Cara memudahkan kemasukan dengan Dropbox Paper

Templat jadual kemasukan telah dibuat di Dropbox Paper

Apabila anda bertanggungjawab untuk menyediakan pekerja baru untuk berjaya pada hari pertama, terdapat banyak tekanan untuk kekal teratur. Pekerja bergantung kepada anda untuk menolong mereka terus berjalan.

"Pekerja tidak dapat melakukan yang terbaik dan membawa kita ke tahap yang seterusnya jika mereka tertekan tentang cara mereka akan pergi ke bilik mesyuarat, mendaftar dalam manfaat atau ketika mereka pertama kali akan dibayar," kata Joe Topasna, Penganalisis Operasi Sumber Manusia di Dropbox. 

Beberapa profesional Sumber Manusia menemui cara baru untuk mengurangkan tugasan berulang dan menumpukan pada menghasilkan pengalaman yang lebih peribadi. Di Dropbox, pasukan Orang kami menggunakan Dropbox Paper untuk memudahkan kemasukan. Paper ialah ruang kerja bekerjasama yang boleh menghasilkan hampir setiap bahagian kemasukan menjadi lebih cekap. Untuk menunjukkan kepada anda caranya, kami bercakap dengan beberapa orang di Dropbox yang bertanggungjawab untuk mengubah rekrut baru kami menjadi pekerja cemerlang semua bintang. 

1. Dokumen yang dijadikan templat

W-4s. I-9s. Dokumen Pematuhan Negara. Bukan cara yang paling berinspirasi untuk mengucapkan "Selamat datang ke pekerjaan baru anda", bukan? Malangnya, terdapat cara untuk membawa beberapa kertas (dan kerja) daripada semua kertas kerja.

Seperti yang diketahui oleh setiap profesional Sumber Manusia, proses kemasukan adalah berulang. Perkara yang berjaya beberapa tahun yang lalu mungkin tidak berfungsi hari ini. Contohnya, maklumat manfaat berubah dari satu bulan ke bulan yang berikutnya. Oleh itu, mengemas kini semua dokumen yang berkaitan boleh menjadi cabaran. 

Tetapi setiap kali pasukan Dropbox People berkongsi dokumen Paper dengan kelas kemasukan, pasukan dapat memastikan pegawai baru mendapat akses kepada butiran terkini dengan mengemas kini teks atau menambahkan pautan ke dokumen Paper yang berkaitan.

"Dengan Paper, kami dapat membuat perubahan dalam dokumen dan orang dapat melihatnya secara langsung, jadi kami tidak perlu menghantar semakan," kata Dorena Sanchez, Penganalisis Pengalaman Pekerja Manfaat di Dropbox. "Kami juga dapat memberi komen dan meminta orang mengulas perkara yang berlainan dalam dokumen, yang sangat membantu pasukan kami. Kami boleh mengulangi arahan kami pada bila-bila masa. Pekerja baru tidak perlu mengklik muat semula untuk melihat perubahannya. "

Mereka juga menjimatkan masa dengan menggunakan templat, yang membenarkan mereka mengelak daripada kerumitan menghasilkan sekumpulan dokumen baru untuk setiap kelas akan datang. Ketika pasukan Dorena menggunakan semula dokumen secara berulang, mereka menggunakan ciri "jadikan templat" Paper. 

Ciri "jadikan templat" di Dropbox Paper

Membuat templat anda sendiri daripada dokumen Paper adalah mudah. Anda juga boleh menggunakan templat siap pakai kami untuk membantu pasukan anda memulakan projek dengan nota mesyuarat, pelan projek, taklimat kreatif, dan banyak lagi.

Minggu ini, kami memperkenalkan templat kemasukan pekerja baru (ditunjukkan di bawah) yang boleh digunakan oleh pasukan Sumber Manusia dari mana-mana syarikat. Templat ini direka bentuk khusus untuk menjadikan tugas hari pertama pasukan anda lebih mudah. Templat tersedia dalam bahasa Inggeris sahaja, dan akan tersedia tidak lama lagi pada mudah alih.

Templat kemasukan pekerja baru Dropbox Paper

Templat kemasukan pekerja baru Dropbox Paper

2. Menyediakan senarai semak mudah

Dengan banyak yang berlaku pada hari pertama, mudah untuk terlupa perkara yang perlu dilakukan dan waktunya. Itulah sebabnya pasukan Sumber Manusia kami menghasilkan senarai semak yang kukuh. Dengan Paper, anda dapat membuat senarai tugasan
dengan cepat, dan menugaskan orang untuk setiap tugas dengan @sebut yang mengirimkan mereka pemberitahuan e-mel bagi memberi tahu mereka tarikh akhir tugas mereka.

