Vad är en enda sanningskälla (single source of truth, SSOT)?

Så ... vad är då en enda sanningskälla?

Den enda sanningskällan (SSOT) är en term som används för att föra alla affärsdata till en enda plats. Tanken är att alla i det företaget sedan kan fatta avgörande affärsbeslut baserat på data som är tillgängligt för dem alla. Det betyder att det inte finns några arbetssilos som hindrar människor från att få tillgång till viktig information. Om ditt företag fungerar utifrån en enda version av sanningen kommer ingenting att döljas för någon och ni kommer alla att vara på samma våglängd. Genom att hålla dina poster tillgängliga på en centraliserad plats kan du förhindra att du själv och dina kollegor går vilse i flera versioner av sanningen/samma fil.

Förbud mot lögner

Det kan bara vara bra om ditt team alla arbetar med vetskapen om att saker inte kan svepas under mattan eller gå förlorade i förvirrande administration. Det är också det mest optimala sättet att hantera dina data och av avgörande betydelse om den informationen kommer från ett dussin omnikanalriktningar. Se det som ett tillstånd av nirvana för all information i ditt företag.

Kunskap är makt och att ha mer information att dela med alla i ditt team kommer att resultera i bättre affärskunnande. ”Sanning” betyder inte nödvändigtvis att alla data du har lagt in i din enda källa måste vara exakta, men att de, när de ses i samklang, ger en sannare bild av ditt företag.

Till exempel kan ditt varumärke kanske ha tvåhundratusen följare, vilket visas av mätningar i sociala medier. Men när du genomför en undersökning får du reda på att en fjärdedel av dina följare finns i ett land du inte levererar till, och att en stor del av dem är robotar. Du behöver båda dessa informationskällor för att få den bästa helhetsbilden av ditt varumärke och för att ta reda på hur du kan åtgärda denna situation. Nu när du till exempel vet att de flesta av dina följare är internationella, kan du antingen finslipa lokala ansträngningar eller allvarligt överväga att bredda dina fraktdestinationer. Därmed har du slagit in på vägen till företagets förbättring.

Upplysning via datahantering

En SSOT kan endast uppnås om alla dina data finns på en central plats och om du har lämpliga processer som gör det möjligt att hålla sig uppdaterad. Ni kan alla gå med på att placera era dokument i en central mapp, men sedan då? Ni måste som företag hålla er till denna idé och se till att data alltid är uppdaterade och åtkomliga. Överväg att lägga till följande arbetsflöden i dina affärsprocesser:

Arbeta från molnet

Molnet har hjälpt till att omvandla arbetsplatser på oändligt många sätt. Det låter dig och ditt team komma åt dokument var som helst, och ännu bättre, kan det vara samma dokument, inte föråldrade versioner.

Överväg interna guider

Naturligtvis känner ditt team till ditt företag och din företagskultur – de upplever det varje dag de går in (eller loggar in). Tänk ändå på hur många gånger du har gett en kollega en fråga som du vet att du har ställt tidigare. ”Vilket leveransformat ska detta vara?”, ”Vart ska jag skicka denna faktura?”, ”Är Bob fortfarande ansvarig för leverantörsskulder” och så vidare. Lägg en dag eller två på att bygga upp en resurs av dokument som inte handlar om dina kunder eller din marknad, utan om att göra det möjligt för din personal att utföra sina jobb på ett bättre sätt.

Gör saker tydliga

Kvartalsmål, intäkter och teamresultat kan vara viktiga, men att prata om dessa siffror är inte alltid det mest engagerande sättet att presentera data. Hitta ett bättre sätt att visa ditt företags framsteg, som är lättsmält och alltid uppdaterat så att ditt team kan se er framgång växa. Det kan vara så enkelt som ett delat dokument där mål nedtecknas och uppdateras regelbundet, som teamen kan öppna när de vill kontrollera sina framsteg.

Tänk på den övergripande visionen

Att ha data som lätt kan nås av all personal som behöver det, som i ett datalager, handlar inte bara om företagskultur utan om bättre affärsprocesser. Det är inte bara ditt kärnteam som drar nytta av öppna kommunikationskanaler. När allt kommer omkring behöver du också intressenter och viktiga beslutsfattare för att veta allt du vet från varje datakälla som du använder. Öppenhet är avgörande nuförtiden, inte bara i CRM och företagens sociala ansvar, utan också i hur ditt eget team ser på varumärket och hur det påverkar deras fortsatta lojalitet. Tänk på allt detta när du utformar din sanningskälla.

Att skapa en sanningskälla

Varje team har sitt eget sätt att göra saker. Ni har kanske en enhetlig företagskultur och ett övergripande koncept för arbetsprocesser, men ekonomiteamet kan inte styra sina arbetsflöden på samma sätt som marknadsföringsteamet. Sättet ett team ser på verksamheten och dess data skiljer sig stort från hur ett annat ser på det, och båda kommer att skilja sig från helikopterperspektivet hos VD. En enda sanningskälla är i detta avseende opartisk. Den förhindrar också fildubbletter som kan leda till förvirring och bakslag.

Dropbox kan hjälpa dig att skapa en sanningskälla och se till att endast den senaste informationen är tillgänglig eftersom allt uppdateras i realtid. Med funktioner som versionhistorik i Dropbox kan du se vad som har redigerats och ändrats, och om du inte gillar den nya versionen är det bara att gå tillbaka. Om något ändras kommer andra teammedlemmar i filen att meddelas. Har du av misstag raderat något från din enda sanningskälla och är orolig för att du inte kan få det tillbaka? Du kan vara lugn. Med Dropbox kan du återställa alla filer som har raderats under de senaste 30 dagarna. Detta gör att du kan vara trygg med att om du någonsin har otur när du arbetar med dina filer, kan du alltid rätta till det.

Du kan till och med ställa in automatiseringar för delade mappar i Dropbox. De standardiserar namngivning, sortering och taggning vilket ger mindre utrymme för användarfel och minimerar extraarbetet för teamet.

Olika team, olika system, en sanning

Även om du tror dig vara aldrig så välinformerad om något team, process eller område i ditt företag, finns det alltid möjlighet att det finns mer att berätta om dem. Kanske betyder det att din online-närvaro inte är så organisk som du först trodde eller att ditt team arbetar från en version av en fil som du trott var reviderad för länge sedan. En SSOT är en försäkring mot allt detta. Oavsett om det är människor eller data som inte visar en tydlig bild, kan din SSOT ta fram sanningen och ta ditt varumärke tillbaka till verkligheten.