Was ist eine Single Source of Truth?

Was ist also eine einzige Quelle der Wahrheit?

Als Single Source of Truth (einzige Quelle der Wahrheit, SSOT) bezeichnet man die Praxis, alle Geschäftsdaten an einem einzigen Ort zu speichern. Der Sinn der Sache besteht darin, dass jeder im Unternehmen wichtige Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen kann, auf die alle zugreifen können. Das bedeutet, dass es keine Arbeitssilos gibt, die den Austausch von wichtigen Informationen verhindern. Wenn Ihr Unternehmen von einer einzigen Version der Wahrheit ausgeht, wird niemandem etwas verheimlicht und alle haben den gleichen Wissensstand. Durch den Zugang zu den Daten an einem zentralen Ort verhindern Sie, dass Sie und Ihre Kollegen sich in mehreren Versionen der Wahrheit oder derselben Datei verzetteln.

Lügen ausgeschlossen

Es kann nur dann eine gute Sache sein, wenn Ihr Team in dem Wissen arbeitet, dass die Dinge nicht unter den Teppich gekehrt werden können oder in umständlicher Verwaltung untergehen. Es ist auch die optimale Methode für den Umgang mit Daten und entscheidend, wenn diese Daten aus vielen Richtungen und Kanälen eingehen. Sehen Sie es als ein Nirwana für alle Daten Ihres Unternehmens.

Wissen ist Macht – je mehr Informationen für alle Mitglieder des Teams freigegeben werden können, desto mehr Business Intelligence kann entstehen. „Wahrheit“ bedeutet dabei nicht unbedingt, dass alle Daten in Ihrer einzigen Quelle exakt sein müssen, sondern dass sie als Ganzes gesehen einen wahrheitsgetreueren Blick auf das Unternehmen ermöglichen.

Zum Beispiel hat Ihre Marke laut der Kennzahlen in den sozialen Medien vielleicht zweihunderttausend Follower. Durch eine Umfrage stellen Sie jedoch fest, dass ein Viertel Ihrer Follower in einem Land lebt, in das Sie nicht liefern, und dass ein guter Teil von ihnen Bots sind. Sie brauchen diese Informationsquellen, um ein optimales Gesamtbild Ihrer Marke zu erhalten und um herauszufinden, wie Sie diese Situation beheben können. Jetzt, da Sie beispielsweise wissen, dass die meisten Ihrer Follower international sind, können Sie sich entweder auf lokale Bemühungen konzentrieren oder ernsthaft in Erwägung ziehen, Ihre Versandziele zu erweitern. Somit haben Sie den Weg zur Verbesserung Ihrer Geschäfte beschritten.

Erleuchtung durch Datenmanagement

Eine SSOT kann nur erreicht werden, wenn sich alle Daten an einer zentralen Stelle befinden und wenn Sie sie mit geeigneten Prozessen auf dem neuesten Stand halten können. Sie können alle damit einverstanden sein, die Dokumente in einem zentralen Ordner abzulegen, aber was dann? Sie als Unternehmen müssen voll und ganz hinter dieser Entscheidung stehen und dafür sorgen, dass die Daten stets aktuell und zugänglich sind. Erwägen Sie, die folgenden Arbeitsabläufe zu Ihren Geschäftsprozessen hinzuzufügen:

Mit der Cloud arbeiten

Die Cloud hat dazu beigetragen, den Arbeitsplatz auf unzählige Arten zu verändern. Sie und Ihr Team können somit von überall her auf Dokumente zugreifen, und, was noch besser ist, es können die gleichen Dokumente sein, keine veralteten Versionen.

Interne Richtlinien berücksichtigen

Natürlich kennt Ihr Team das Unternehmen und Ihre Unternehmenskultur. Sie erleben sie jeden Tag, wenn sie vor Ort sind (oder sich anmelden). Denken Sie trotzdem einmal darüber nach, wie oft Sie einem Kollegen wissentlich eine Frage schon mehrmals gestellt haben. „Welches Lieferformat sollte das haben?“ oder „Wohin soll ich diese Rechnung schicken?“ oder „Ist Johannes immer noch für die Kreditorenbuchhaltung zuständig?“ und so weiter. Nehmen Sie sich ein oder zwei Tage Zeit, um eine Ressource mit Dokumenten zusammenzustellen, bei denen es nicht um Ihre Kunden oder Ihren Markt geht, sondern darum, Ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Arbeit besser zu machen.

