Wat is een single source of truth (SSOT)?

Dus...wat is een single source of truth?

De single source of truth (SSOT) is een term die wordt gebruikt om alle bedrijfsgegevens op één plek te bewaren. Het idee is dat iedereen in dat bedrijf dan belangrijke zakelijke beslissingen kan nemen op basis van gegevens die voor iedereen toegankelijk zijn. Er zijn dus geen werksilo's die voorkomen dat mensen belangrijke informatie krijgen. Als je bedrijf met een single version of the truth werkt, wordt er voor niemand iets verborgen gehouden en zit iedereen op dezelfde golflengte. Door je gegevens op één centrale plek ter beschikking te stellen, kun je voorkomen dat jij en je collega's in meerdere versions of the truth/hetzelfde bestand verdwaald raken.

Leugens zijn verleden tijd

Maar het werkt alleen als je team er alles aan doet om ervoor te zorgen dat zaken niet onder het tapijt worden geveegd of kwijt raken door verwarrende administratie. Het is ook nog eens de meest optimale manier om met je gegevens om te gaan en van cruciaal belang als die gegevens uit allerlei verschillende kanalen binnenkomen. Zie het als een soort walhalla voor al je bedrijfsinformatie.

Kennis is macht en als je meer informatie kunt delen met alle teamleden, leidt dat tot slimmer zakendoen. 'Truth' betekent niet per se dat alle gegevens die je in je single source hebt gezet ook precies moeten kloppen, maar het geeft je een betere kijk op je bedrijf, als je het in zijn geheel bekijkt.

Zo heeft je merk misschien wel tweehonderdduizend volgers, zoals te zien is aan de statistieken over de sociale media. Maar als je een enquête houdt, kom je erachter dat een kwart van je volgers in een land woont waar je niet naartoe verscheept, en dat een groot deel van de volgers bots zijn. Je hebt beide informatiebronnen nodig om een zo goed mogelijk totaalbeeld van je merk te krijgen, en om te bepalen wat je kunt doen om deze situatie te verhelpen. Nu je bijvoorbeeld weet dat de meeste van je volgers in het buitenland wonen, kun je óf je binnenlandse activiteiten aanscherpen óf serieus overwegen om je verzendbestemmingen uit te breiden. Daarom ben je nu onderweg naar een betere bedrijfsvoering.

Gegevensbeheer zorgt voor verlichting

Je kunt alleen een SSOT opzetten als al je gegevens zich op één centrale plek bevinden en als je over geschikte processen beschikt om ze bij te werken. Jullie kunnen met z'n allen afspreken om documenten in een centrale map te plaatsen, maar dan? Je moet als bedrijf volledig toegewijd zijn aan dit idee, de gegevens moeten altijd up-to-date zijn en klaar staan voor gebruik. Overweeg de volgende workflows toe te voegen aan je bedrijfsprocessen:

Werk vanuit de cloud

De cloud heeft de werkplek op oneindig veel manieren helpen transformeren. Zo hebben jij en je team overal toegang tot documenten, en beter nog, dezelfde documenten, geen verouderde versies.

Overweeg interne handleidingen aan te maken

Natuurlijk kent je team je bedrijf en je bedrijfscultuur, ze ervaren het elke dag als ze binnenkomen (of inloggen). Denk er maar eens over na hoe vaak je een collega een vraag hebt gesteld waarvan je weet dat je die al eerder hebt gesteld. "Welk bestandsformaat moet dit hebben?", "waar moet ik deze factuur naartoe sturen?", "doet Bob nog steeds de crediteurenadministratie," etc. Trek een dag of twee uit om informatie te bundelen die niet over je klanten of je markt gaat, maar die je personeel in staat stelt om hun werk beter te doen.

Maak dingen duidelijk

Kwartaaldoelen, inkomsten en teamquota kunnen belangrijk zijn, maar het is niet altijd de meest boeiende manier om de gegevens te presenteren. Zoek een betere manier om de voortgang van je bedrijf te laten zien, een manier die makkelijk te verwerken en altijd up-to-date is, zodat je team het bedrijf kan zien groeien. Dat kan al zo simpel zijn als een gedeeld document met doelen die vaak worden vastgelegd en geüpdatet, zodat de teams deze kunnen bekijken om inzicht te krijgen in de voortgang.

Denk aan het grotere geheel

Beschikken over gegevens die toegankelijk zijn voor elk personeelslid dat ze nodig heeft, zoals in een datawarehouse, is niet alleen afhankelijk van de bedrijfscultuur, maar ook van betere bedrijfsprocessen. Het is niet alleen je basisteam dat profiteert van open communicatiekanalen. Je wilt immers ook dat belanghebbenden en belangrijke besluitvormers alles weten wat jij weet van elke gegevensbron die je gebruikt. Transparantie is tegenwoordig niet alleen essentieel voor CRM en bedrijfsmaatschappelijk verantwoord ondernemen, maar ook voor de manier waarop je eigen team naar het merk kijkt, en welke invloed dat heeft op hun loyaliteit. Houd dit in gedachten als je een source of truth gaat opzetten.

Zet een source of truth op

Elk team heeft zijn eigen werkwijze. Je hebt misschien een bepaalde bedrijfscultuur en een bepaald concept van de werkprocessen, maar een financieel team kan zijn workflows niet op dezelfde manier laten verlopen als het marketingteam. De manier waarop het ene team naar het bedrijf en de gegevens kijkt, is waarschijnlijk anders dan hoe een ander team dat doet. En dan is er ook nog een CEO die alles van bovenaf in de gaten houdt. Een single source of truth is, op deze manier, onpartijdig. Daarnaast wordt zo de duplicatie van dezelfde bestanden voorkomen, wat tot misverstanden en vertragingen leidt.

Dropbox helpt je een source of truth op te zetten en zorgt ervoor dat alleen de meest recente informatie beschikbaar is en dat alles in realtime wordt geüpdatet. Met functies zoals versiegeschiedenis in Dropbox kun je zien wat er is bewerkt en gewijzigd, en als de nieuwe versie je niet bevalt, kun je gewoon terugkeren. Wanneer iets wordt gewijzigd, worden de andere teamleden in het bestand hiervan op de hoogte gebracht. Heb je per ongeluk iets uit jouw single source of truth verwijderd en maak je je zorgen dat je het niet kunt vervangen? Dat is niet nodig. Met Dropbox kun je alle bestanden herstellen die in de afgelopen 30 dagen zijn verwijderd. Zo weet je zeker dat als je ooit onverhoopt pech hebt als je aan jouw bestanden werkt, je altijd kunt terugkeren naar betere tijden.

Je kunt zelfs automatiseringen instellen voor gedeelde mappen in Dropbox. Op die manier standaardiseer je de naamgeving, sortering en het taggen, wat de kans op gebruikersfouten verkleint en het werk voor jouw team tot een minimum beperkt.

Verschillende teams, verschillende systemen, maar altijd one truth

Hoe goed geïnformeerd je ook denkt te zijn over een team, proces of bedrijfsonderdeel, er kan altijd meer aan de hand zijn. Misschien is je online aanwezigheid wel niet zo organisch als je eerst dacht of werkt je team vanuit een versie van een bestand waarvan je dacht dat het allang was herzien. Een SSOT kan dat allemaal voorkomen. Of het nu om mensen of gegevens gaat waar je geen duidelijk beeld van hebt, je SSOT brengt de waarheid aan het licht en je merk terug naar de realiteit.