Отже, що таке єдине джерело істини?
Єдине джерело істини (SSOT) — це термін, який означає збір усіх бізнес-даних в єдиному місці. Такий підхід передбачає, що співробітники компанії приймають ключові бізнес-рішення на основі взаємно доступних даних. Це дозволяє уникнути робочих бункерів, через які співробітники можуть не знати важливої інформації. Якщо ваша компанія працює, спираючись на єдину версію істини, між співробітниками не залишиться жодних таємниць, і всі будуть на одній хвилі. Зберігання даних у централізованому сховищі допомагає вам і вашим колегам не заплутатися через велику кількість версій істини й однакових файлів.
Заборона на брехню
Згадане правило добре працює тільки тоді, коли вся команда усвідомлює: дані не можна заховати під килим або втратити через недогляд адміністратора. Це також найоптимальніший спосіб роботи з даними, особливо якщо ці дані надходять із багатьох каналів інформації. Вважайте це станом нірвани для всієї інформації вашої компанії.
Знання — це сила, а наявність додаткової інформації, якою можна поділитися з кожним учасником вашої команди, призведе до кращої бізнес-аналітики. «Істина» не обов’язково означає, що всі дані, які ви розміщуєте в єдиному джерелі, мають бути точними, але якщо їх розглядати спільно, вони дають більш реалістичне уявлення про ваш бізнес.
Наприклад, згідно з кількісними показниками соціальних мереж, ваш бренд може мати двісті тисяч підписників. Але коли ви проводите опитування, ви дізнаєтесь, що чверть ваших підписників перебувають у країні, куди ви не робите доставку, і значна частина з них — боти. Щоб отримати більш об’єктивне уявлення про свій бренд і зрозуміти, як виправити цю ситуацію, вам потрібні обидва ці джерела інформації. Наприклад, ви дізналися, що більшість ваших підписників перебувають за кордоном. І тепер ви можете або зосередитися на розширенні місцевої аудиторії, або серйозно подумати про розширення географії доставки. Отже, ви стали на шлях удосконалення свого бізнесу.
Просвітництво через керування даними
Досягти SSOT можна лише в тому випадку, якщо всі ваші дані перебувають в одному централізованому місці й налагоджено адекватні процеси для їх підтримки в актуальному стані. Можна домовитися з усіма колегами про розміщення всіх документів в одній централізованій папці. Але що далі? Уся компанія має бути віддана цій ідеї, забезпечуючи актуальність даних і вільний доступ до них. Розгляньте можливість включити у свої бізнес-процеси описані далі операційні потоки.
Працюйте в хмарі
Хмарні технології допомогли змінити й урізноманітнити концепцію робочого місця. Завдяки хмарі ви й ваша команда отримуєте доступ до документів звідки завгодно і, що ще важливіше, можете працювати з актуальними, а не застарілими версіями.
Розгляньте застосування внутрішніх посібників
Звичайно, учасники вашої команди знають вимоги до роботи в компанії та правила корпоративної культури. Вони стикаються з ними щодня, коли приходять на роботу або авторизуються в системі. І все ж таки подумайте про те, як часто ви надсилаєте своєму колезі повідомлення із запитанням, яке ви ставили раніше: «Який має бути формат доставки?», «Куди я маю надіслати цей рахунок?», «Чи Боб досі відповідає за рахунки до сплати?» тощо. Витратьте день чи два на створення добірки документів, яка стосується не ваших клієнтів чи ринку, а того, як допомогти персоналу краще виконувати свої завдання.
Внесіть ясність у справи
Квартальні цілі, дохід і командні квоти можуть бути важливими, але обговорення цих цифр не завжди є найбільш привабливим способом представлення даних. Знайдіть кращий спосіб показати досягнення вашого бізнесу, який забезпечить легке сприйняття й постійне оновлення інформації, щоби ваша команда могла спостерігати за спільними успіхами. Це може бути регулярно оновлюваний спільний документ із прописаними цілями, щоб команди могли в будь-який час відстежувати перебіг роботи.
Подумайте про загальну картину
Швидкий доступ до сховища даних для всього персоналу, якому він потрібен, дозволяє не лише підтримувати корпоративну культуру, але й поліпшувати бізнес-процеси. Відкриті канали комунікації дають перевагу не лише вашій основній команді. Зрештою, вам також потрібно, щоб зацікавлені сторони й особи, які приймають ключові рішення, отримували всю інформацію з усіх використовуваних джерел даних. Сьогодні прозорість відіграє важливу роль не тільки в галузі керування відносинами з клієнтами чи корпоративної соціальної відповідальності, але й у тому, як учасники вашої команди сприймають бренд і як це впливає на їхню постійну лояльність. Враховуйте всі ці аспекти під час формування свого джерела істини.
Формування джерела істини
Кожна команда має свій власний стиль роботи. У вас може бути єдина корпоративна культура та спільна концепція робочих процесів, але керування робочими процесами в різних командах, наприклад фінансовій і маркетинговій, відрізнятиметься. Це також означає, що одна команда інакше дивиться на бізнес-процеси й бізнес-дані, ніж інша, а їхнє бачення кардинально відрізнятиметься від бачення генерального директора. Таким чином, єдине джерело істини має бути неупередженим. Воно також має запобігати дублюванню тих самих файлів, що призводить до плутанини й затримок у роботі.
Dropbox допоможе вам створити джерело істини й забезпечити актуальність інформації, яка оновлюватиметься в режимі реального часу. Завдяки функціям Dropbox на кшталт журналу версій ви знатимете, що було відредаговано та змінено. А якщо вам не подобається нова версія, зможете швидко повернутися до попередньої. У разі внесення змін у файл усі учасники команди, які мають до нього доступ, отримають відповідне сповіщення. Ви випадково видалили щось із єдиного джерела істини та переживаєте, що не зможете відновити дані? Не варто хвилюватися. Dropbox дозволяє відновити будь-які файли, видалені за останні 30 днів. Це дає вам упевненість у тому, що навіть якщо під час роботи з файлами щось піде не так, ви завжди зможете повернутися до їх попередніх версій.
Ви навіть можете налаштувати автоматизацію для спільних папок у Dropbox. Вони стандартизують присвоєння назв, сортування й теги, що залишає менше місця для помилок користувача та зменшує обсяг роботи для вашої команди.
Різні команди, безліч систем, а істина — одна
Як би добре ви не були обізнані про команду, бізнес-процеси або сферу вашої діяльності, завжди є ймовірність, що ви чогось не знаєте. Можливо, це означає, що ваша онлайн-присутність не така органічна, як ви думали, або ваша команда працює з версією файлу, яку ви вважали давно застарілою. SSOT — це ваша страховка на такий випадок. Якщо люди або дані не дають вам побачити чітку картину, SSOT проллє світло істини й поверне ваш бренд назад до реальності.