Pengurusan projek ialah proses yang kompleks tetapi salah satu langkah yang paling penting juga merupakan salah satu langkah yang paling mudah: mencipta dokumen skop projek. Dokumen ini menggariskan matlamat, serahan, tugasan, dan tarikh akhir projek serta berfungsi sebagai pelan tindakan untuk semua orang yang terlibat.
Dalam artikel ini, kami akan menerangkan tentang pembuatan skop projek, sebab kepentingannya dan cara menulis dokumen skop projek yang akan membantu anda menguruskan projek anda dengan berjaya.
Apakah itu pembuatan skop projek?
Skop ialah jumlah masa dan kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan projek tertentu. Untuk melakukan ini, anda perlu mentakrifkan belanjawan atau kos, matlamat, serahan, tugasan, dan tarikh akhir projek.
Sebaik sahaja anda mengetahui perkara yang disertakan dalam projek, mentakrifkan skop sepatutnya menjadi usaha kolaboratif yang dipersetujui bersama oleh anda dan pasukan anda—sebelum sebarang kerja bermula pada projek.
Untuk merasmikan perkara ini, cipta pernyataan pembuatan skop projek yang boleh ditandatangani dan disimpan untuk rujukan mudah. Ini ialah dokumen yang berfungsi di samping pernyataan kerja anda untuk menyokong proses pengurusan projek dan menetapkan jangkaan pihak berkepentingan yang munasabah.
Mengapakah pembuatan skop projek penting?
Pembuatan skop projek penting untuk beberapa sebab. Ia membantu anda:
- Menetapkan matlamat projek yang lebih munasabah dan boleh dicapai
- Meningkatkan kecekapan
- Menetapkan belanjawan yang munasabah atau anggaran kos yang lebih baik untuk pasukan anda
- Memperincikan perkara yang terlibat dalam projek kepada pihak berkepentingan utama supaya lebih mudah untuk mereka memahami dan merujuk kembali
- Memastikan semua ahli pasukan sejajar dan fokus pada objektif atau serahan projek yang dipersetujui
- Menghalang projek daripada berkembang melebihi skop yang dipersetujui
- Menyediakan pelan tindakan yang pengurus atau pemilik projek boleh gunakan untuk menjadualkan dan mengagihkan tugasan dalam kalangan pasukan
Cara menulis dokumen skop projek
Menulis dokumen skop projek ialah proses yang mudah, tetapi penting untuk mengikuti beberapa langkah utama bagi memastikan dokumen anda komprehensif dan berkesan.
1. Takrifkan objektif projek
Setiap projek yang berjaya mempunyai objektif menyeluruh—ia memberikan sebab dan tujuan kepada kerja yang anda jalankan. Ia juga membantu memastikan semua orang fokus dan sejajar ke arah matlamat yang sama.
Mentakrifkan perkara yang anda ingin capai sepanjang kitaran hayat projek memberikan konteks yang penting untuk anda, pasukan anda, dan pihak berkepentingan anda. Ini sepatutnya menjadi langkah pertama dalam mana-mana proses perancangan projek kerana ia memberikan kejelasan kepada langkah seterusnya dalam memuktamadkan skop projek.
Tanpa objektif yang jelas, projek boleh menjadi mudah terpesong atau hilang arah tujuannya.
2. Dapatkan input daripada pasukan anda
Pasukan anda ialah aset anda yang paling penting dan sumber pengetahuan yang berkesan. Mereka merupakan orang yang mempunyai pengalaman yang berkaitan—mereka boleh memberitahu anda tempoh biasa yang diambil untuk tugasan tertentu dan cara serahan yang berbeza berkaitan dengan satu sama lain. Bergantung pada pasukan anda untuk:
- Rangka masa dan matlamat yang realistik
- Jangkaan projek, terutamanya berkenaan maklum balas daripada pasukan anda
- Pengecualian—adakah pihak berkepentingan meminta sesuatu yang biasanya berada di luar skop untuk projek jenis ini?
Dengan input pasukan anda, menetapkan batu penanda projek dan pelan tindakan atau garis masa yang munasabah menjadi lebih mudah.
Alat seperti Dropbox Paper memudahkan pasukan projek anda untuk bekerjasama dalam pembuatan dokumen skop. Ahli pasukan boleh menambah komen untuk bertanya soalan terus pada dokumen Paper, meningkatkan komunikasi dan pemahaman kumpulan tentang skop projek yang sedang dibuat.
