Apa itu single source of truth (SSOT)?

Jadi…apa itu single source of truth?

Single source of truth (SSOT) adalah istilah yang diberikan untuk sebuah praktik yang menyatukan semua data bisnis ke satu lokasi. Idenya adalah semua orang di perusahaan tersebut selanjutnya dapat mengambil keputusan bisnis yang penting berdasarkan data yang dapat diakses bersama. Ini artinya tidak ada pengotak-kotakan atau ego sektoral yang membuat orang tidak mengetahui informasi yang penting. Jika perusahaan Anda bekerja dari satu versi kebenaran tidak akan ada yang ditutupi dari siapa pun, dan Anda semua memiliki pemahaman dan derap kerja yang sama. Dengan membuat catatan Anda mudah diakses di satu lokasi terpusat, Anda dan rekan kerja tidak akan kebingungan dibanjiri oleh berbagai versi kebenaran atau file yang sama.

Membungkam kebohongan

Hasil yang baik akan diperoleh jika tim Anda semua bekerja dengan mengetahui bahwa tidak akan ada satu pun yang bisa disembunyikan atau hilang karena admin yang linglung. Cara ini juga paling optimal untuk menangani data dan sangat penting jika data itu berdasar dari lusinan arah yang berbeda sumbernya. Anggap saja ini suatu kondisi paling ideal, sebuah "surga" bagi semua informasi perusahaan Anda.

Pengetahuan itu adalah kekuatan, dan memiliki informasi lebih banyak untuk dibagikan oleh setiap anggota tim akan menghasilkan inteligen bisnis yang lebih baik. "Truth” atau kebenaran ini tidak mesti berarti bahwa semua data yang Anda masukkan ke dalam single source atau satu sumber ini mesti pasti, namun saat dilihat secara keseluruhan, ia memberikan gambaran sebenarnya mengenai bisnis Anda.

Misalnya, merek Anda mungkin memiliki dua ratus ribu pengikut, sebagaimana yang ditampilkan dalam metrik media sosial. Namun, ketika Anda menjalankan survei, Anda mengetahui bahwa seperempat dari pengikut Anda ada di negara yang bukan menjadi sasaran pasar Anda, dan sebagian darinya mungkin saja adalah robot. Anda memerlukan sumber informasi ini untuk memperoleh gambaran terbaik mengenai merek Anda, dan mengetahui cara memperbaiki diri dari situasi ini. Misalnya, sekarang Anda ketahui bahwa sebagian besar dari pengikut Anda ada di seluruh dunia, Anda bisa mengupayakan kegiatan lokal atau secara serius mempertimbangkan memperluas pasar Anda. Karena itu, Anda bisa membuka jalan menuju bisnis yang lebih baik.

Pencerahan melalui pengelolaan data

SSOT hanya dapat dicapai jika semua data Anda berada di satu tempat terpusat, dan Anda memiliki proses memadai yang memungkinkannya tetap diperbarui. Anda semua setuju untuk menempatkan semua dokumen di satu folder terpusat, lalu apa selanjutnya? Anda harus memegang teguh atas gagasan ini sebagai perusahaan dengan memastikan bahwa data selalu terbaru dan siap diakses. Pertimbangkanlah untuk mengikuti alur kerja berikut dalam proses bisnis Anda:

Bekerja dari cloud

Cloud telah membantu mentransformasi tempat kerja dengan berbagai cara. Cloud telah memungkinkan Anda dan tim mengakses dokumen dari mana saja, dan terlebih lagi, semuanya itu bisa merupakan dokumen yang sama dan bukan versi yang lawas.

Pertimbangkan panduan internal

Tentu, tim Anda mengenal perusahaan Anda dan,  budaya perusahaan Anda, mereka menjalaninya setiap hari mereka datang (atau login). Meski begitu, pikirkan berapa kali Anda mengirim pesan ke seorang rekan kerja mengajukan suatu pertanyaan yang Anda tahu pernah Anda tanyakan sebelumnya. "Format apa yang harus digunakan untuk diserahkan?", "Ke mana saya harus mengirim faktur ini?", "Apakah Bob masih bekerja di bagian accounts payable", dan seterusnya. Luangkan waktu satu atau dua hari untuk mengumpulkan sumber dokumen yang bukan tentang klien atau pasar Anda, namun tentang hal yang membuat staf Anda dapat melakukan pekerjaannya lebih baik.

