Cos'è un'unica fonte di verità (SSOT)?

Ma che cos'è un'unica fonte di verità?

"Unica fonte di verità" (SSOT) è un'espressione utilizzata per indicare la pratica di portare tutti i dati aziendali in un unico posto. L'idea è consentire a chiunque in azienda di prendere importanti decisioni di business sulla base di dati comunemente accessibili. Ciò significa che non ci sono silo di lavoro che impediscono alle persone di conoscere informazioni importanti. Se l'azienda lavora con un'unica fonte di verità, nulla sarà nascosto a nessuno in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Mantenendo i record accessibili in una posizione centralizzata, puoi evitare che tu e i tuoi colleghi vi perdiate tra tante versioni dello stesso file/della verità.

Bando alle bugie

Può essere solo un fatto positivo se tutto il team lavora con la consapevolezza che le informazioni non possono essere spazzate sotto il tappeto o disperse per confondere l'amministratore. È anche il modo migliore per gestire i dati ed è fondamentale se questi dati provengono da una dozzina di direzioni omnicanale. Consideralo uno stato di nirvana per tutte le informazioni della tua azienda.

La conoscenza è potere e avere più informazioni da condividere con ogni membro del team si tradurrà in una più efficace business intelligence. "Verità" non significa necessariamente che tutti i dati che hai inserito in una singola fonte debbano essere esatti, ma implica che, se visti nel complesso, offrono una panoramica più realistica sull'attività aziendale.

Ad esempio, il tuo brand, stando alle metriche dei social media, ha duemila follower. Ma quando apri un sondaggio, scopri che un quarto dei tuoi follower si trova in un paese in cui non spedisci e che una buona parte di essi sono bot. Hai bisogno di entrambe queste fonti di informazioni per ottenere il miglior quadro generale del tuo brand e per capire come rimediare a questa situazione. Ad esempio, ora, sapendo che la maggior parte dei tuoi follower è internazionale, puoi rafforzare il tuo brand sul territorio locale o considerare seriamente l'ampliamento delle destinazioni di spedizione. Hai iniziato a salire la strada verso il miglioramento del business.

Illuminazione tramite la gestione dei dati

È possibile ottenere una SSOT solo se tutti i dati si trovano in un unico punto centrale e se si dispone di processi adatti che consentono di mantenerli aggiornati. Una volta che siete tutti d'accordo nel conservare i documenti in una cartella centrale, poi cosa succede? L'intera azienda deve essere dedicata a questa idea e assicurarsi che i dati siano sempre aggiornati e disponibili per l'accesso. Considera di aggiungere i seguenti flussi di lavoro ai processi di business:

Lavorare dal cloud

Il cloud ha contribuito a trasformare il luogo di lavoro in modi infiniti. Consente a te e al team di accedere ai documenti da qualsiasi luogo e, meglio ancora, di essere sicuri che siano esattamente gli stessi documenti, non versioni obsolete.

Rispettare le norme interne

Ovviamente, il tuo team conosce l'azienda e la cultura aziendale, che vive ogni giorno in cui si reca sul luogo di lavoro (o vi si connette da remoto). Tuttavia, pensa a quante volte hai inviato un messaggio a un collega ponendo una domanda che sai di aver già posto in passato. "Che formato di consegna deve avere il file?", "Dove devo inviare questa fattura proforma?", "Bob è ancora responsabile della contabilità fornitori?", e così via. Dedica uno o due giorni alla creazione di una serie di documenti che non riguardino strettamente i clienti o il mercato, ma che permettano al personale di svolgere meglio il proprio lavoro.

Mettere le cose in chiaro

Gli obiettivi trimestrali, il fatturato e le quote dei team sono sicuramente importanti, ma parlare in termini numerici non è sempre il modo più efficace per presentare i dati. Trova un modo migliore per mostrare i progressi del business, che sia facile da assimilare e che sia sempre aggiornato, in modo che il team possa veder crescere il tuo successo. Puoi utilizzare un semplice documento condiviso in cui gli obiettivi vengono scritti e aggiornati spesso, in modo che i team possano visualizzarli ogni volta che desiderano verificare i progressi.

Pensare al quadro generale

Una facile accessibilità dei dati da parte di qualsiasi dipendente che ne abbia bisogno, come in un data warehouse, non è solo una questione di cultura aziendale, ma anche di processi aziendali più efficienti. I canali di comunicazione aperti non vanno solo a vantaggio di un gruppo ristretto. Dopotutto, hai anche bisogno di stakeholder e decisori chiave per sapere tutto quello che c'è da sapere di ogni origine dati che usi. Al giorno d'oggi la trasparenza è fondamentale non solo per il CRM e gli aspetti di responsabilità sociale aziendale, ma anche per il modo in cui il tuo team vede il brand ed è portato a rimanergli fedele. Tieni in considerazione tutti questi aspetti quando stai costruendo la tua fonte di verità.

Creare una fonte di verità

Ogni team ha il proprio modo di fare le cose. Potresti avere una cultura aziendale uniforme e una visione complessiva dei processi di lavoro, ma il team addetto alla gestione finanziaria potrebbe non essere in grado di gestire i flussi di lavoro allo stesso modo dei team marketing. Il modo in cui un team vede l'azienda e i suoi dati sarà molto diverso da quello di un altro, ed entrambi differiranno dalla visione a 360° del CEO. Un'unica fonte di verità è invece imparziale ed evita la duplicazione degli stessi file, che può generare confusione e contrattempi.

Dropbox può aiutarti a creare una fonte di verità, facendo in modo che tu disponga solo delle informazioni più recenti, grazie all'aggiornamento in tempo reale di ogni contenuto. Con funzioni come la cronologia delle versioni di Dropbox, puoi vedere cosa è stato modificato e, se non ti piace la nuova versione, puoi ripristinare la precedente. Se qualcosa cambia, gli altri membri del team sul file verranno avvisati. Hai cancellato accidentalmente qualcosa dalla tua unica fonte di verità e hai paura che non ci sia modo di sostituirla? Non preoccuparti. Dropbox ti consentirà di recuperare tutti i file eliminati negli ultimi 30 giorni. In questo modo, potrai avere la certezza che, in caso di colpi di sfortuna durante l'elaborazione dei tuoi file, potrai sempre tornare indietro a momenti migliori.

Puoi anche configurare automazioni per le cartelle condivise in Dropbox. Standardizzano i processi di denominazione, ordinamento e applicazione di tag, lasciando meno spazio agli errori degli utenti e riducendo il lavoro del team.

Team diversi, sistemi diversi, un'unica verità

Per quanto si abbia la sensazione di essere ben informati su qualsiasi team, processo o area di business, c'è sempre la possibilità che ci sia dell'altro. Forse questo significa che la tua presenza online non è così organica come pensavi inizialmente o che il team sta lavorando su una versione di un file che pensavi fosse modificato molto tempo prima. Una SSOT ti tutela da tutto questo. Che si tratti di persone o di dati che non mostrano un quadro chiaro, la SSOT può portare la verità alla luce e riportare il tuo brand alla realtà.