Panduan untuk menguruskan pasukan jarak jauh

Pastikan pekerja anda—pekerja di pejabat dan pekerja jarak jauh—dapat berfungsi dan berkembang sebagai pasukan yang berkesan.

true

Mengatasi halangan pekerja maya

Pengurusan pasukan yang berkesan ialah kunci untuk memastikan ahli pasukan anda, pekerja maya dan kakitangan dalam pejabat, boleh bekerja dengan lancar sebagai satu pasukan  apabila telekerja. Selain itu, pengurusan pasukan maya tidak semudah yang dikatakan. Daftar masuk dan penjejakan masa di pelbagai zon waktu dan waktu kerja boleh menjadi tekanan. Tambahan pula, membina kepercayaan dalam pasukan teragih yang tiada peluang untuk bersemuka boleh menjadi satu cabaran. Secara ringkasnya, usaha untuk memberi pekerja maya anda rasa dihargai dilihat hampir mustahil. Seperti mana pentingnya usaha memupuk budaya syarikat dalam persekitaran maya, anda juga ingin memastikan untuk mampu melaksanakan proses kerja yang berkesan.

Kekurangan kehadiran fizikal tentunya boleh memberi kesan kepada anggota pasukan dan aliran kerja. Sekiranya ahli pasukan jarak jauh tiada di pejabat, mereka mungkin timbul perasaan seperti bukan ahli pasukan yang sebenar. Jika orang lain bekerja di negara berbeza pula, mereka mungkin berasa seluruh budaya memisahkan mereka dari pasukan. Untuk menangani cabaran ini, pengurus pasukan maya disarankan untuk:

  • Memudahkan pembinaan pasukan maya
  • Kekalkan dengan mesyuarat 1:1 Zoom yang kerap dan konsisten
  • Sediakan konteks untuk permintaan dan pertanyaan
  • Hasilkan norma komunikasi
  • Beri ruang pasukan untuk kerja solo dan kerjasama yang tidak terganggu
  • Buat hubungan yang disengajakan
  • Nyatakan kejayaan supaya semua orang tahu bahawa mereka berusaha menuju satu matlamat

Sekiranya tidak ada interaksi bersemuka, berkemungkinan besar banyak nilai penting dalam budaya syarikat anda menjadi tergendala. Tugas anda adalah memastikan ini tidak berlaku. Nasib baik, terdapat banyak alat hebat untuk membantu anda.

Berhubung dengan pekerja maya melalui teknologi

Tidak perlu disebut lagi teknologi ini sangat penting di sini, tetapi adakah anda menggunakannya dengan cara yang betul? E-mel bagus sebagai alat komunikasi, tetapi apabila peranan utama anda ialah kerjasama, masa selalunya tidak mencukupi. Jangan bazirkan masa dengan menunggu maklum balas e-mel apabila alat digital lain dapat memberi anda banyak peluang kerjasama maya yang berharga dan mudah diakses.

Pemesejan segera

Setiap tenaga kerja perlu mempunyai alat pemesejan segera. Sama ada  Zoom atau Slack , pasukan anda dapat menghubungi 24/7, ini sangat bagus khususnya jika anda bekerja di zon waktu berbeza. Pemesejan segera boleh menjadi pemalar ideal bagi apa-apa ruang kerja sama ada anda di rumah, pejabat, atau bekerja jarak jauh di kedai kopi. Berhubung selalu dalam masa nyata sememangnya mustahak untuk menguruskan pasukan jarak jauh sebagai pengurusan pasukan secara amnya.

"Aturan pelanggar peraturan" penting untuk pemesejan segera adalah mencuba dan memecahkan peraturan itu. Walaupun sembang bukan kerja yang ringan hampir tidak dapat dielakkan pada satu ketika, persahabatan ini juga merupakan aspek penting dalam pembentukan pasukan maya. Oleh itu, memang patut anda tidak cuba menahan keterbukaan saluran komunikasi ini.  Perbualan ringan antara rakan sekerja menyukai secara bersemuka boleh dan harus ditiru secara maya dengan apa jua cara dan ini juga dapat mempengaruhi motivasi pasukan. Jika boleh, pastikan semua orang dalam satu kumpulan ruang sembang, jadi semua orang tidak terkecuali, pastikan pekerja baharu sentiasa diperkenalkan secara maya. Panggilan video ialah cara yang baik untuk melakukan ini, sehingga semua orang dapat menghadap nama skrin. Justeru itu, ini membawa kita ke:

Persidangan video

Ketiadaan pertemuan bersemuka boleh memberi kesan kepada anda kecuali jika anda benar-benar introvert. Sudah tentu, pemesejan segera bagus, tetapi jika kerjasama bertujuan untuk membina hubungan yang bermakna, mesej yang ditaip dengan senyap tidak mampu memberikan kepuasan. Lebih-lebih lagi, kebanyakan yang kita sebut berasal daripada bahasa badan. Oleh itu, pastikan anda membiasakan diri menggunakan persidangan video dengan pasukan anda sejak dari hari pertama.

