O que é uma única fonte da verdade?

Então, o que é uma única fonte da verdade?

A única fonte da verdade (SSOT) é um termo dado à prática de trazer todos os dados de uma empresa para um único local. A ideia é que todos nessa empresa possam tomar decisões comerciais cruciais com base em dados mutuamente acessíveis. Isso significa que não há silos de trabalho impedindo que as pessoas obtenham conhecimento sobre informações importantes. Se a sua empresa trabalha a partir de uma única versão da verdade, nenhuma informação é esquecida e todos ficam na mesma frequência. Ao manter seus registros acessíveis em um local centralizado, é possível impedir que você e seus colegas se confundam com várias versões da verdade/do mesmo arquivo.

Proibindo as mentiras

Só pode ser um bom sinal se sua equipe estiver trabalhando sabendo que certas coisas não podem ser varridas para baixo do tapete ou perdidas por um administrador confuso. É também a maneira ideal de lidar com seus dados e crucial, se esses dados forem recebidos de diferentes direções omnicanal. Considere este lugar como o templo para todas as informações da sua empresa.

Conhecimento é poder. Ter cada vez mais informações para compartilhar com cada membro de sua equipe resulta em maior inteligência comercial. "Verdade” não significa necessariamente que todos os dados que estão em sua única fonte devem ser exatos, mas que, quando visualizados em conjunto, devem fornecer uma visão do seu negócio mais próxima possível da verdade.

Por exemplo, talvez sua marca tenha duzentos mil seguidores, conforme mostrado pelas métricas de mídia social. Mas, quando uma pesquisa é feita, você descobre que um quarto de seus seguidores está em um país para o qual você não faz entregas, e que boa parte deles são bots. Essas duas fontes de informação são necessárias para ter um panorama geral da sua marca e descobrir como remediar essa situação. Por exemplo, agora que você sabe que a maioria dos seus seguidores são internacionais, pode aprimorar seus serviços locais ou considerar seriamente ampliar seus destinos de entrega. Você, portanto, começou a trilhar o caminho para aprimorar os negócios.

Esclarecimentos através do gerenciamento de dados

Uma SSOT só pode ser alcançada se todos os seus dados estiverem em uma localização central e com processos adequados que permitam que eles estejam sempre atualizados. Todos podem concordar em colocar seus documentos em uma pasta central, mas e depois? Essa ideia deve ser implementada por todos, garantindo que os dados estejam sempre atualizados e prontos para serem acessados. Considere implementar os seguintes fluxos de trabalho nos processos da empresa:

Trabalhar a partir da nuvem

A nuvem ajudou a transformar o local de trabalho de inúmeras maneiras. Permitindo que você e sua equipe acessem documentos de qualquer lugar e, melhor ainda, sendo eles os mesmos documentos, não versões desatualizadas.

Considere criar guias internos

Claro, sua equipe conhece a organização e a cultura da empresa, os membros a vivenciam todos os dias quando chegam para trabalhar (ou fazem logon). Ainda assim, pense em quantas vezes você enviou uma mensagem a um colega com uma pergunta que já tinha sido feita antes. “Qual é o formato da entrega?”, “Para onde envio essa fatura?”, “Bob ainda é o encarregado do pagamento das contas?” e assim por diante. Separe um ou dois dias para criar um recurso de documentos que não seja sobre seus clientes ou sobre o mercado, mas sobre permitir que sua equipe faça seu trabalho melhor.

Deixe as coisas claras

Metas trimestrais, receita e cotas da equipe são muito importantes, mas falar sobre esses números nem sempre é a maneira mais cativante de apresentar os dados. Encontre uma maneira melhor de mostrar o progresso da sua empresa, que seja fácil de entender e esteja sempre atualizada, para que sua equipe possa acompanhar o sucesso. Isso pode ser simples como um documento compartilhado, onde as metas são escritas e atualizadas com frequência, para que as equipes possam conferir sempre que quiserem e precisarem.

Considere o cenário mais amplo

Ter dados que podem ser acessados facilmente por quem precisa deles, como em um depósito de dados, não se trata apenas de cultura da empresa, mas sim de processos empresariais melhores. Não é apenas a equipe principal que se beneficia de canais de comunicação abertos. Afinal, é necessário que as partes interessadas e os principais tomadores de decisão saibam tudo que você sabe de cada fonte de dados que usa. A transparência é essencial hoje em dia, não só no CRM e em questões como a responsabilidade social corporativa, mas também na forma como a própria equipe enxerga a marca, e como isso afeta sua fidelidade continuada. Considere tudo isso quando estiver criando a sua fonte da verdade.

Fraudes na fonte da verdade

Cada equipe tem sua própria maneira de fazer as coisas. Ainda que haja uma cultura única na empresa e um conceito geral de processos de trabalho, a equipe financeira não opera seus fluxos de trabalho da mesma forma que a equipe de marketing. Diferentes equipes veem a empresa e seus dados de forma diferente, e todas elas veem a equipe de forma diferente de um diretor executivo que tem uma visão muito mais ampla. Uma única fonte da verdade é, dessa maneira, imparcial. Além de impedir duplicações dos mesmos arquivos, o que leva a confusões e contratempos.

O Dropbox pode ajudá-lo a criar uma fonte da verdade, garantindo que apenas as informações mais recentes estejam disponíveis já que tudo é atualizado em tempo real. Com recursos como o histórico de versões no Dropbox, é possível ver o que foi editado e alterado e, se você não gostar da nova versão, basta revertê-la. Se algo for alterado, os outros membros da equipe com acesso ao arquivo serão notificados. Excluiu acidentalmente alguma coisa da única fonte da verdade e ficou preocupado pensando que não há formas de recuperá-la? Fique tranquilo. O Dropbox permite que você recupere todos os arquivos excluídos nos últimos 30 dias. Dessa forma, você fica tranquilo sabendo que é possível reverter qualquer acidente que possa vir a ocorrer ao trabalhar com seus arquivos.

Você pode até configurar automações para pastas compartilhadas no Dropbox. Eles padronizam a nomenclatura, a classificação e a marcação, o que deixa menos espaço para erros do usuário e minimiza o trabalho para sua equipe.

Equipes diferentes, vários sistemas, uma verdade

Por mais bem informado que você esteja sobre qualquer equipe, processo ou área da sua empresa, há sempre a possibilidade de haver mais detalhes na história. Talvez isso signifique que sua presença on-line não seja tão orgânica quanto você achou que fosse, ou que sua equipe esteja trabalhando a partir de uma versão de um arquivo que você achava que tinha sido atualizada há muito tempo. Uma SSOT é um seguro contra tudo isso. Sejam pessoas ou dados que não estejam mostrando uma imagem clara, sua SSOT pode trazer à tona a verdade e conduzir sua marca de volta à realidade.