แล้วแหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียวคืออะไร

แหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียว (SSOT) เป็นคำที่ใช้นิยามการนำข้อมูลทางธุรกิจทั้งหมดไปรวมไว้ในที่เดียว โดยมีแนวคิดว่าทุกคนในบริษัทนั้นสามารถตัดสินใจครั้งสำคัญทางธุรกิจได้โดยอาศัยข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ร่วมกัน ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีขั้นตอนงานที่กระจัดกระจายที่มาขัดขวางไม่ให้ผู้คนรับรู้ข้อมูลสำคัญ การที่บริษัทของคุณทำงานจากแหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียวจะช่วยให้ไม่มีการปกปิดข้อมูลกับผู้ใด และทุกๆ คนก็จะมีความเข้าใจตรงกัน การเก็บบันทึกของคุณไว้ที่ส่วนกลางที่เข้าถึงได้จะช่วยป้องกันไม่ให้ตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงานต้องเสียเวลาไปกับข้อมูลหรือไฟล์เดียวกันที่มีหลายเวอร์ชันได้

ห้ามโกหก

สิ่งดีๆ จะเกิดขึ้นได้เฉพาะเมื่อทีมของคุณทุกคนทำงานโดยรู้ว่าไม่สามารถกวาดสิ่งต่างๆ ไปซุกไว้ใต้พรมหรือทำให้ผู้ดูแลระบบสับสนหาไม่เจอ นอกจากนี้ การที่ข้อมูลมาจากช่องทางต่างๆ มากมายหลายทิศทาง ยังเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งและเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับข้อมูลของคุณ โดยให้พิจารณาว่าข้อมูลทั้งหมดของบริษัทอยู่ในสถานะแห่งนิพพาน

ความรู้คือพลัง และการมีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแบ่งปันกับสมาชิกทุกคนในทีมของคุณจะส่งผลให้เกิดระบบธุรกิจอัจฉริยะมากขึ้น "ความจริง" ไม่จำเป็นต้องหมายความว่าข้อมูลทั้งหมดที่คุณเก็บไว้ในแหล่งเดียวจะต้องเป็นข้อมูลที่แน่นอน แต่เมื่อดูข้อมูลพร้อมกัน ข้อมูลนั้นจะช่วยให้มองเห็นธุรกิจของคุณได้อย่างแท้จริงยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น แบรนด์ของคุณอาจมีผู้ติดตามสองแสนคนตามเมทริกซ์โซเชียลมีเดีย แต่เมื่อคุณทำการสำรวจ จะพบว่าหนึ่งในสี่ของผู้ติดตามของคุณอยู่ในประเทศที่คุณไม่มีการส่งสินค้าไป และส่วนที่ดีของผู้ติดตามเหล่านี้คือบอท คุณต้องมีแหล่งข้อมูลทั้งสองนี้เพื่อให้ได้ภาพรวมที่ดีที่สุดของแบรนด์ และหาวิธีแก้ไขสถานการณ์นี้ ตัวอย่างเช่น ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าผู้ติดตามส่วนใหญ่ของคุณเป็นชาวต่างชาติ คุณอาจให้ความสนใจกับความพยายามในท้องถิ่นหรือพิจารณาขยายปลายทางการจัดส่งของคุณอย่างจริงจัง คุณจึงได้ไปก้าวเส้นทางสู่ธุรกิจที่ดีขึ้น

การรู้แจ้งผ่านการจัดการข้อมูล

SSOT จะทำได้เฉพาะเมื่อข้อมูลทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียวและคุณมีกระบวนการที่เหมาะสมที่อนุญาตให้มีการอัปเดตอยู่เสมอ คุณทุกคนสามารถตกลงที่จะวางเอกสารของคุณไว้ในโฟลเดอร์กลางที่เดียว แต่หลังจากนั้นจะเป็นอย่างไร คุณต้องทุ่มเทให้กับแนวคิดนี้ในฐานะบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันและพร้อมเข้าถึงอยู่เสมอ ลองพิจารณาเพิ่มขั้นตอนการทำงานต่อไปนี้ในกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

ทำงานจากระบบคลาวด์

ระบบคลาวด์ช่วยเปลี่ยนสถานที่ทำงานได้แบบไม่รู้จบ ช่วยให้คุณและทีมของคุณเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ และที่ดีกว่านั้นคือ เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารเดียวกัน ไม่ใช่เวอร์ชันที่ล้าสมัย

พิจารณาคำแนะนำภายใน

แน่นอนว่าทีมของคุณรู้จักบริษัทของคุณและวัฒนธรรมองค์กรอยู่แล้ว เนื่องจากทุกคนสัมผัสกับวัฒธรรมดังกล่าวในทุกๆ วันที่ก้าวเข้ามา (หรือเข้าสู่ระบบ) ในบริษัท แต่ลองนึกดูว่าคุณส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานกี่ครั้งเพื่อถามคำถามที่คุณรู้ว่าเคยถามมาก่อนแล้ว “ควรใช้รูปแบบการจัดส่งแบบใด” “ฉันควรส่งใบแจ้งหนี้นี้ไปที่ไหน” “บ๊อบยังคงรับผิดชอบบัญชีเจ้าหนี้อยู่ใช่ไหม” และคำถามอื่นๆ อีกมากมาย ใช้เวลาสักวันหรือสองวันในการสร้างแหล่งเอกสารที่ไม่เกี่ยวกับลูกค้าหรือตลาดของคุณ แต่เกี่ยวกับการทำให้พนักงานของคุณทำงานได้ดีขึ้น

