所以...到底什麼是單一事實來源？
單一事實來源 (SSOT) 指的是將所有業務資料集中至單一位置。其概念為公司內的所有人都能互相存取資料，進而做出關鍵業務決策。這表示沒有工作孤島阻擋人們掌握重要資訊。若您的公司在業務上只使用單一版本的事實，就能對所有人揭露一切資料，確保大家掌握一致資訊。在集中位置開放他人存取您的資料，可讓您與同仁不會因為存在多個版本的事實/相同檔案而迷失。
封鎖謊言
讓工作團隊在工作時清楚明白無法隱藏任何資料，也不會因管理員搞不清楚狀況而遺失資料，絕對是件好事。當您有來自數十個多方位管道的資料時，這也是處理資料的最佳做法。您可從超然的角度掌握一切公司資訊。
知識就是力量，而與工作團隊的各成員分享更多資訊，就能讓他們擁有更多業務情報。「真實」並不一定表示您放入單一來源中的所有資料都必需是精確的；只不過當合併檢視資料時，確實能讓您看見業務更真實的樣貌。
例如：也許社群媒體指標顯示您的品牌有二十萬個追蹤者。但您在執行問卷調查後發現，有四分之一的追蹤者居住在您未出口商品的國家/地區，這表示這些帳戶有極大部分都是機器人。您需要同時檢視這兩項資訊來源，才能對品牌做出最完善的整體評估，並找出問題的解決方案。例如：現在您知道自己大多數的追蹤者都來自國外，您可以選擇加強在國內的發展；或是認真考慮拓寬您出貨的目的地範圍。如此一來，您的業務成效就能有所提升。
資料管理所帶來的前瞻性
只有將資料儲存在單一集中位置，並規劃適當措施定期更新，才能實現 SSOT。您可以讓眾人同意將文件儲存在單一集中資料夾，但接下來該怎麼做呢？全公司必須團結執行這個做法，並確保資料始終保持在最新狀態，並可供存取。請考慮在您的業務流程中納入下列工作流程：
在雲端上工作
雲端透過無數方式協助工作空間轉型，例如讓您的團隊可以從任何位置存取文件；更棒的是，他們可以存取同一份文件，而不會是過時的版本。
考慮制定內部指南
當然，您的工作團隊才瞭解您的公司與公司文化，畢竟他們每天在公司走動 (或登入系統) 時就會體驗到。然而，試想您曾多少次傳訊息問同事您知道自己先前肯定問過的問題。「這應該用什麼格式提交？」「我該把這張發票寄到哪裡？」「Bob 是否還負責處理應付帳款？」這類問題不勝枚舉。花一兩天時間建立與客戶或市場無關，但有助於員工改善工作成果的文件資源。
清楚傳遞資訊
季度目標、收益、工作團隊配額都是重要的資料，但光光談論這些數據的意義，可能不是最引人入勝的資料呈現方式。若要以更好的方式顯示公司的成長，最簡單的方法就是消化與掌握最新資料，讓工作團隊可以見證成功的成長軌跡。最簡單的方式就是善用共享文件，將目標明文寫在文件上並經常更新，以便工作團隊隨時參閱，確認進度。
思考全局
將資料儲存在任何需要的人員都能輕鬆存取的位置，像是儲存在資料庫，這不只攸關公司文化，也能改善業務流程。不只您的核心工作團隊可從開放的溝通管道中受益。畢竟，您也需要相關人士與關鍵決策者透過您所運用的一切資料來源，掌握您所知道的一切資訊。現今，不只 CRM 與企業社會責任講求透明度，透明度也會影響您自身工作團隊對品牌的看法，以及他們的長期忠誠度。在建立您的事實來源時，請將這些都納入考量。
建立事實來源
所有工作團隊都有自己的工作方式。您可能擁有一致的公司文化或整體的工作流程概念，但財務工作團隊的工作流程肯定與行銷工作團隊不同。一個工作團隊看待業務及其資料的方式，肯定與另一個工作團隊不同，而這又與監管一切業務的執行長的想法不同。從這個角度來看，單一事實來源相當公正，而且能避免重複相同檔案所導致的混淆或挫敗。
Dropbox 可以幫助您建立事實來源，並透過即時更新所有資料，保證您只能存取最新資訊。Dropbox 上的版本紀錄等功能，讓您可以檢視已編輯過的內容，又或者如果您不喜歡新版本，可以直接復原。只要有內容變更，其他共享此檔案的工作團隊成員就會收到通知。不小心從單一事實來源刪除內容，並擔心沒辦法找回原先的檔案嗎？別擔心。Dropbox 可讓您還原過去 30 天內刪除的檔案。所以您儘管可以放心，如果在編輯檔案時發生一連串的不幸事件，還是可以復原至先前順利作業時的成果。
您甚至可以為 Dropbox 的共享資料夾設定自動化功能。這項功能會將命名、排序和標註方式標準化，因此不易出現使用者錯誤，將團隊的工作化繁為簡。
不同的工作團隊、多種系統，一套事實
儘管您可能覺得自己已充分掌握工作團隊、流程或負責業務領域的一切資訊，總是有可能存在您不知道的事。也許是您的線上形象不如預期自然；又或是您的工作團隊正在使用您以為老早修訂過的舊版本檔案。SSOT 可保證這些都不是問題。無論有哪些人員或資料不清楚，SSOT 都能為您揭露事實，讓您的品牌奠基於現實。
