什麼是單一事實來源 (SSOT)?

經營業務時,若未能掌握所有資訊,將付出沉重代價。而這正是單一事實來源發揮作用的時刻。

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所以...到底什麼是單一事實來源?

單一事實來源 (SSOT) 指的是將所有業務資料集中至單一位置。其概念為公司內的所有人都能互相存取資料,進而做出關鍵業務決策。這表示沒有工作孤島阻擋人們掌握重要資訊。若您的公司在業務上只使用單一版本的事實,就能對所有人揭露一切資料,確保大家掌握一致資訊。在集中位置開放他人存取您的資料,可讓您與同仁不會因為存在多個版本的事實/相同檔案而迷失。

封鎖謊言

讓工作團隊在工作時清楚明白無法隱藏任何資料,也不會因管理員搞不清楚狀況而遺失資料,絕對是件好事。當您有來自數十個多方位管道的資料時,這也是處理資料的最佳做法。您可從超然的角度掌握一切公司資訊。

知識就是力量,而與工作團隊的各成員分享更多資訊,就能讓他們擁有更多業務情報。「真實」並不一定表示您放入單一來源中的所有資料都必需是精確的;只不過當合併檢視資料時,確實能讓您看見業務更真實的樣貌。

例如:也許社群媒體指標顯示您的品牌有二十萬個追蹤者。但您在執行問卷調查後發現,有四分之一的追蹤者居住在您未出口商品的國家/地區,這表示這些帳戶有極大部分都是機器人。您需要同時檢視這兩項資訊來源,才能對品牌做出最完善的整體評估,並找出問題的解決方案。例如:現在您知道自己大多數的追蹤者都來自國外,您可以選擇加強在國內的發展;或是認真考慮拓寬您出貨的目的地範圍。如此一來,您的業務成效就能有所提升。

資料管理所帶來的前瞻性

只有將資料儲存在單一集中位置,並規劃適當措施定期更新,才能實現 SSOT。您可以讓眾人同意將文件儲存在單一集中資料夾,但接下來該怎麼做呢?全公司必須團結執行這個做法,並確保資料始終保持在最新狀態,並可供存取。請考慮在您的業務流程中納入下列工作流程:

在雲端上工作

雲端透過無數方式協助工作空間轉型,例如讓您的團隊可以從任何位置存取文件;更棒的是,他們可以存取同一份文件,而不會是過時的版本。

考慮制定內部指南

當然,您的工作團隊才瞭解您的公司與公司文化,畢竟他們每天在公司走動 (或登入系統) 時就會體驗到。然而,試想您曾多少次傳訊息問同事您知道自己先前肯定問過的問題。「這應該用什麼格式提交?」「我該把這張發票寄到哪裡?」「Bob 是否還負責處理應付帳款?」這類問題不勝枚舉。花一兩天時間建立與客戶或市場無關,但有助於員工改善工作成果的文件資源。

清楚傳遞資訊

季度目標、收益、工作團隊配額等都是重要的資料,但談論這些數據可能不是最引人入勝的資料簡報方式。若要以更好的方式顯示公司的成長,最簡單的方法就是消化與掌握最新資料,讓工作團隊可以見證成功的成長軌跡。最簡單的方式就是共享文件,將目標寫在文件上並經常更新,以便工作團隊隨時參閱,確認進度。

思考全局

將資料儲存在任何需要的人員都能輕鬆存取的位置,像是儲存在資料庫,這不只攸關公司文化,也能改善業務流程。不只您的核心工作團隊可從開放的溝通管道中受益。畢竟,您也需要相關人士與關鍵決策者透過您所運用的一切資料來源,掌握您所知道的一切資訊。現今,不只 CRM 與企業社會責任講求透明度,透明度也會影響您自身工作團隊對品牌的看法,以及他們的長期忠誠度。在建立您的事實來源時,請將這些都納入考量。

建立事實來源

所有工作團隊都有自己的工作方式。您可能擁有一致的公司文化或整體的工作流程概念,但財務工作團隊的工作流程肯定與行銷工作團隊不同。這也表示一個工作團隊看待業務及其資料的方式,肯定與另一個工作團隊不同,而這又與監管一切業務的執行長的想法不同。從這個角度來看,單一事實來源相當公正,且能避免重複相同檔案,而導致混淆或彼此互相責怪。

Dropbox 可以幫助您建立事實來源,並透過即時更新所有資料,保證您只能存取最新資訊。Dropbox 上的版本記錄等功能,讓您可以檢視已編輯過的內容,又或者如果您不喜歡新版本,可以直接復原。此外,這也消除了在背後偷偷摸摸的空間。只要有內容變更,其他共享此檔案的工作團隊成員就會收到通知。不小心從單一事實來源刪除內容,並擔心沒辦法找回原先的檔案嗎?別擔心。Dropbox 可讓您還原過去 30 天內刪除的檔案。所以您儘管可以放心,如果在編輯檔案時發生一連串的不幸事件,還是可以復原至先前順利作業時的成果。

不同的工作團隊、多種系統,一套事實

儘管您可能覺得自己已充分掌握工作團隊、流程或負責業務領域的一切資訊,總是有可能存在您不知道的事。也許是您的線上形象不如預期自然;又或是您的工作團隊正在使用您以為老早修訂過的舊版本檔案。SSOT 可保證這些都不是問題。無論有哪些人員或資料不清楚,SSOT 都能為您揭露事實,讓您的品牌奠基於現實。

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