ทำสิ่งต่างๆ ให้ชัดเจน

เป้าหมายรายไตรมาส รายได้ และโควต้าของทีมอาจมีความสำคัญ แต่การพูดถึงตัวเลขเหล่านี้อาจไม่ใช่วิธีที่น่าสนใจที่สุดในการนำเสนอข้อมูลเสมอไป ค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการแสดงความคืบหน้าของธุรกิจของคุณที่เป็นวิธีที่เข้าใจง่ายและอัปเดตอยู่เสมอ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถเฝ้าดูความสำเร็จในการเติบโตของคุณได้ ซึ่งสามารถทำได้ง่ายไม่ซับซ้อนเหมือนๆ กับเอกสารที่แบ่งปัน ซึ่งมีการเขียนและอัปเดตเป้าหมายเป็นประจำ เพื่อให้ทีมดูได้ทุกเมื่อที่ต้องการตรวจสอบความคืบหน้า

นึกถึงภาพที่ใหญ่ขึ้น

การมีข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่ายโดยบุคลากรทุกคนที่ต้องการข้อมูล เช่น ในคลังข้อมูล ไม่ได้เป็นเพียงแค่วัฒนธรรมองค์กร แต่เป็นเรื่องเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่ดีขึ้น ไม่ใช่แค่ทีมงานหลักของคุณเท่านั้นที่ได้รับประโยชน์จากช่องทางการสื่อสารแบบเปิด ในท้ายที่สุด คุณยังต้องการให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องและผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักได้ทราบทุกสิ่งที่คุณทราบจากแหล่งข้อมูลทุกแห่งที่คุณใช้ ความโปร่งใสมีความจำเป็นอย่างยิ่งในปัจจุบัน ไม่เพียงแค่ใน CRM และสิ่งต่างๆ เช่น ความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีที่ทีมของคุณเองมีมุมมองต่อแบรนด์ และผลกระทบที่มีต่อความภักดีอย่างต่อเนื่องของทีม ลองพิจารณาประเด็นทั้งหมดนี้เมื่อคุณสร้างแหล่งข้อมูลจริง

การปลอมแหล่งข้อมูลจริง

ทุกทีมมีวิธีการทำสิ่งต่างๆ ในแบบของตัวเอง คุณอาจมีวัฒนธรรมองค์กรหนึ่งเดียวและแนวคิดโดยรวมเดียวเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน แต่ทีมการเงินไม่สามารถใช้ขั้นตอนการทำงานเหมือนกับทีมการตลาด วิธีที่ทีมหนึ่งมองธุรกิจและข้อมูลของธุรกิจจะแตกต่างกันอย่างมากกับวิธีของอีกทีม และทั้งสองวิธีจะแตกต่างกันกับวิธีที่ CEO มองจากระยะ 10,000 ฟุต ด้วยเหตุนี้ แหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียวจึงมีความเป็นกลาง และยังป้องกันการทำซ้ำไฟล์เดียวกันซึ่งทำให้เกิดความสับสนและความล่าช้า

Dropbox ช่วยให้คุณสร้างแหล่งข้อมูลจริงได้ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะข้อมูลล่าสุดเท่านั้นที่จะปรากฏให้เห็น เนื่องจากทุกข้อมูลมีการอัพเดตแบบเรียลไทม์ เมื่อใช้คุณสมบัติอย่างเช่น ประวัติเวอร์ชันบน Dropbox คุณจะดูได้ว่ามีการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง และถ้าคุณไม่ชอบเวอร์ชันใหม่ ก็เพียงแค่เปลี่ยนกลับไป สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ในไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับไฟล์ แล้วถ้าคุณลบบางอย่างออกจากแหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียวของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจและกังวลว่าไม่มีทางใดที่คุณจะหาข้อมูลมาแทนได้ ไม่จำเป็นต้องกังวลไป Dropbox จะให้คุณกู้คืนไฟล์ใดๆ ที่ถูกลบในช่วง 30 วันที่ผ่านมาได้ จึงช่วยให้คุณสบายใจโดยที่รู้ว่าหากเกิดเรื่องไม่พึงประสงค์ขณะที่ทำงานกับไฟล์ของคุณ คุณก็จะสามารถย้อนกลับไปใช้ไฟล์ที่ดีกว่าในอดีตได้เสมอ

คุณยังสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติให้กับโฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox ได้ด้วย การตั้งชื่อ การจัดเรียง และการแท็กที่ได้มาตรฐานช่วยให้เหลือช่องที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากผู้ใช้น้อยลง และลดงานสำหรับทีมของคุณลงได้

ต่างทีม หลายระบบ ความจริงเพียงหนึ่งเดียว

แม้ว่าคุณจะรู้สึกว่าคุณทราบถึงความเป็นไปในทีม กระบวนการ หรือส่วนของธุรกิจดีอยู่แล้ว แต่ก็มีความเป็นไปได้อยู่เสมอว่าอาจมีข้อมูลอื่นที่คุณไม่รู้ จึงหมายความว่าตัวตนบนโลกออนไลน์ของคุณไม่ได้เป็นธรรมชาติอย่างที่คุณเคยคิดไว้ หรืออาจหมายความว่าทีมของคุณกำลังดำเนินงานจากไฟล์เวอร์ชันที่คุณคิดว่าได้แก้ไขไปนานแล้ว SSOT จึงช่วยรับประกันปัญหาดังกล่าวทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องคนหรือข้อมูลที่ไม่ได้แสดงภาพที่ชัดเจน SSOT ของคุณทำให้ความจริงกระจ่างและทำให้แบรนด์ของคุณกลับสู่ความเป็นจริงได้