Adakah mesyuarat tak selaras pada masa depan?

Ia bukan perkara yang tidak benar untuk mengatakan cara kita bekerja dan berkomunikasi sedang berubah. Mesyuarat video kini penting untuk banyak perniagaan—tetapi ia mempunyai kelemahan. Ketahui cara mesyuarat tak selaras boleh membantu pasukan maya dengan kerjasama dan produktiviti mereka.

Ilustrasi seorang profesional bekerja dari rumah pada komputer riba.

Peluang kerja yang lebih fleksibel—termasuk pasukan hibrid dan maya pertama—berada di sini untuk kekal. Menurut kajian tahun 2020 oleh PwC, 83% pekerja mahu bekerja dari jarak jauh sekurang-kurangnya satu hari seminggu sejak wabak itu.

Apabila lebih banyak perniagaan bergerak ke arah kerja jarak jauh, teknologi komunikasi dan kerjasama menjadi penting. Mesyuarat video kini merupakan kaedah biasa untuk memastikan pasukan jarak jauh berhubung dan terlibat.

Namun, mesyuarat video boleh menjadi huru-hara—apatah lagi meletihkan apabila digunakan secara berlebihan. Sambungan Internet yang perlahan, perbualan yang bertindih dan kekurangan produktiviti umum hanyalah beberapa masalah yang dihadapi oleh pekerja jarak jauh dengan mesyuarat video.

Malah, maklumat grafik Atlassian menunjukkan kita menghabiskan 31 jam sebulan secara purata dalam mesyuarat yang tidak produktif. Jadi bagaimana anda boleh memanfaatkan faedah mesyuarat maya, tanpa mengorbankan produktiviti, penglibatan pasukan dan kesambungan?

Masukkan: mesyuarat tak selaras (“tak selaras”).

Seorang profesional duduk di atas lantai di rumah sambil bekerja pada komputer riba.

Mari kita mulakan dengan yang asas… apakah yang kami maksudkan dengan “tak selaras”?

Komunikasi tak selaras berlaku apabila satu orang (atau kumpulan) memberikan maklumat dan terdapat selang masa sebelum penerima memberikan respons mereka. 

Contoh klasik komunikasi tak selaras ialah e-mel—mesej tidak memerlukan respons segera dan terdapat jurang atau kelewatan dalam pertukaran.

Ringkasnya, mesyuarat tak selaras tidak berlaku dalam masa nyata. Ia akan diatur dan dirancang sedikit sebanyak, tetapi tidak memerlukan jadual. Komunikasi mungkin sehala, seperti video latihan yang telah diprarakam, atau lebih banyak interaksi seperti mesej video atas permintaan.

Mesyuarat video tak selaras tidak distrim secara langsung—sebaliknya, ia dirakam supaya ia boleh ditonton dan disemak kemudian. 

Apakah perbezaan antara mesyuarat tak selaras dan selaras?

Jadi, anda mungkin tertanya-tanya perkara yang membezakan mesyuarat tak selaras. Jika anda telah bekerja dari jarak jauh buat sementara waktu sekarang, kemungkinan besar kebanyakan mesyuarat anda adalah selaras. Ini bermakna bahawa mereka adalah secara langsung dan memerlukan peserta untuk aktif pada masa yang sama.

Seperti mesyuarat tak selaras, mesyuarat selaras membolehkan anda berinteraksi dengan rakan sekerja dan klien walaupun lokasi menjadi masalah. Walau bagaimanapun, mesyuarat selaras perlu dijadualkan dan rekod mesyuarat mungkin atau mungkin tidak diambil untuk rujukan masa hadapan.

Secara ringkasnya:

  • Mesyuarat selaras berlaku dalam masa nyata—mesyuarat video langsung pada platform seperti Zoom memerlukan perbualan dua hala antara peserta. Peserta menyemak bahan mesyuarat bersama-sama dan maklum balas adalah serta-merta
  • Mesyuarat tak selaras adalah sebaliknya—ia tidak distrim langsung dan komunikasi tidak berlaku dalam masa nyata. Mesyuarat video tak selaras dirakam dan dikongsi supaya kandungan boleh dikongsi dan dilihat pada masa akan datang
Seorang profesional bekerja di rumah dan duduk di atas sofa sambil bekerja pada komputer riba mereka.

Apakah kelebihan mesyuarat tak selaras?

Mesyuarat tak selaras memberikan peluang baru kepada perniagaan untuk berinovasi dan menjadi lebih fleksibel. Mari lihat beberapa sebab mesyuarat tak selaras akan memberi manfaat kepada perniagaan anda.

Fleksibiliti yang lebih besar

Mesyuarat tak selaras mesti ada untuk pasukan jarak jauh hibrid, teragih dan mendahulukan maya. Dengan mengelakkan kesulitan pertemuan secara bersemuka, perniagaan boleh mengembangkan kumpulan bakat mereka dan peluang pengambilan pekerja melebihi had pejabat.

