Etika persidangan video

Manfaatkan mesyuarat pasukan maya anda sepenuhnya dengan memastikan anda tahu perkara yang perlu dilakukan dan perkara yang harus dielakkan.

Apakah persidangan video?

Persidangan video adalah sebarang jenis telekomunikasi antara dua orang atau lebih melalui video dan audio. Pekerja jarak jauh dan orang yang tinggal jauh dari keluarga dan rakan mereka berkemungkinan sudah menjadi pakar dari segi panggilan video. Dengan lebih ramai orang bekerja dari rumah dan secara jarak jauh, berkomunikasi dengan rakan sekerja melalui persidangan video bakal menjadi lebih lazim nanti.

Mengapakah kita memerlukan etika persidangan video?

Memandangkan betapa banyaknya perisian persidangan video kini, kita mungkin berasa bahawa etika yang betul sudah sangat difahami sekarang. Walaupun lazimnya tiada masalah untuk anda menggunakan FaceTiming ahli keluarga atau rakan anda dari atas katil yang selesa, ini tidak sama dengan alat komunikasi tempat kerja seperti Zoom, yang memerlukan pemikiran yang lebih baik untuk keselesaan dan keberkesanan. Anda mungkin seorang pakar dalam penganjuran mesyuarat di pejabat, tetapi penghalang maya tambahan dalam persidangan video boleh menimbulkan cabaran bagi beberapa pihak.

Mudah untuk berasa terganggu atau kehilangan fokus apabila bekerja dari rumah dan mesyuarat persidangan video juga tidak terkecuali. Walaupun tampak comel apabila anjing ahli pasukan termasuk ke dalam bilik, tetapi anjing yang comel itu boleh mengganggu mesyuarat. Perkara yang sama juga berlaku kepada peserta yang terasing, yang jelas sekali tidak mendengar atau memberikan perhatian pada mesyuarat.

Peraturan utama untuk etika persidangan video

Langkah pertama untuk mempunyai panggilan video yang produktif adalah memastikan panggilan tersebut berfungsi, dari segi perspektif teknologi dan manusia. Jadi, untuk memastikan anda memanfaatkan mesyuarat video sebaiknya dengan rakan sekerja anda, kami telah mengumpulkan senarai semak beberapa tip etika panggilan video yang paling penting untuk diikuti:

Semak internet dan perkakasan anda terlebih dahulu

Anda akan kelihatan dan berasa lembab dan tidak profesional jika anda cuba memulakan mesyuarat tetapi mikrofon atau kamera web anda tidak berfungsi. Apabila anda mempunyai mesyuarat yang dijadualkan lebih awal, sentiasa pastikan penyediaan persidangan video anda berfungsi sebelum mesyuarat—bukan dua minit selepas mesyuarat bermula. Semak mikrofon terbina dalam atau set kepala anda untuk memastikan alat tersebut dikesan oleh perisian anda.

Anda juga harus menguji jika sambungan internet anda boleh menampung persidangan video. Anda tidak mahu terputus sambungan pada waktu yang genting atau semasa berbual. Jika sambungan internet anda goyah, banyak apl yang membolehkan anda mengehadkan kualiti video yang anda terima atau matikan video agar anda masih boleh turut serta secara lisan. Walaupun anda tidak dipaparkan pada video seperti semua orang yang lain, tetapi keupayaan untuk masih terlibat dan mengikuti perkembangan adalah lebih penting. Perlu diingat bahawa sesetengah orang mungkin tidak mahu pilihan video langsung untuk beberapa sebab, terutamanya jika mereka dalam ruang kongsi dengan kanak-kanak atau haiwan peliharaan atau mereka tidak mahu dilihat pada masa itu. Tiada masalah.

Pakaian

Kita semua pernah buat sekurang-kurangnya sekali: bangun dari tidur dan terus membuka komputer riba untuk mesyuarat pasukan pada pukul 9 pagi. Walau bagaimanapun, menghadiri mesyuarat video dengan masih berpakaian baju tidur mungkin bukanlah rupa yang baik untuk persona professional anda. Jika anda mahu dipandang serius dalam panggilan persidangan video, maka pakailah sewajarnya. Walaupun anda tidak semestinya perlu memakai pakaian kerja yang formal, tetapi pastikan anda berpakaian cukup baik untuk dilihat oleh ahli pasukan anda. Bukan sahaja anda akan kelihatan seperti anda mengambil kisah tentang penampilan anda, tetapi memakai pakaian selain daripada sweater boleh membantu anda lebih bersedia untuk mengadakan perbualan yang produktif dan fokus dengan rakan sekerja anda.