Proses kemasukan untuk mana-mana pekerja maya harus dilakukan melalui panggilan video atau panggilan telefon biasa, dan bukannya melalui e-mel tanpa bersemuka dan suara. Berkomunikasi dengan ahli pasukan jauh anda, sama ada secara individu atau mesyuarat pasukan, dengan mesyuarat berkala melalui panggilan video. Contohnya Zoom, ia sangat sesuai untuk tujuan ini. Ini bukan sahaja membantu anda menikmati perbualan nyata dan lisan seperti panggilan video, Zoom juga membolehkan anda berkongsi skrin dan bekerjasama pada dokumen secara langsung daripada Dropbox. Tambahan semua ini kepada alat biasa anda boleh menjimatkan masa anda dalam jangka masa panjang dan memudahkan perolehan maklumat terkini. Pastikan pasukan anda melihat mesyuarat video sama seperti yang lain, dan dibolehkan sepenuhnya untuk mengatur dan menghadiri mesyuarat. Selain itu, tiada sesiapa yang menentukan setiap sesi mengikuti perkembangan perlu dalam suasana yang serius. Bergaul sebagai pasukan dalam mesyuarat Zoom setiap hari Jumaat, sama seperti anda makan tengah hari atau berseronok pada hujung minggu kerja. Dan jika anda atau pasukan anda berasa letih dengan Zoom, gunakan Dropbox Capture untuk merakam diri anda sendiri dan skrin anda, kemudian kongsi ini sebagai kemas kini untuk kekal berhubung tanpa perlu mengadakan lebih banyak mesyuarat.

Penjejakan masa

Pekerja jarak jauh memang mudah untuk tidak menyedari masa yang berlalu atau kebertanggungjawaban tanpa struktur pejabat untuk memastikan mereka tetap berada dalam keadaan terkawal. Walaupun dengan pasukan anda yang berdekatan, berjauhan dari pejabat masih boleh mewujudkan rasa tidak senang. Perkenalkan pasukan anda dengan penjejakan masa supaya semua orang tahu bahawa mereka bertanggungjawab untuk jam kerja serta menyiapkan kerja. Dengan berbuat demikian, anda dapat menyelaraskan waktu kerja dan ahli pasukan mengikut kemahiran di zon waktu yang berbeza.

Pastikan anda memilih ketua pasukan untuk pekerja jarak jauh supaya masih ada struktur yang jelas. Tetapkan harapan yang jelas dan pastikan semua orang terus berusaha. Dengan waktu yang ditetapkan, anda juga dapat memastikan bahawa sentiasa ada seseorang yang boleh dihubungi oleh pekerja jarak jauh. Pekerja maya kanan juga boleh menggantikan anda apabila waktu pejabat anda tamat.

Gambaran ringkas

Setelah penjejakan masa dilakukan, anda perlu memastikan pasukan anda berfungsi dengan berkesan. Itulah peranan alat pengurusan tugas . Alat yang sangat diperlukan untuk pengurusan projek, Dropbox membolehkan anda membuat senarai tugasan yang jelas dan mudah dikemas kini. Anda boleh menetapkan tarikh akhir dengan peringatan automatik jadi tiada yang ketinggalan. Oleh disebabkan semuanya digariskan dengan jelas pada satu tempat, anda tahu semua orang sentiasa dimaklumkan dan bertanggungjawab. Pengurusan pasukan jarak jauh memerlukan semua orang kekal mendapat maklumat terkini, jadi lokasi pusat untuk tugasan penting anda boleh memudahkan proses anda.

Telecommuting

Tiada siapa yang menyukai kereta api yang sibuk untuk pergi ke kerja atau kesesakan trafik semasa waktu sibuk, tapi ini masih memainkan peranan penting, Walaupun ini tidak digemari, perjalanan ke tempat kerja menyiapkan mental anda untuk bekerja, paling penting sekali ini pembahagi antara kehidupan peribadi dan kehidupan profesional anda. Pekerja rumah boleh berasakan mereka kehilangan perbezaan antara kehidupan di rumah dan kerja semasa pejabat mereka menjadi meja makan. Dengan menggalakkan hari kerja maya melalui telekerja, anda juga membantu meningkatkan keseimbangan kerja dan kehidupan.

Dropbox ialah penyelesaian yang ideal untuk kerja jarak jauh, membolehkan ahli pasukan untuk melakukan semua yang diperlukan—di satu tempat. Sebaik sahaja ahli pasukan bersedia masuk ke mod kerja, mereka hanya perlu log masuk. Pada penghujung hari, ini sangat mudah ditutup dan menentukan bahawa hari bekerja sudah tamat. Bukan sahaja mudah, ini juga mencipta persekitaran maya yang berguna. Oleh itu, jika anda menggunakan komputer riba yang sama untuk bekerja dan bermain, godaan seperti media sosial dapat dikawal semasa waktu kerja anda.