Tangkapan skrin beranimasi menunjukkan ciri senarai semak dalam Dropbox Paper

"Kami baru saja melaksanakan senarai semak manfaat ini akhir tahun lalu," kata Dorena. "Sebelum itu, kami berkongsi pembentangan 60 slaid dengan pekerja dan hanya mengharapkan mereka mengingati setiap butiran." Dorena mengatakan bahawa dia cepat menyedari bahawa ini tidak mudah untuk pekerja baru—terutama ketika pasukan lain meminta perhatian mereka untuk mengisi borang. Selain itu semua, ada kerja baru yang perlu dipelajari. 

Setelah melaksanakan senarai semak dokumen Paper, Dorena dan pasukannya mendapati bahawa tindakan itu bukan sahaja memperkemaskan proses, tetapi juga membantu pekerja baru menumpukan perhatian mereka pada perkara yang paling penting. "Kini kita dapat mengatakan pada awal pembentangan, 'Jangan cuba untuk menghafal ini. Rujuk sahaja senarai semak ini.' Orang ramai ketawa, tetapi sebenarnya, mereka hanya perlu ingat senarai semak itu."

Tangkapan skrin menunjukkan senarai semak Manfaat dalam Dropbox Paper

Mengagihkan tugas dan menetapkan tarikh akhir dalam Dropbox Paper

Tangkapan skrin menunjukkan ciri pengagihan tugas dalam Dropbox Paper

3. Menambah keterlihatan dan ketelusan

Dengan ciri maklumat pelihat di Paper (ditunjukkan di bawah), pasukan Sumber Manusia dapat mengirimkan dokumen kepada pekerja baru, kemudian memeriksa kembali untuk melihat siapa yang membukanya (dan siapa yang belum). Dengan cara ini, Dorena mengatakan mereka dapat memastikan semua orang yang perlu cepat telah menerima maklumat tersebut. "Kadang-kadang kami menerima soalan seperti: 'Di mana saya boleh dapatkan maklumat ini?' Kami akan menjawab, 'Nampaknya anda belum membuka dokumen ini. Dokumen ini akan menjadi sahabat baik anda. Ikuti langkah demi langkah dan anda tidak akan ketinggalan apa-apa perkara.''

Menjejak kemajuan dengan ciri maklumat pelihat di Dropbox Paper

Tangkapan skrin beranimasi menunjukkan ciri maklumat pelihat dalam Dropbox Paper

Selain itu, Paper membenarkan sesiapa sahaja yang telah diundang ke dalam dokumen untuk melihat proses penyuntingan ketika proses berlaku. Ahli pasukan yang telah diberi akses penyuntingan dapat membuat perubahan, dan dua orang atau lebih dapat membuat semakan pada masa yang sama. Mereka yang hanya diberi akses untuk melihat dapat menambah komen untuk bertanya tentang kandungan atau membuat perubahan yang disarankan. Perbualan yang selalu hilang dalam komen e-mel dapat dilihat dalam konteks di sebelah kandungan dalam komen dan balasan.

Menambah komen dalam Dropbox Paper

Tangkapan skrin beranimasi menunjukkan ciri koemn dalam Dropbox Paper

Di Dropbox, kami sangat percaya dengan konsep membenarkan pekerja belajar antara satu sama lain semasa kami bekerja bersama dan belajar daripada masa lalu kami melalui retrospektif. Paper membantu pekerja baru dengan cepat, kerana satu carian di Paper menunjukkan dokumen daripada projek di seluruh organisasi.

"Kami sangat telus sebagai sebuah syarikat tentang perkara yang kami boleh lakukan dengan lebih baik dari sudut produk," kata Joe. "Sesiapa sahaja boleh mencari retrospektif. Itu bukan sesuatu yang kami sekat. Di peringkat syarikat, itulah ditetapkan secara lalai. Orang ramai tertarik kerana perkara itu. Pekerja baru akan datang kepada saya dan berkata 'Saya telah bekerja di syarikat teknologi XYZ dan perkara sebegitu disembunyikan.' Itu sesuatu yang baru bagi orang ramai."

