信頼できる唯一の情報源とは
すべてのビジネス データを 1 か所に集約するという慣習のことを「信頼できる唯一の情報源（SSOT）」と呼びます。このような情報源を持つことで、その企業の全員が、相互にアクセス可能なデータに基づいて重要なビジネス上の意思決定を行えるようになります。つまり、重要な情報の把握を妨げる仕事のサイロ化は発生しません。企業が信頼できる唯一の情報に基づいてビジネスを行えば、あらゆる情報が包み隠さず示されるようになり、全員で同じ考え方ができるようになります。一元的な場所で記録にアクセスできるようにしておけば、同じ情報やファイルにいくつものバージョンがあって迷うことや、同僚を混乱させることもなくなります。
偽りの情報を締め出す
信頼できる唯一の情報源は、仕事をしているチーム全員が、物事が隠蔽されることも、混乱した管理者の手に落ちることもないとわかっている場合にのみ、その役割を適切に発揮します。データを処理するための最適な方法でもあり、多種多様な経路をたどってデータが届く場合も、信頼できる唯一の情報源が欠かせません。企業のすべての情報が到達する理想郷だと思ってください。
知識は力であり、より多くの情報をチーム メンバー全員と共有することで、ビジネス インテリジェンスの向上につながります。「信頼できる」とは、唯一の情報源に収容したすべてのデータが正確でなければならないということではなく、総合して見たときにビジネスをより正確に把握できるということです。
たとえば、あるソーシャル メディアで、あなたの会社のブランドに 20 万人のフォロワーがいるとします。ところが調査をしてみると、フォロワーの 4 分の 1 はあなたの商品が販売されていない国にいて、大多数のアカウントがボットによって自動生成されたものであることがわかったとします。ブランドの全体像を最も正確に把握し、この状況を改善する方法を見いだすには、これら両方の情報源が必要です。ここでは、フォロワーのほとんどが海外にいることがわかったので、国内での取り組みに的を絞ることも、販売地域の拡大を真剣に検討することもできます。こうして、あなたはビジネスをより良くするための階段を上ってきたのです。
データ管理を通じて暗闇に光を当てる
信頼できる唯一の情報源を確保するには、すべてのデータが一元管理され、データが常に更新されるような適切なプロセスが必要です。ドキュメントを一元的なフォルダに集約することは容易ですが、その後はどうでしょうか。データを常に最新の状態に保ち、アクセスできるようにするには、この方法に企業として一心に取り組まなければなりません。業務のプロセスに以下のワークフローを追加することを検討してください。
クラウドで作業をする
クラウドのおかげで職場環境は限りなく変貌を遂げました。クラウドを使えば、チームはどこからでもドキュメントにアクセスできるようになります。しかも、古いバージョンではなく、同じドキュメントを開くことができるのです。
社内用ガイドを作る
当然、チーム メンバーは会社とその企業文化を知っていて、出社（またはログオン）するたびに、毎日のようにそれを経験しています。それでも、以前に質問した同じことをチャットで同僚に尋ねたことが何度あるか、考えてみてください。「納品用のファイル形式は何？」「この請求書はどこに送ればいい？」「支払いの担当は今でも佐藤さん？」といった質問を繰り返しているようなら、1 日か 2 日かけて、クライアントや市場のことではなく、スタッフがより良い仕事ができるようにするためのドキュメントのリソースを構築しましょう。
物事を明確にする
四半期ごとの目標や、収益、チームのノルマもたしかに重要ですが、もっと違う方法でデータを提示した方が相手の興味を引き出せるかもしれません。ビジネスの成長を示す効果的な方法を見つけましょう。簡単に理解でき、常に更新されるような方法があれば、チームが自分たちの働きぶりを具体的な数値として見ることができます。チームが進捗を確認したいときにいつでも閲覧できるように、目標が記載され、頻繁に更新される共有ドキュメントのような簡単なものでよいのです。
全体像を考える
データ ウェアハウス内のデータのように、必要な人が誰でも簡単にアクセスできるデータを持つことは、企業文化だけではなく、より良いビジネス プロセスを実現することにもつながります。オープンなコミュニケーション チャネルから恩恵を受けるのはコア チームだけではありません。関係者や主要な意思決定者にも、使用するすべてのデータ ソースからわかることをすべて知ってもらう必要があります。現在では、CRM や企業の社会的責任などのことだけでなく、チームがブランドをどのように見ているか、そしてそれがチームの継続的なロイヤルティにどのような影響を与えるかという点でも、透明性は非常に重要です。信頼できる情報源を作るときは、これらをすべて考慮してください。
信頼できる情報源を構築する
どのチームにもそれぞれのやり方があります。統一された企業文化や作業工程の全体的なコンセプトがあるかもしれませんが、財務チームがマーケティング チームと同じワークフローを運用することはできません。つまり、チームがビジネスとそのデータをどのように見るかは、チームによって大きく異なり、またどの見方も CEO が全体像を見る方法とは異なるということです。そういう意味では、信頼できる唯一の情報源は公平です。同じファイルが重複して混乱や責任転嫁を招く問題が生じるのを防ぐこともできます。
Dropbox は信頼できる情報源を構築するのに役立ちます。すべてがリアル タイムで更新されるため、最新情報だけを確実に入手することができます。Dropbox のバージョン履歴などの機能を使えば、何が編集されて変更されたかを確認できます。新しいバージョンに問題があれば元に戻すだけです。何かが変更された場合は、そのファイルを共有している他のチーム メンバーに通知されます。信頼できる唯一の情報源からファイルを誤って削除してしまうと、元に戻す方法がないのでは、と心配する必要はありません。Dropbox では、過去 30 日間に削除されたファイルを復元することができます。そのため、ファイルを使って作業しているときに何か不運な目にあったとしても、問題が起こる前の時間にいつでも戻すことができるので安心です。
Dropbox では共有フォルダに自動化を設定して、ファイルの名前付け、分類、タグ付けの方法を標準化することもできます。こうすれば人為的なミスが起きる余地を減らし、チームの手間を最小限に抑えられます。
多様なチーム、さまざまなシステム、信頼できる唯一の情報
チームやプロセス、ビジネス領域などについて十分な情報を得ていると思っていても、情報の信頼性に関しては、さらに多くの問題が生じる可能性が常にあります。それは、オンライン プレゼンスが当初の想定ほど有機的ではないという問題かもしれませんし、新しいバージョンがあるのにチームがずっと古いバージョンのファイルで作業していたという問題かもしれません。信頼できる唯一の情報源を持つことは、あらゆることに対する保険です。全体像を明確に把握できない理由が人であってもデータであっても、信頼できる唯一の情報源があれば、真実を明らかにしてブランドのリアリティを取り戻すことができます。