Buat segalanya menjadi jelas

Tujuan kuartal, pendapatan, dan target tim mungkin penting, namun membicarakan angka-angka ini bukan cara yang menarik saat harus mempresentasikan data. Carilah cara yang lebih baik untuk menampilkan kemajuan bisnis Anda, suatu cara yang mudah dicerna dan selalu terbaru, agar tim Anda dapat melihat perkembangan keberhasilan Anda. Ini bisa sesimpel suatu  dokumen bersama  tempat tujuan yang ingin dicapai ditulis dan diperbarui secara berkala sehingga dapat dilihat tim kapan saja mereka ingin mengetahui kemajuannya.

Pertimbangkan gambaran yang lebih besar

Memiliki data yang mudah diakses oleh setiap personel yang memerlukannya, seperti dalam suatu gudang data, bukanlah tentang budaya perusahaan saja, namun tentang proses bisnis yang lebih baik. Tim inti Anda bukanlah satu-satunya yang akan memperoleh manfaat dari saluran komunikasi yang terbuka. Bagaimana pun juga, Anda perlu pemangku kepentingan dan pengambil keputusan utama untuk mengetahui semua yang Anda ketahui dari setiap sumber data yang Anda pakai. Transparansi sekarang ini tidak hanya penting dalam CRM dan hal-hal seperti tanggung jawab sosial perusahaan, namun juga dalam cara tim Anda melihat merek, dan dampaknya bagi kelangsungan kesetiaan mereka. Pertimbangkanlah semua ini saat Anda membangun source of truth Anda.

Menempa source of truth

Setiap tim memiliki caranya sendiri dalam melakukan berbagai hal. Anda mungkin memiliki satu budaya perusahaan yang seragam dan konsep menyeluruh tentang proses kerja, namun tim keuangan tidak bisa menjalankan alur kerja mereka sama seperti tim pemasaran. Cara suatu tim memandang bisnis dan data akan sangat berbeda dengan cara pandang tim lain, dan keduanya akan berbeda dari CEO dengan pandangan yang sangat umum. Single source of truth, dari sisi ini, yaitu bersifat tidak memihak. Hal ini juga mencegah duplikasi file yang sama yang menyebabkan kebingungan dan kesulitan.

Dropbox dapat membantu Anda membuat source of truth, memastikan bahwa hanya informasi terbaru yang tersedia karena semuanya diperbarui secara real time. Dengan fitur seperti riwayat versi di Dropbox, Anda dapat melihat apa saja yang telah diedit dan diubah, dan jika Anda tidak suka dengan versi yang baru, cukup kembalikan. Jika ada sesuatu yang berubah, anggota tim lain pada file akan diberi tahu. Tidak sengaja menghapus sesuatu dari single source of truth Anda dan khawatir Anda tidak bisa menggantikannya? Anda tidak perlu khawatir. Dropbox memungkinkan Anda untuk memulihkan setiap file yang dihapus dalam 30 hari terakhir. Ini akan membuat Anda tenang karena mengetahui bahwa jika ada masalah saat mengerjakan file, Anda bisa memulihkannya kapan saja seperti sebelumnya.

Anda bahkan bisa mengatur otomatisasi untuk folder bersama di Dropbox. Fitur ini menstandardisasi penamaan, penyortiran, dan penandaan yang menyisakan sedikit ruang untuk kesalahan pengguna dan meminimalkan pekerjaan untuk tim Anda.

Tim berbeda, beragam sistem, satu kebenaran

Betapa pun banyaknya informasi yang Anda rasa Anda miliki tentang tim, proses atau bidang bisnis Anda mana pun, selalu ada kemungkinan bahwa ada hal lain yang belum Anda ketahui. Mungkin itu berarti keberadaan online Anda tidak seorganik seperti yang pertama kali Anda bayangkan atau bahwa tim Anda bekerja dari versi file yang sudah lama tidak direvisi. SSOT adalah jaminan terhadap semua itu. Entah itu orang atau data yang tidak menunjukkan gambaran yang jelas> SSOT Anda dapat mencerahkan Anda dan membawa Anda kembali ke realitas.