Cari ruang yang tidak bising

Bukan semua orang mempunyai pejabat persendirian yang ditetapkan untuk membantu mereka bekerja dari rumah, tetapi penting untuk anda mencari atau mencipta ruang yang senyap untuk persidangan video. Walaupun anda tidak mendapati keluarga, teman sebilik atau haiwan peliharaan anda berkeliaran semasa anda bekerja itu mengganggu, sesetengah daripada hadirin mungkin berasa itu suatu gangguan. Jadi, apabila anda duduk untuk menghadiri persidangan video, pastikan anda berada di tempat yang berkemungkinan besar tiada sesiapa akan masuk atau mengganggu anda. Anda akan kekal fokus pada rakan sekerja anda semasa mereka bercakap dan menghapuskan sebarang hingar di latar belakang semasa anda bercakap.

Persiapkan ruang tersebut

Apabila anda sudah berpakaian sewajarnya dan berada di tempat persendirian untuk panggilan video anda, perhatikan persekitaran anda dan lihat rupa tempat itu pada kamera. Sia-sia sahaja persediaan anda jika ruang itu terlalu gelap untuk dilihat oleh rakan sekerja anda atau jika bingkai kamera melihat pada pinggan kotor dalam sinki. Luangkan masa untuk membersihkan dan mengemas ruang di sekeliling anda. Selak langsir atau nyalakan lampu atau jika masalahnya terletak pada hiasan anda yang tidak kemas secara visual, gunakan skrin hijau atau latar belakang maya untuk menyembunyikannya. Misalnya, Zoom  mengesan latar belakang anda secara automatik dan membenarkan anda melapiskannya dengan imej.

Jika anda tidak bercakap, pastikan anda diredam

Sebaik sahaja mesyuarat anda bermula, salah satu aspek yang paling penting dalam etika panggilan video adalah meredamkan mikrofon anda apabila anda tidak bercakap. Walaupun anda telah menemui tempat yang senyap untuk mesyuarat anda, mikrofon anda masih akan merakam bunyi anda jika anda bergerak, batuk atau mula menaip. Pasti anda tidak mahu sesiapa pun untuk mengulang ucapan mereka disebabkan gangguan yang tidak sengaja atau terlihat anda melakukan perkara lain semasa mesyuarat, tidak kira betapa sedikit masa yang diambil. Kebanyakan perisian persidangan video mempunyai butang redam untuk diri anda atau untuk panggilan—pastikan anda menyahredam diri anda apabila anda bercakap semula.

Pandang kamera

Apabila anda dalam panggilan video, mungkin lebih baik jika anda memandang makluman video orang lain dalam mesyuarat. Walau bagaimanapun, jika anda mahu orang lain dalam panggilan untuk menumpukan perhatian kepada anda semasa anda bercakap, ada harus memandang tepat pada kamera. Walaupun anda tidak dapat melihat rakan sekerja anda, memandang kamera membantu meniru perasaan komunikasi bersemuka dan memastikan mereka menumpukan perhatian dan benar-benar mendengar ucapan anda. Jika anda ingin dapat melihat mereka semasa anda bersuara, letakkan video pada skrin secara terus bersebelahan kamera agar anda dan mereka berada pada paras mata. Ini bukanlah masalah bagi kebanyakan komputer riba, tetapi anda mungkin perlu mengubah penyediaan anda jika anda bekerja pada desktop.

Tumpukan perhatian dan kekal fokus

Sudah tentulah sebaik sahaja anda dalam persidangan video, perkara paling penting yang boleh anda lakukan adalah fokus pada mesyuarat yang dijalankan. Mengelamun dalam mesyuarat semasa persidangan video adalah lebih mudah untuk dilakukan dan sukar dikesan berbanding mesyuarat dalam pejabat. Ini bermakna terpulang pada diri anda untuk memastikan anda turut serta bagaikan anda berada di pejabat walaupun semasa anda berada dalam bilik tidur bersama komputer riba anda. Kekal fokus semasa di rumah boleh dicapai dengan cara yang sama seperti di pejabat: misalnya, mencatat nota boleh membantu anda mengingati dan bertindak balas terhadap perkara yang dibincangkan. Walau bagaimanapun, anda juga perlu mengelakkan godaan untuk menukar tab pada aktiviti lain atau sekadar melihat telefon anda. Walaupun anda berasa anda mahir dalam melakukan berbilang tugas, namun anda tidak akan dapat memahami mesyuarat yang anda sertai jika anda terganggu.