Dan apabila pasukan anda bekerjasama di Dropbox, semua bahan berkaitan projek disimpan dengan selamat di satu tempat berpusat.
3. Takrifkan batu penanda dan pelan tindakan projek
Batu penanda memberikan struktur yang jelas kepada projek anda dan merupakan salah satu elemen yang paling penting untuk skop kerja anda. Ia berfungsi sebagai titik semakan yang membantu pihak berkepentingan menjejak kemajuan dan memastikan projek kekal mengikut jadual.
Pihak berkepentingan boleh merujuk kepada dokumen skop projek untuk mendapatkan kejelasan tentang waktu bahagian utama projek akan dihantar, waktu mesyuarat akan berlaku dan langkah penting yang lain dalam projek. Kemudian, anda boleh memetakan ini pada garis masa atau pelan tindakan dengan tarikh mula dan tamat yang jelas untuk projek secara keseluruhan dan tarikh akhir bagi tugasan atau serahan tertentu.
Mempunyai garis kasar untuk batu penanda atau tarikh akhir juga boleh membantu mencegah pelanjutan skop—apabila keperluan atau serahan projek mula meningkat dari semasa ke semasa dan melebihi skop projek asal. Dengan aliran kerja dan prosedur yang jelas untuk penghantaran dan pengakhiran projek, pihak berkepentingan projek boleh mengenal pasti potensi risiko atau isu lebih awal dan membuat penyelarasan pada pelan tindakan sebelum perkara menjadi lebih teruk.
Untuk mempercepat proses pembuatan skop projek, Dropbox Paper mempunyai pelbagai templat percuma yang sedia untuk digunakan untuk pelbagai jenis projek yang berbeza—daripada pelan pelancaran dan pelan tindakan produk kepada kalendar kandungan serta pelan pengeluaran video.
4. Susun maklumat yang berkaitan
Setelah anda mengumpulkan semua butiran dan input daripada mereka yang akan mengusahakan projek, sudah tiba masanya untuk menggabungkan kesemuanya ke dalam dokumen skop projek anda.
Butiran utama untuk disertakan:
- Nama dan penerangan projek
- Tarikh akhir
- Pengurus atau pemilik projek
- Ahli pasukan lain yang mengusahakan projek serta peranan dan tanggungjawab mereka
- Matlamat projek
- Serahan
- Tugasan dalam skop
- Sebarang tugasan di luar skop
- Kekangan dan pertimbangan
- Sumber sedia ada
Amalan terbaik untuk menggunakan dokumen skop projek
Selain mencipta pernyataan skop projek, terdapat beberapa amalan terbaik yang boleh anda ikuti untuk memastikan proses pembuatan skop projek anda berkesan. Ini termasuk:
- Berikan butiran skop projek paling spesifik yang boleh, termasuk tindakan yang boleh diukur untuk melaporkan kejayaan projek
- Takrifkan elemen utama seperti objektif dan serahan terlebih dahulu, kemudian buat secara terbalik untuk memperhalusi garis masa projek dan pengurusan sumber
- Belajar daripada projek sebelum ini untuk menjadikan skop projek anda sebaik yang mungkin
- Jadikannya semudah yang mungkin untuk mendapatkan sokongan daripada pihak berkepentingan yang berkaitan dengan mengenal pasti kekangan, sempadan atau pengecualian serta hasil projek dengan jelas
Pembuatan skop projek yang jelas dan berkesan—pada setiap masa
Dropbox ialah tempat terpusat yang ideal untuk menyimpan, mendapatkan maklum balas dan mengurus fail projek anda. Bina kepercayaan dengan pihak berkepentingan anda dengan berkongsi kemas kini dan kemajuan projek secara pantas dan memastikan mereka terlibat sepanjang kitaran hayat projek.
Dengan menyimpan segala-galanya di satu tempat, anda dan pasukan anda boleh memperkemas proses pengurusan projek dan meluangkan lebih banyak masa untuk fokus pada pembangunan dan pelaksanaan strategi projek yang kukuh—serta mengurangkan masa mengejar dokumen atau bimbang tentang tempat bahan projek anda disimpan.