Permudahkan

Dengan pasukan teragih di seluruh tempat, wajarlah proses kerja juga akan kucar-kacir. Tanpa pejabat kongsi, mudah untuk pasukan maya mempunyai aliran kerja yang tidak bersatu. Jangan biarkan ini berlaku – bekerja sebagai satu pasukan ialah perkara penting bagi pasukan daripada pelbagai saiz dan jenis. Dropbox Paper membolehkan pasukan mengedit dan bekerjasama dalam masa nyata, jadi anda tidak akan berkongsi fail luar talian tanpa batas yang boleh hilang dengan mudah. Templat sumbang saran membantu pasukan teragih mengembangkan idea bersama-sama, manakala templat untuk minit mesyuarat yang berguna ini memudahkan pekerja jarak jauh untuk mengikuti mesyuarat yang berada di luar zon waktu mereka. Jika pekerja maya anda memanggil di tempat yang berbeza melalui mesyuarat, mereka boleh mendapat maklumat terkini dalam hanya beberapa saat. Integrasi apl ke Dropbox juga membuat segala sesuatu tetap jelas dan lancar, dengan pelbagai apl kerja yang hebat seperti Xero dan Zapier. Tidak perlu buang masa mengklik antara program atau beralih antara peranti apabila alat kerjasama membuat semua perkara menjadi ringkas.

Panduan untuk menguruskan pasukan dari jarak jauh

Teknologi memang hebat, tetapi ini juga mempunyai had. Asas pengurusan pasukan jarak jauh yang berjaya ialah mentaliti yang kuat dan semangat berpasukan yang sebenar. Adakah anda menghasilkan ruang yang membolehkan pembinaan pasukan maya dan mewujudkan rasa perpaduan di seluruh syarikat tanpa mengira zon waktu atau tempat kerja?

Berikut adalah beberapa pertimbangan penting untuk memastikan syarikat anda benar-benar menerapkan kerja berpasukan maya.

Jadi pasukan yang sebenar

Mungkin ini petua yang sangat jelas, tetapi anda tidak akan menjadi pasukan jika anda tidak mahu bersatu. Setiap surat-menyurat, setiap kemas kini, setiap peristiwa yang mempengaruhi pasukan dalaman anda harus dikongsi dengan pekerja jarak jauh. Ini sangat penting untuk menanamkan semangat kerja berpasukan maya: semua orang boleh berjaya, walaupun dia duduk sendirian di pejabat rumah.

Komunikasi yang berkesan berpunca daripada mengetahui bahawa kedua-dua pihak sama-sama berusaha. Terokai cara berkomunikasi dengan pasukan jarak jauh dan beritahu pekerja maya anda bahawa mereka mempunyai suara dan pengaruh di pejabat anda. Ini termasuk ucapan ulang tahun seluruh syarikat untuk memastikan mereka memberi komitmen untuk mesyuarat pasukan mingguan. Pengurusan pasukan maya tidak patut menghalang anda. Sekiranya pasukan dalaman anda boleh menarik seseorang, sama ada pelatih atau pengasas bersama untuk tujuan perbualan pendek, pastikan pasukan maya anda juga boleh melakukan perkara tersebut. Panggilan video dan penyelarasan tidak perlu dijadualkan beberapa hari sebelumnya atau dijadikan terlalu penting. Perkara utama adalah supaya semua orang tahu pasukan mereka berhubung, mudah didekati dan sedia untuk membantu.

Jangan jadikan pekerja maya anda sebagai komoditi

Memang mudah untuk menganggap pekerja jarak jauh ini perlu dimanfaatkan apabila perlu, namun sikap ini patut anda buang. Pastikan ikatan pasukan sentiasa berlaku. Bina hubungan yang bermakna dengan semua ahli pasukan anda supaya pekerja maya mempunyai hubungan yang sama antara satu sama lain seperti orang yang bekerja di ruang fizikal yang sama. Bekerja dengan pekerja maya tidak boleh dipandang sebagai tugas yang memerlukan usaha tambahan.

Jangan biarkan pengurusan pasukan maya anda menjadi satu titik hubungan: pekerja jarak jauh haruslah turut dilibatkan dengan tenaga kerja anda seperti orang lain. Akhirnya, pengurusan pasukan jarak jauh tidak seharusnya berbeza dengan nilai sebenar anda dan usaha yang anda lakukan untuk berhubung sebagai tenaga kerja yang bersatu. Ini hanya perlu ditambahkan—dan apabila anda memberi mereka semangat, mereka juga sama.

Ayuh pasukan!

Jadi, jika syarikat anda ingin bekerja dari jauh, pastikan anda benar-benar bersedia untuk itu. Memupuk budaya syarikat sangat penting di mana-mana pejabat, dan benar-benar penting jika pejabat anda juga mula menggunakan ruang maya. Yang paling utama, pastikan pasukan jarak jauh anda menerima seadanya – dan pastikan alat kerjasama anda memberikan kekuatan kepada mereka setiap masa.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Bermula dengan Dropbox