¿Qué es una fuente de información centralizada (SSOT)?

Pero, ¿qué es una fuente de información centralizada?

El término fuente de información centralizada (o fuente de verdad única, si se traduce literalmente del inglés) se refiere a la práctica de recopilar todos los datos de la empresa en una única ubicación. La idea es que la totalidad de integrantes puedan tomar decisiones de negocio importantes a partir de datos que están al alcance de todos. Y esto solo es posible si no hay silos de trabajo que impidan que todo el mundo esté al corriente de la información más importante. Si tu empresa trabaja con una versión centralizada de la información, no se ocultará nada de nadie y todos estaréis en la misma onda. Además, al asegurarte de que se pueda acceder a todos tus registros desde una única ubicación, te ahorras la confusión de tener varias versiones de la información o de un mismo archivo.

Evita las mentiras

Es bueno que tu equipo trabaje sabiendo que las cosas no se pueden esconder bajo la alfombra. Por otro lado, tampoco es ideal que los miembros acaben perdiéndose por culpa de una administración de la información que resulte confusa. Por eso, esta manera de trabajar resulta óptima a la hora de lidiar con los datos, especialmente si estos provienen de diferentes canales. Podríamos decir que es un estado de nirvana para toda la información de tu empresa.

El conocimiento es poder y el hecho de contar con más información para compartir con todos los miembros se traduce en una mayor inteligencia empresarial. La "verdad" no necesariamente implica que todos los datos que hayas introducido en la fuente centralizada tengan que ser exactos, sino que, cuando se vean en conjunto, proporcionen una visión más real de tu empresa.

Por ejemplo, puede que tu marca tenga doscientos mil seguidores según las métricas de las redes sociales. Pero que, al hacer una encuesta, descubras que una cuarta parte de ellos están en un país al que no haces envíos, y que muchos son bots. Necesitas ambas fuentes de información para hacerte una idea general de tu marca y descubrir cómo solucionar esta situación. Pero, siguiendo con el ejemplo, ahora que sabes que la mayoría de tus seguidores son internacionales, puedes o bien reforzar las acciones a nivel local o plantearte ampliar tus destinos de envío para seguir progresando en tu empresa.

Cuando llega la iluminación a través de la gestión de datos

Una fuente de información centralizada solo puede lograrse si todos tus datos están ubicados en un mismo lugar y si has establecido los procesos adecuados para que siempre estén actualizados. Y aunque podéis poneros todos de acuerdo para guardar vuestros documentos en una ubicación centralizada, el reto no termina ahí. Toda la empresa debe poner de su parte para garantizar que los datos siempre estén actualizados y se pueda acceder a ellos. En ese sentido, considera la posibilidad de añadir los siguientes flujos de trabajo a tus procesos empresariales:

Trabaja desde la nube

La nube ha ayudado a transformar el lugar de trabajo de muchísimas maneras. Os permite a ti y a tu equipo acceder a vuestros documentos desde cualquier lugar y, lo que es más, que sean los mismos documentos y no versiones obsoletas de los mismos.

El interior importa

Tu equipo conoce la empresa y su cultura empresarial, la viven cada día ya sea en la oficina o a distancia. Aun así, piensa en cuántas veces has enviado un mensaje a un compañero con una pregunta que sabes que tú mismo has formulado antes. "¿Cuál es el formato de entrega?", "¿A dónde hay que enviar esta factura?", "¿Laura sigue encargándose de las cuentas?", y así sucesivamente. Dedica algo de tiempo a crear una serie de documentos que no traten sobre los clientes o al mercado, sino que tengan la finalidad de que tu personal haga mejor su trabajo.

Las cosas claras

Los objetivos trimestrales, los ingresos y las cuotas de equipo son importantes, pero las cifran pueden resultar abrumadoras si los datos no se presentan de forma atractiva. Trata de buscar un enfoque más ameno para mostrar el progreso de tu empresa. Intenta que la información sea fácil de digerir y esté siempre actualizada, así tu equipo podrá ser testigo de vuestro crecimiento. No hace falta complicarse para conseguirlo. Basta con crear un documento compartido en el que se detallen y se actualicen con frecuencia los objetivos, así los equipos podrán consultarlos siempre que quieran para comprobar el progreso.

Piensa en la visión general de la empresa

Poner los datos al alcance del personal que lo necesite en una ubicación, como si de un almacén de datos se trata, no solo implica cierta cultura empresarial, sino también buenos procesos empresariales. Contar con canales de comunicación abiertos no solo beneficia a tu equipo. Después de todo, también es necesario que las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones estén al tanto de todo la información derivada de las fuentes de datos que utilizas. En este contexto, la transparencia es vital hoy en día. No solo en la administración de las relaciones con el cliente y en la responsabilidad social corporativa, sino también con respecto a la percepción que tiene tu equipo de la marca y cómo gracias a esta es posible que sean fieles a ella a lo largo del tiempo. Merece la pena tener en cuenta todo esto al crear tu fuente de información centralizada.

La creación de una fuente centralizada de información

Cada equipo tiene su propia manera de hacer las cosas. Es posible que en tu empresa compartáis una cultura empresarial y el mismo enfoque en los procesos de trabajo, pero el equipo financiero no puede operar de la misma manera que lo harían los equipos de marketing. La forma en que un equipo ve la empresa y sus datos será muy diferente a cómo lo percibe otro y, a su vez, la percepción de ambos diferirá de la del director general con una perspectiva mucho más amplia. Así pues, lo bueno de contar con una única fuente de información es que es imparcial. También evita que se dupliquen los mismos archivos, lo que da lugar a confusiones y contratiempos.

Dropbox puede ayudarte a crear una fuente de información centralizada, además de garantizar que solo esté disponible la más reciente, ya que todo se actualiza en tiempo real. Con características como el historial de versiones en Dropbox, puedes ver lo que se ha editado y modificado y, si no te gusta la nueva versión, solo tienes que volver a la anterior. Si se produce algún cambio, se notificará a los demás miembros del equipo con los que esté compartido el archivo. ¿Has borrado accidentalmente algo de tu fuente de información centralizada y te preocupa que no haya forma de sustituirlo? No te preocupes. Dropbox te permitirá recuperar cualquier archivo eliminado en los últimos 30 días. De este modo, cuentas con la seguridad de saber que, si alguna vez tienes la típica racha de mala suerte al trabajar con tus archivos, siempre puedes volver al pasado.

Incluso puedes configurar automatizaciones para las carpetas compartidas en Dropbox. Estandarizan la nomenclatura, la ordenación y el etiquetado de archivos, lo que permite al usuario un menor margen de error y reduce el trabajo a tu equipo.

Diferentes equipos, varios sistemas, una sola fuente de información

Por mucho que creas que tienes toda la información sobre cualquier equipo, proceso o área de tu empresa, siempre puede haber algo que se te escape: como que tu presencia en línea no sea tan natural como creías o que tu equipo esté trabajando a partir de una versión de un archivo que pensabas que ya se había revisado, pero no. Con una fuente de información centralizada te evitas todo esto. Si las personas (o los datos) no muestran una imagen clara, tu fuente de información centralizada puede arrojar luz sobre la verdad y devolver a tu marca a la realidad.