这些数据来制定重要业务决策。这样就可以消除导致人们无法了解重要信息的工作孤岛。如果您的公司采用单一可靠信息来源,那么所有人都可以获得充分的信息,始终保持同步。通过将记录保存在一个集中位置以供访问,可防止您自己和同事因为同一个信息/文件存在多个版本而茫然无措。

摒弃谎言

这样团队成员都会知道,他们无法隐瞒数据,也不会因为数据管理混乱而手足无措,所以大有裨益。这也是处理数据的最佳方式,而且如果数据来自很多全渠道方向,保持单一可靠的信息来源就至关重要。不妨将它视为管理公司所有信息的最理想状态。

知识就是力量,能够与每个团队成员分享的信息越多,获得的商业智能就越全面。“可靠”并不一定意味着您输入到单一来源中的所有数据都必须准确无误,但是,通过统一地查看所有数据,可以更真实地了解您的业务。

例如,社交媒体指标显示,您的品牌可能有 20 万关注者。但是,经过调查后,您发现四分之一的关注者所在国家/地区不属于您的业务开展地,而且还有很大一部分关注者是机器人。您需要所有这两个信息来源,才能充分全面了解自己品牌的整体概况,并确定如何应对这种情况。例如,现在,您知道自己的大多数关注者身在国外,您可以在继续深耕本地业务的同时,认真考虑扩业务开展地范围,这样,就可以踏上业务提升之旅。

通过数据管理获得启示

只有将所有数据都集中到一个中心位置并采用适当流程以使数据保持最新状态,才能实现单一可靠信息来源。你们大家可以都同意将文档放在一个中心文件夹,但接下来呢?您必须在整个公司贯彻此理念,确保数据始终是最新状态并且随时可以访问。不妨将以下工作流添加到您的业务流程中:

从云端工作

云助力工作场所实现了许多方面的改进。利用云,您和您的团队可以从任何位置访问文档,而且,你们访问的是相同的文档,而不是过时的版本。

考虑制定内部指南

当然,您的团队了解自己的公司及公司文化,他们每天都会通过线下或线上方式体验公司文化。然而,您仍然会多次向同事询问同样的事情,而且您自己都知道以前曾问过同样的问题。“这个文件应该使用什么交付格式?”、“这张发票应发送到哪里?”、“Bob 是否仍然在负责应付账款?”,如此等等。花一两天时间整理与您的客户或市场无关的文档资源,而是让您的员工能够更好地完成他们的工作。

明确传达信息

季度目标、收入和团队指标可能很重要,但以口头方式谈论这些数据并不总是最有效的数据展示方式。不妨寻找一种更佳的方式来展示您的业务进展,确保便于消化信息并始终让信息保持最新状态,从而让团队可以观察到你们不断取得更大成功。共享文档就是一种简单的方法,这种方法能够以书面形式写下目标并经常更新,以供团队随时查看进度。

关注大局

将数据放在便于任何需要的人访问的位置(例如放在数据仓库中),不仅关乎公司文化,更有利于改进业务流程。开放的沟通渠道不仅仅是让您的核心团队受益,毕竟,您还需要让利益相关者和关键决策者从您所使用的每一个数据来源中获取您了解的所有信息。如今,透明度不仅对客户关系管理 (CRM) 和企业社会责任等方面至关重要,而且会显著影响您自己的团队对自身品牌的看法,以及团队的持续忠诚度。在建立可靠信息来源时,请注意考虑所有这些因素。

建立可靠信息来源

每个团队都有自己的工作方式。您可能有统一的公司文化和整体工作流程理念,但财务团队无法像营销团队一样处理他们的工作流程。这也意味着一个团队看待业务及其数据的方式会与另一个团队不相同,而两者都将与 CEO 的总体掌控方式有着很大差异。在这种情况下,单一可靠的信息来源是公正的。它还可以防止相同文件重复,进而防止混淆和相互指责。

Dropbox 可以帮助您建立可靠的信息来源,确保所有内容实时更新,仅提供最新信息。在 Dropbox 上,通过使用版本历史记录等功能,可以看到文件进行了哪些编辑和更改。如果您不喜欢新版本,则可以直接恢复到之前的版本。此外,还可以避免偷偷摸摸的行为。如果一个团队成员做了任何修改,其他团队成员都将收到通知。不小心从单一可靠信息来源中删除了某些内容,担心无法恢复?不必担心。Dropbox 允许恢复过去 30 天内删除的任何文件。因此,您可以放心,如果在处理文件时出现了任何差错,可随时恢复到之前的完好版本。

不同的团队,不同的系统,一个可靠的信息来源

尽管您可能认为自己对任何团队、流程或业务领域都了如指掌,但总难免百密一疏,也许这意味着您的在线状态并没有您一开始想象得那么井然有序,又或许您认为某文件早已更新,而您的团队却一直在使用旧版本。单一可靠信息来源可以防止上述所有情况。无论是人还是数据不够明晰,只要采用统一可靠的信息来源,您就可以获得可靠信息并恢复品牌形象。

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