Entonces... ¿qué es una fuente confiable?
La fuente confiable (SSOT) es un término que se refiere a la práctica de reunir todos los datos comerciales en una misma ubicación. La idea es que todas las personas de esa empresa puedan tomar decisiones fundamentales para el negocio a partir de datos accesibles para todos. Eso significa que no hay silos en el trabajo, donde las personas no conocen información importante. Si tu empresa trabaja desde una única versión de la "verdad", a nadie se le ocultará nada y todos podrán estar en la misma sintonía. Al mantener los registros accesibles en un lugar centralizado, puedes evitar que tú y tus colegas se pierdan entre varias versiones de información/del mismo archivo.
Prohibir las mentiras
Siempre es positivo que todo tu equipo esté trabajando sabiendo que no se pueden esconder cosas bajo la alfombra ni que se perderán cosas por una administración confusa. Además, es la forma óptima de trabajar con tus datos y es fundamental si los datos provienen de muchas direcciones de varios canales. Considera que es un estado de nirvana para toda la información de tu empresa.
El conocimiento es poder y tener más información para compartir con cada miembro de tu equipo resultará en mayor inteligencia comercial. La "verdad" no necesariamente significa que todos los datos que has puesto en tu fuente confiable tienen que ser exactos, sino que, al verlos al unísono, proporcionan una visión más verdadera de tu negocio.
Por ejemplo, tal vez su marca tenga doscientos mil seguidores como lo demuestran los parámetros de las redes sociales. Pero cuando haces una encuesta, descubres que un cuarto de tus seguidores están en un país al que no realizas envíos y que gran parte de ellos son bots. Necesitas ambas fuentes de información para obtener el mejor panorama de tu marca y para descubrir cómo solucionar esta situación. Por ejemplo, ahora que sabes que la mayoría de tus seguidores son internacionales, puedes concentrarte en esforzarte en tu país o analizar atentamente la posibilidad de ampliar tus destinos de envío. De esta forma, emprendes un camino para mejorar el negocio.
Esclarecimiento a través de la gestión de datos
Una SSOT puede lograrse solo si todos tus datos están en un lugar central y si tienes procesos adecuados que permitan que estén actualizados. Todos pueden ponerse de acuerdo en guardar sus documentos en una carpeta centralizada, ¿pero qué hacen luego? Debes poner todo el empeño en desarrollar esta idea como empresa y garantizar que los datos siempre estén actualizados y listos para acceder. Ten en cuenta que puedes agregar los siguientes flujos de trabajo a tus procesos comerciales:
Trabajar desde la nube
La nube ha ayudado a transformar el lugar de trabajo de infinitas maneras. Te permite a ti y a tu equipo acceder a los documentos desde cualquier lugar, y, mejor aún, pueden ser los mismos documentos, no versiones obsoletas.
Ten en cuenta las pautas internas
Sin dudas, tu equipo conoce tu empresa y la cultura empresarial; la viven cada día que van a trabajar (o que se conectan). Aun así, piensa en cuántas veces has enviado un mensaje a un colega con una pregunta que sabes que ya le habías hecho. "¿En qué formato tengo que enviarlo?", "¿dónde debo enviar esta factura?", "¿Bob sigue a cargo de las cuentas que se deben pagar?", etcétera. Tómate un día o dos para elaborar un recurso de documentos que no sea sobre tus clientes o tu mercado, sino para permitir a tu personal hacer mejor su trabajo.
Deja las cosas claras
Los objetivos trimestrales, los ingresos y el espacio disponible del equipo pueden ser importantes, pero hablar sobre estos números no siempre es la forma más atractiva de presentar los datos. Encuentra una mejor manera de mostrar el avance de tu empresa, una forma que sea fácil de procesar y esté siempre actualizada para que tu equipo pueda ver cómo crece tu éxito. Puede ser tan simple como un documento compartido en el que se escriben y actualizan los objetivos de vez en cuando, para que los equipos lo vean cuando quieran chequear cómo se avanza.
Piensa en el panorama general
Disponer de datos a los que pueda acceder fácilmente cualquier persona que los necesite, como en un almacén de datos, no solo tiene que ver con la cultura empresarial sino con mejores procesos comerciales. No solo su equipo central se beneficia de los canales de comunicación abiertos. Después de todo, también es necesario que las partes interesadas y quienes toman las decisiones clave sepan todo lo que sabes de cada fuente de datos que utilizas. Hoy en día, la transparencia es fundamental, no solo en CRM y cuestiones como la responsabilidad social corporativa, sino también en la forma en que su propio equipo ve la marca y cómo eso impacta en su fidelidad continua. Tenga en cuenta todo esto cuando elabore su fuente de información.
Cómo forjar una fuente de información
Cada equipo tiene su propia manera de hacer las cosas. Puede que tengas una cultura empresarial homogénea y un concepto general de los procesos de trabajo, pero el equipo de finanzas no puede operar sus flujos de trabajo de la misma manera que los equipos de marketing. La forma en la que un equipo ve el negocio y sus datos será muy diferente a como lo hace otro, y ambos serán diferentes a la forma en que el director ejecutivo ve todo desde una perspectiva mucho más amplia. Una fuente confiable es, de esta manera, imparcial. También evita que se dupliquen los mismos archivos, lo que genera confusión y contratiempos.
Dropbox puede ayudarte a crear una fuente de información confiable y garantizarte que solo esté disponible la última versión de la información, ya que todo se actualiza en tiempo real. Con funciones como el historial de versiones en Dropbox, puedes ver lo que ha sido editado y cambiado, y, si no te gusta la nueva versión, simplemente vuelves a la versión anterior. Si algo se cambia, los demás miembros del equipo que estén en el archivo se enterarán. ¿Eliminaste por accidente alguna parte de tu fuente confiable y te preocupa que no haya forma de reemplazarlo? No tienes por qué preocuparte. Dropbox te permitirá recuperar cualquier archivo que hayas eliminado en los últimos 30 días. Esto te deja con la tranquilidad de que, si alguna vez tienes mala suerte cuando trabajas en tus archivos, siempre puedes volver a tiempos mejores.
Incluso puedes configurar automatizaciones para las carpetas compartidas en Dropbox. Se estandariza el nombre, la clasificación y el etiquetado, lo que deja menos margen para los errores de usuario y reduce el trabajo para tu equipo.
Diferentes equipos, diferentes sistemas, una verdad
Por muy bien informado que te sientas sobre cualquier equipo, proceso o área de tu negocio, siempre existe la posibilidad de que haya algo más que no sepas. Quizás esto significa que tu presencia en línea no es tan orgánica como pensabas al principio o que tu equipo está trabajando desde una versión de un archivo que pensabas que hace mucho tiempo se revisó. Una SSOT es garantía contra todo eso. Ya sea que se trate de personas o datos que no muestran una imagen clara, tu SSOT puede aportar luz y volver a hacer realidad tu marca.