Dinge klar machen

Quartalsziele, Einnahmen und Teamquoten sind zwar wichtig, aber über diese Zahlen zu sprechen, ist nicht immer die ansprechendste Art, die Daten zu präsentieren. Finden Sie eine bessere Möglichkeit, den Fortschritt Ihres Unternehmens zu zeigen. Sie sollte leicht verdaulich und immer auf dem neuesten Stand sein, damit Ihr Team direkt verfolgen kann, wie der Erfolg wächst. Das kann so einfach sein wie ein geteiltes Dokument, in dem die Ziele festgelegt sind und häufig aktualisiert werden. Die Teams können es jederzeit einsehen, wenn sie sich über den Fortschritt informieren möchten.

Das Gesamtbild im Blick haben

Der einfache Zugriff auf relevante Daten für alle Mitarbeiter – wie etwa in einem Data Warehouse – ist nicht nur eine Frage der Unternehmenskultur, es geht auch um bessere Geschäftsprozesse. Nicht nur Ihr Kernteam profitiert dann von offenen Kommunikations­kanälen. Schließlich müssen auch Stakeholder und wichtige Entscheidungsträger alles wissen, was Sie aus jeder der verwendeten Datenquellen wissen. Transparenz ist heutzutage von entscheidender Bedeutung, nicht nur in Bezug auf CRM und Dinge wie die soziale Verantwortung von Unternehmen, sondern auch in Bezug auf die Art und Weise, wie Ihr eigenes Team die Marke betrachtet, und wie sich dies auf ihre Loyalität auswirkt. Bedenken Sie all dies, wenn Sie einen Single Point of Truth entwickeln.

Eine Quelle der Wahrheit erarbeiten

Jedes Team erledigt die Dinge auf eigene Weise. Sie haben womöglich eine einheitliche Unternehmenskultur und ein Gesamtkonzept für die Arbeitsprozesse, aber das Finanzteam kann nicht die gleichen Arbeitsabläufe haben wie das Marketingteam. Die Art und Weise, wie ein Team das Unternehmen und seine Daten betrachtet, unterscheidet sich von der anderen, und beide unterscheiden sich von einem CEO mit einer absoluten Übersicht. Eine einzige Source of Truth ist im Hinblick darauf objektiv. Außerdem wird verhindert, dass dieselben Dateien doppelt vorhanden sind, was zu Verwirrung und Rückschlägen führt.

Dropbox kann Ihnen helfen, einen Source of Truth zu erstellen, in der nur die neuesten Informationen verfügbar sind, da alles in Echtzeit aktualisiert wird. Über Funktionen wie dem Versionsverlauf in Dropbox sehen Sie, was bearbeitet und geändert wurde. Wenn Ihnen die neue Version nicht gefällt, setzen Sie sie einfach auf die alte Version zurück. Wenn sich in einer Datei etwas ändert, werden die anderen Teammitglieder darüber informiert. Sie haben versehentlich etwas aus Ihrem Single Source of Truth gelöscht und fürchten, es nicht wiederherstellen zu können? Das müssen Sie nicht. Mit Dropbox können Sie alle Dateien wiederherstellen, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden. So haben Sie die Gewissheit, dass Sie immer wieder auf bessere Ergebnisse zurückgreifen können, falls die Arbeit an den Dateien einmal nicht so gut klappen sollte.

Sie können sogar Automatisierungen für freigegebene Ordner in Dropbox einrichten. Diese standardisieren die Benennung, Sortierung und das Tagging, was weniger Raum für Nutzerfehler lässt und den Arbeitsaufwand für Ihr Team minimiert.

Unterschiedliche Teams und Systeme, eine Wahrheit

Sie mögen über Ihr Team, einen Prozess oder einen Bereich Ihres Unternehmens zwar gut informiert sein, es besteht jedoch immer die Möglichkeit, dass Sie nicht alles im Blick haben. Vielleicht ist Ihre Online-Präsenz nicht so organisch, wie Sie zunächst dachten, oder Ihr Team arbeitet mit einer alten Dateiversion, die Ihrer Meinung nach längst überarbeitet wurde. Eine SSOT ist eine Versicherung gegen all dies. Ganz gleich, ob das Bild von Personen oder von Daten unklar ist, Ihre SSOT bringt die Wahrheit ans Licht und Ihre Marke wieder in die Realität zurück.