Hvad betyder den eneste kilde til sandheden (SSOT)?

Så ... hvad betyder det?

Den eneste kilde til sandheden (på engelsk Single Source of Truth, SSOT) bruges til at beskrive praksis med at samle alle virksomhedens data på et sted. Formålet er, alle i virksomheden dermed kan træffe vigtige forretningsmæssige beslutninger på grundlag af data, der er tilgængelige for alle. Man slipper for arbejdssiloer med risiko for, at vigtige oplysninger ikke deles. Hvis din virksomhed arbejder med kun en kilde til sandheden, er der intet, som holdes skjult for andre og alle har adgang til de samme oplysninger. Ved at gøre information tilgængelig på et centralt sted undgår du, at de samme oplysninger forveksles, fordi de findes i flere forskellige versioner.

Hele sandheden

Det er kun positivt, hvis hele dit team arbejder med den opfattelse, at intet fejes under tæppet eller går tabt i administration. Det er også den mest optimale måde at håndtere data på og vigtigt, hvis der et utal af kilder til disse data. Det er som, hvis alle virksomhedens oplysninger var i en tilstand af nirvana.

Viden er magt, og jo flere oplysninger du kan dele med dine medarbejdere, jo mere information har virksomheden. "Sandhed" betyder ikke nødvendigvis, at alle de data, som du har i din eneste kilde til sandheden, skal være nøjagtige, men at det samlet set giver dig et mere korrekt billede af din virksomhed.

Eksempelvis har dit produkt måske 200.000 følgere efter de sociale mediers oplysninger. Men når du undersøger det nærmere, så finder du ud af, at en fjerdedel af dine følgere er i et land, som du ikke leverer til og at en stor del af dem er bots. Du har brug for begge disse informationskilder for at få det bedste samlede billede af dit produkt og for at vide, hvordan du afhjælper denne situation. Nu ved du eksempelvis, at de fleste af dine følgere er i udlandet, så kan du enten finpudse den lokale indsats eller seriøst overveje at udvide de lande, som du leverer til. Du har dermed taget et skridt i retning af at forbedre forretningen.

Deling af information ved hjælp af datastyring

Den eneste kilde til sandheden opnås først, når dine data er på et samlet sted, og du har de nødvendige processer til at opdatere data. Alle kan blive enige om at gemme dokumenter i en fælles mappe, men hvad så derefter? I virksomheden skal der være enig om denne ide for at sikre, at data altid er opdaterede og tilgængelige. Overvej at anvende følgende arbejdsgange i dine forretningsprocesser:

Arbejde fra skyen

Ved hjælp af skyen er vores arbejde blev ændret på en lang række måder. Det giver dig og dit team adgang til dokumenter uanset hvor, og det med de samme dokumenter, ikke gamle versioner.

Interne retningslinjer skal overvejes

Selvfølgelig kender dit team virksomheden og virksomhedens kultur, de oplever det hver eneste dag, når de kommer på arbejde (eller logger på). Men tænk også på, hvor mange gange du har spurgt en kollega om noget, som du godt ved, at du har spurgt om før. "Hvilket leveringsformat skal jeg bruge?", "hvor skal jeg sende fakturaen?", "er Bo stadig ansvarlig for kreditorer" og så videre. Brug en dag eller to på at samle de dokumenter, som ikke vedrører kunder eller markedet, men som retter sig mod, at medarbejdere kan gøre deres job bedre.

Skab gennemsigtighed

Kvartalsvise mål, indtægter og medarbejderkvoter kan være vigtige, men snak om disse tal er ikke altid den mest engagerende måde at præsentere information på. Du kan vælge en bedre måde at dokumentere virksomhedens resultater på, som er letforståelig og altid ajour, så medarbejderne kan følge med i jeres succes. Det kan være så enkelt som blot et delte dokument, hvor mål noteres og opdateres løbende, så alle kan følge med i status og resultater.

Se tingene i et større perspektiv

At data er lettilgængelige for alle medarbejdere efter behov, på samme måde som i et data-warehouse, handler ikke kun om virksomhedens kultur men om bedre forretningsprocesser. Det er ikke kun kernemedarbejderne, der drager fordel af åben kommunikation. Til syvende og sidst har du også brug for interessenter og beslutningstagere, som kender al information i alle de informationskilder, som du bruger. Gennemsigtighed er afgørende i disse tider. Det gælder ikke kun CRM-systemer og i forhold til virksomhedens sociale ansvar, men også i forhold til den måde, som dine medarbejdere opfatter produktet på og hvordan det påvirker deres fortsatte loyalitet. Det skal alt sammen overvejes, når du vælger din kilde til sandheden.

Om at skabe en kilde til sandheden

Hvert team arbejder på deres egen måde. Du har måske din egen virksomhedskultur og et overordnet koncept for arbejdsprocesserne, men økonomiafdelingen følger ikke de samme arbejdsgange som marketingafdelingen. Den måde, som et team opfatter virksomheden og dens data på, vil være helt anderledes end et andet teams, og begge vil adskille sig fra en administrerende direktørs. En enkelt sandhedskilde er således upartisk. Det betyder også, at du undgår, at de samme filer overskrives, med deraf følgende forvirring og tilbageslag.

Dropbox kan hjælpe dig med at opnå en kilde til sandheden og til at kun den seneste information gøres tilgængelig, fordi alle opdateringer sker i realtid. Med funktioner såsom versionshistorik i Dropbox kan du se, hvad der er redigeret og ændret, og bryder du dig ikke om den nye version, så kan du bare gå tilbage. Når noget ændres, får andre brugere af samme fil besked. Er noget slettet ved en fejl fra din eneste kilde med sandheden, og er du bekymret over, at det ikke kan genskabes? Det behøver du ikke at være. Med Dropbox kan du gendanne alle filer, der er slettet de sidste 30 dage. Du kan være sikker på, at skulle noget uventet ske, mens du arbejder, så kan du altid vende tilbage til tidligere versioner.

Du kan endda konfigurere automatiseringer for delte mapper i Dropbox. De standardiserer navngivning, sortering og tagging, hvilket giver mindre plads til brugerfejl og minimerer arbejdet for dit team.

Forskellige teams, forskellige systemer, en sandhed

Uanset hvor velorienteret du tror, at du er om dine medarbejdere, processer eller en del af din virksomhed, så er det altid muligt, at du ikke kender alle detaljerne. Måske betyder det, at din online tilstedeværelse ikke er så organisk, som du troede i første omgang, eller at dine medarbejdere arbejder med en version af en given fil, som du troede var ændret for lang tiden siden. Alt det kan du undgå med en enkelt kilde til sandheden. Uanset om det er mennesker eller data, som du mangler information om, så kan din kilde til sandheden hjælpe med at afdække virkeligheden i forhold til dit produkt.