Cara untuk membuat persidangan video dengan berkesan

Sebaik sahaja anda sudah mempelajari etika asas persidangan video, anda tidak sepatutnya mengalami sebarang masalah dengan menyediakan dan mengadakan panggilan video bersama rakan sekerja anda. Walau bagaimanapun, sama seperti semasa anda berada di pejabat, lebih banyak usaha diperlukan untuk menjadikan mesyuarat video anda berkesan dan waktunya produktif. Oleh itu, jika anda merancang mesyuarat dengan rakan sekerja, pastikan anda mempunyai semua bahan yang diperlukan. Nasib baiklah penyepaduan Zoom dengan Dropbox memudahkan untuk anda menggunakan perisian persidangan video dan fail anda bagi mengadakan mesyuarat video yang lebih berkesan.

Sentiasa tetapkan agenda

Langkah pertama untuk menjadikan sebarang mesyuarat berkesan di dalam atau di luar pejabat adalah dengan memiliki agenda yang tetap. Faktor ini sahaja boleh menjayakan persidangan video anda. Dengan templat agenda mesyuarat yang tersedia di Dropbox, mudah untuk anda meletakkan agenda yang boleh dikongsi, yang menggariskan perkara asas mesyuarat anda, dengan mudah. Orang yang dijemput ke mesyuarat tersebut tetapi tidak dapat hadir juga akan dapat menyemak dokumen ini kemudian. Atau lebih baik lagi: mereka boleh menonton rakaman video daripada panggilan yang disalin kepada Dropbox daripada Zoom secara automatik.

Kongsi fail dan maklumat sebelum mesyuarat bermula

Jika anda mengharapkan input dan kerjasama daripada pasukan anda dalam panggilan video, penting untuk anda memberikan konteks agar mereka boleh berbuat demikian. Walaupun anda mungkin dapat mengedarkan helaian atau menulis pada papan putih dalam pejabat, persidangan video memerlukan lebih banyak perancangan yang lebih awal. Sediakan dan kongsi fail atau dokumen yang anda perlukan sebelum mesyuarat agar rakan sekerja anda tidak tertanya-tanya. Sebaik sahaja anda semua sudah berada dalam talian, anda juga boleh berkongsi skrin anda untuk melihat dokumen tersebut bersama-sama agar semua orang berada pada halaman yang sama. Lebih baik lagi, anda boleh berkongsi fail itu secara terus daripada Dropbox dalam mesyuarat Zoom, yang mana ahli pasukan boleh menambah dalam fail itu pada masa nyata.

Hantar jemputan terlebih dahulu

Di pejabat, mengumpulkan orang dalam bilik mesyuarat bermakna anda berjalan ke meja mereka dan bertanya jika mereka boleh meluangkan masa selama 10 minit. Walau bagaimanapun, kini lebih sukar lagi untuk mendapatkan perhatian orang ramai semasa bekerja dari rumah, walaupun semasa menggunakan Slack atau apl sembang pejabat yang lain. Jika anda mahu orang turut serta dalam persidangan video anda, mereka perlu diberitahu terlebih dahulu. Jika tidak, berkemungkinan besar mereka tidak ada di meja mereka dan tidak mempunyai masa untuk membaca agenda. Berikan masa yang diperlukan oleh semua orang untuk bersiap sedia bagi menyertai persidangan video dan anda serta seluruh pasukan anda, pasti akan berjaya.

Bekerjasama melalui persidangan video

Apabila pasukan jarak jauh menjadi lebih lazim, panggilan video bukan sekadar pengganti mesyuarat lagi. Panggilan video telah menjadi kebiasaan bagi kebanyakan perniagaan. Apabila persidangan video memainkan peranan yang lebih besar dalam kehidupan peribadi dan kerja kita, penggunaan teknologi yang betul adalah penting. Oleh itu, apabila anda menjadualkan mesyuarat Zoom yang seterusnya pada pukul 10 pagi, gunakan etika persidangan video kami agar mesyuarat anda diadakan dengan jayanya. Bersedia untuk persidangan video akan membantu melibatkan pasukan anda untuk turut serta dan akhir sekali, menggalakkan kerja berpasukan dalam talian anda semasa anda bekerja jarak jauh.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business