Hovedjobben til menneskelige ressurser (HR) er å ta vare på folk — men det innebærer også mange dokumenter. Enten det er på en datamaskin eller i det virkelige liv, så trenger du en dokumentbehandlingsplan.
Å organisere dokumenter er ikke så spennende, men du kan automatisere mange deler av prosessen. Et solid abonnement vil spare deg for tid brukt på kjedelige oppgaver, samtidig som du er dekket juridisk.
Skal vi legge en strategi?
Hva er HR-dokumentbehandling?
HR-dokumentbehandling er rett og slett å holde styr på alle selskapets papirer og filer. Det innebærer å opprette, arkivere, sortere, lagre, finne (eller slette) HR-dokumentene.
Hver av disse dokumentbehandlingsoppgavene bør gjøres på en måte som garanterer sikkerhet og samsvar med selskapsinformasjon — enten det er en liten bedrift eller en stor multinasjonal bedrift.
Hvorfor er HR-dokumentbehandling viktig?
Effektiv dokumentbehandling sørger for at du kan søke etter, lagre og administrere medarbeiderfiler sømløst. Det er medhjelperen for sikker dokumentlagring og revolusjonerer HR-prosesser.
Å ha nøyaktige, brukervennlige og trygge dokumenter hjelper teamet ditt med å vite hvor de kan finne informasjon om jobbrettigheter og plikter. I disse dager er nettskybaserte systemer den fremste måten å gjøre dette på.
Folk vil også føle seg tryggere på at de sensitive personopplysningene deres oppbevares på en trygg måte hvis et robust HR-dokumentbehandlingssystem er på plass — slik at det kan gi et positivt bidrag til deres generelle velvære.
Hvorfor bruke et HR-dokumentbehandlingssystem?
Et godt behandlingssystem kan ta seg av mange ting automatisk, slik at du sparer tid. Det er som å ha en automatisert kontorassistent som hjelper deg med ting som:
- Å være mer produktiv—Et dokumentbehandlingssystem lar deg søke etter filen du trenger i stedet for å hoppe rundt mellom mapper, apper eller faner
- Sentralisering og effektivisering —digitale HR-dokumentbehandlingssverktøy holder filene dine på ett sted og gjør ting enklere for deg og alle som trenger tilgang
- Sporing og rapportering —du kan automatisk spore og rapportere sensitiv informasjon, noe som sikrer samsvar og hjelper deg med å enkelt oppfylle disse viktige reguleringsstandardene
- Opprettholde sikkerhet —våre sikkerhetsfunksjoner i verdensklasse sørger for at data dine er trygge, og vi har til og med en sikkerhetskopi for enheten din i tilfelle problemer
- Fil- og mappedeling—du kan enkelt beskytte dokumenter med et passord eller administrere tilgang med fil- og mappedelingskontroller, enten det er internt eller eksternt
- Overvåking av det mørke nettet — når du bruker Dropbox som dokumentbehandlingssystem, vil vi til og med holde øye med det mørke nettet for eventuelle passordinnbrudd
Øk effektiviteten, sikre samsvar og beskytt sensitive data på en enkel måte — bare et par grunner til å bruke Dropbox som den ultimate HR-dokumentbehandlingsløsningen.
Slik setter du opp et HR-dokumentbehandlingssystem
1. Identifiser de relevante dokumentene
Kollegene dine i forskjellige avdelinger trenger ikke se HR-filer. Og bare fordi du jobber i HR-avdelingen, trenger du ikke se hver fil i organisasjonen.
Kartlegg de ulike typene HR-dokumenter du bruker i organisasjonen din, som:
- Medarbeiderdokument, inkludert ting som velkomstpakker eller håndbøker
- Medarbeiderkontrakter
- Bedriftens retningslinjer
- Syke- og uførhetsjournaler
- Permisjonsforespørsler
- Lønnsregister
- Opplæringsmateriale
- Ansettelsesdokument, som stillingsannonser, CV-er fra kandidater og notater fra intervjuer
- Nye ansattes journaler og materiell
- Prestasjonsgjennomgangsfiler
- Lønnsinformasjon
- Informasjon om fordeler
Avhengig av faget ditt kan selskapet ditt håndtere mange andre typer digitale HR-dokumenter, for eksempel sikkerhetsprotokoller eller produktopplæringsmateriell — så dette er bare en kortfattet veiledning.
2. Definer tilgangsbehovene dine
Ikke alle i selskapet ditt bør ha tilgang til alle HR-dokumentene dine. Når du administrerer dokumentene dine, still deg selv følgende spørsmål:
- Hvem får tilgang? Alle? Ledere? Kun HR?
- Bruker de denne filen ofte eller bare noen ganger? Når det er mest nødvendig?
- Hvordan får de tilgang til denne filen? På pulten, på farten eller på mobilen?
- Rediger de eller bare ser de?
Med andre ord, tenk på hvem som trenger hva, når og hvordan for å holde dokumentene dine trygge. Dette trinnet er viktig for å sikre at folk kun har tilgangen de trenger.
3. Definer sikkerhetskravene dine
Dette trinnet er som trinn 1, men med en vri. Samsvar er nøkkelen her. Spør deg selv:
- Er denne filen juridisk beskyttet informasjon, som sykejournaler?
- Må denne filen bevares i en bestemt periode?
Når du vet hva som er hva, kan du bestemme reglene dine ved å gjøre ett eller flere av følgende:
- Lås filer med passord
- Ha et godt grep på fildeling
- Spor alle bevegelser med aktivitetsrapporter
- Valider data og bevar et transparent revisjonsspor
Ved å ordne sikkerhetsbehovene dine sørger du for at dokumentet ditt forblir trygt og kompatibelt — noe som gir deg ro i sjelen mens du behandler filene dine.
4. Kommuniser strategien til kollegene dine
Du er nesten ferdig, men bare en advarsel — HR-dokumentbehandlingssystemer vil kun fungere hvis HR-teamet bidrar og holder det oppdatert. Sørg for at alle kjenner sine roller og ansvarsområder.
Det er også viktig å ha alt på ett sted for enklere bruk, noe som også bidrar til å skape et samarbeidsmiljø — som effektiviserer dokumentarbeidsflyten enda mer.
For viktige dokumenter, prøv å tilføre kontekst med video- eller skjermopptak.
Beste fremgangsmåter for HR-dokumentbehandling
Inkorporer først denne svært effektive strategien i HR-arbeidsflyten din.
Det er viktig å introdusere denne strategien for ansatte så snart som mulig og gi opplæring i introduksjonsfasen.
I tillegg er det avgjørende å implementere automatiske sikkerhetskopier for de viktigste filene dine.
Og hvorfor ikke ta en titt på HR-dokumentfilen en gang i året for å sikre at abonnementet ditt fungerer som det skal? Det er alltid bra å holde ting på rett spor — eller gjøre små justeringer.
Effektivisert og sikker HR-dokumentbehandling
Dropbox kan hjelpe hvis du jobber med HR. Alt handler om å gjøre dokumentbehandling, lagring eller deling enklere – og gi teamet ditt de rette verktøyene for å få opp farten på hverdagsoppgaver.
HR-team kan til og med få innsikt eller analyser av delte dokumenter, slik at du kan se hvem som bruker den viktige filen du sletter — eller til og med bare sjekker ut. Ganske nyttig.
Effektivisert og sikker HR-dokumentbehandling gjort enkelt.