Sudah tentu, tidak setiap syarikat mempunyai budaya ketelusan yang sama. Untuk syarikat yang hanya ingin menjadikan kandungan tertentu menjadi umum, Paper direka bentuk untuk membenarkan pentadbir IT menyesuaikan siapa yang dapat melihat perkara tertentu melalui tetapan yang disesuaikan pada setiap dokumen Paper. 

"Saya pernah bekerja di syarikat bukan teknologi lain dan saya melihat proses mereka sebagai pekerja baru," kata Dorena. "Prosesnya terdiri daripada kertas fizikal dan arahan membosankan. Saya rasa perbezaan antara kemasukan di sini dan di syarikat-syarikat lain adalah automasi dan keterlihatan arahan. Di syarikat lain, mereka akan mengatakan, 'Inilah cara anda mendaftar dalam manfaat. Semoga berjaya.' Di sini, kami mengatakan, 'Berikut adalah cara anda mendaftar dalam manfaat. Dan berikut adalah cara anda menemui doktor. Dan berikut adalah cara anda membuat janji temu."

4. Memperkemaskan respons untuk pertanyaan pekerja baru 

Pada hari tertentu, salah satu tugas yang paling biasa ditangani oleh pasukan Sumber Manusia ialah pertanyaan pekerja. "Saya mungkin mendapat 30-40 pertanyaan sehari," kata Dorena. "Tetapi banyak di antaranya berkaitan dengan perubatan, jadi bukan jawapan yang cepat dan mudah. Mungkin ada 40-50 soalan standard dalam seminggu, diulang dalam satu kitaran: 'Bagaimanakah cara saya mendaftar dalam perkara ini?' kemudian seminggu kemudian: 'Bilakah saya akan menerima kad pengenalan perubatan saya.'"

"Paper telah membantu memperkemaskan aliran kerja sehingga memerlukan 15 minit daripada hari saya, dan bukannya 3 jam keseluruhan dari masa ke masa," katanya. "Kerana kami telah membangunkan begitu banyak kandungan kami, kami tidak perlu menaip maklumat yang sama berulang kali atau cuba menyesuaikannya kepada setiap pekerja. Saya boleh hanya membalas dan berkongsi dokumen Paper untuk mengatakan 'Di sinilah tempat maklumat itu berada.'"

Menjemput rakan pasukan ke dalam dokumen Paper dikongsi

Tangkapan skrin beranimasi menunjukkan cara berkongsi dokumen Dropbox Paper

5. Menjadikan kerja suruhan seperti permainan

Untuk menjadikan proses melalui dokumen kurang sukar dan membuatkan pekerja baru terlibat, pasukan Sumber Manusia di Dropbox memutuskan untuk menjadikan proses seperti permainan. Mereka mencipta pencarian harta karun yang membimbing pekerja baru melalui pendaftaran dan memperkenalkan mereka kepada salah satu alat utama yang digunakan syarikat untuk menyelaraskan projek dan berkomunikasi dengan pekerja—Dropbox Paper. 

"Saya menggunakan pencarian harta karun, yang berfungsi sebagai lawatan ke halaman manfaat kami, sebagai pengenalan kepada Paper," kata Dorena. "Kami menggunakan maklumat manfaat dalam dokumen Paper untuk menunjukkan kepada mereka maklumat pendaftaran awal mereka. Kemudian kami menghantar senarai terperinci perkara yang harus mereka lakukan pada tarikh-tarikh tertentu. Saya rasa ini menunjukkan betapa bermanfaatnya kerjasama itu. Kerana dengan ciri maklumat pelihat, anda dapat melihat wajah dan nama pekerja baru lain yang melihat dokumen tersebut."

Dokumen Paper pencarian harta karun pekerja baru

Tangkapan skrin menunjukkan pencarian harta karun dalam dokumen Dropbox Paper

"Saya menyertai pasukan baru-baru ini dan sangat menikmati pencarian harta karun itu," kata Tony Hue, Pengurus Pemasaran Lifecycle di Dropbox. "Walaupun saya masih sedih kerana pasukan kami tidak menang pencarian harta-karun itu, itu mungkin kaedah terbaik untuk mempelajari asas-asas Paper yang cepat dan berkaitan kehidupan di Dropbox."

Untuk mengetahui cara Dropbox Paper dapat memudahkan kemasukan dan tugas-tugas lain bagi pasukan anda, lihat dropbox.com/paper .

Ketahui perkara lain yang Dropbox boleh lakukan untuk pasukan Sumber Manusia anda.

Hubungi Dropbox