Pendekatan ini juga membolehkan anda bekerja merentasi zon waktu dan platform yang berbeza. Jika anda mempunyai klien di negara lain, anda tidak perlu risau tentang menjadualkan mesyuarat yang terlalu awal untuk satu pasukan dan terlambat untuk pasukan yang lain!

Menghapuskan tekanan tindak balas segera bermakna ahli pasukan kurang berkemungkinan mengalami keletihan jika terdapat tekanan dan tuntutan yang bersaing pada masa mereka.

Pada peringkat peribadi, pendekatan tak selaras menunjukkan bahawa anda mempercayai ahli pasukan anda. Ia menunjukkan bahawa anda mempunyai keyakinan terhadap kebolehan mereka untuk memenuhi peranan mereka tanpa berurusan terus dengan penyelia atau pengurus.

Anda boleh mengawal semula jadual anda dan meluangkan masa yang akan anda luangkan dalam mesyuarat yang mesti dihadiri (yang mungkin produktif atau tidak!) Ahli pasukan boleh menonton mesyuarat video mengikut rentak mereka sendiri, pada masa dan tempat yang sesuai untuk mereka.

Produktiviti yang lebih baik

Berbanding dengan komunikasi tak selaras—dan aliran pemberitahuan yang kelihatan tidak berkesudahan—terdapat sedikit gangguan yang terlibat dengan kerja tak selaras.

Kerana anda boleh menggunakan kandungan tak selaras apabila ia sesuai dengan anda, anda berpeluang mengikuti mesyuarat video apabila anda berasa paling produktif semasa hari kerja atau apabila anda lebih tenang untuk benar-benar menumpukan perhatian.

Mesyuarat tak selaras membolehkan anda menjadi lebih proaktif berbanding reaktif dalam bekerja dan bekerjasama dengan rakan sekerja. Anda tidak perlu tergesa-gesa menonton video atau merasakan tekanan untuk membalas mesyuarat secepat mungkin.

Tanpa kepenatan selepas mesyuarat, seperti yang mungkin anda alami selepas panggilan video langsung, anda akan menjadi lebih segar dan lebih bersedia. Apabila anda diberikan ruang untuk menonton mesyuarat tak selaras dengan sepenuh perhatian anda—dan mempunyai keupayaan untuk menjeda atau putar balik video—sebarang maklum balas yang diharapkan daripada anda akan menjadi lebih jelas dan lebih fokus.

Selain itu, mesyuarat tak selaras membolehkan lebih ramai rakan sekerja menyumbang kepada perbincangan. Berbilang suara atau personaliti yang mendominasi dalam panggilan video selaras boleh menenggelamkan ahli pasukan yang lebih senyap. Alternatif tak selaras menggalakkan penyertaan dan kerjasama yang lebih baik.

Seorang profesional bekerja di pejabat rumah mereka.

Rakam mesyuarat untuk rujukan masa hadapan

Sifat mesyuarat tak selaras mengurangkan pergantungan pada pengambilan nota manual dan ingatan untuk menyampaikan maklumat selepas mesyuarat tamat.

Dengan alat seperti Dropbox Capture, anda boleh mencipta sistem rekod mesyuarat video untuk digunakan oleh pekerja semasa dan akan datang apabila diperlukan. Ini menjadikannya lebih mudah untuk menyediakan video latihan untuk pekerja baru dan juga seminar untuk diakses oleh seluruh pasukan.

Dengan merakam mesyuarat yang boleh disemak pada bila-bila masa, anda menyumbang kepada budaya kerja yang telus dan amanah. Rakaman akan tersedia untuk menyokong anda jika anda perlu menyemak semula matlamat atau jangkaan projek anda.

Jadi, adakah mesyuarat tak selaras adalah masa depan kerja?

Menurut Buffer, 20% pekerja jarak jauh mendapati sukar untuk bekerjasama dan berkomunikasi dengan pasukan mereka. Jika ini kedengaran biasa, mesyuarat tak selaras mungkin menawarkan penyelesaian—ia mengalih keluar banyak kekangan mesyuarat selaras dan memberikan pasukan lebih fleksibiliti.

Mesyuarat tak selaras membantu anda berinovasi dan menyesuaikan perniagaan anda dalam masa peralihan budaya kerja dan cabaran yang belum pernah berlaku sebelum ini kepada produktiviti. 

Walau bagaimanapun, mesyuarat selaras tidak perlu diganti sepenuhnya—tetapi mesyuarat itu juga tidak sepatutnya menjadi keutamaan anda. Sesetengah ahli pasukan dan klien mungkin lebih suka perbualan bersemuka berbanding video yang dirakam. Selain itu, anda perlu mengingati kelewatan dalam masa tindak balas yang dikaitkan dengan mesyuarat tak selaras untuk projek yang mempunyai tarikh akhir yang ketat.

Sebaik-baiknya, anda harus mencari keseimbangan dengan alatan yang membolehkan perniagaan anda berkembang sejajar dengan matlamat jangka panjang anda. Platform seperti Dropbox Capture bukan sahaja menghilangkan tekanan untuk menghadiri mesyuarat, tetapi juga membolehkan ahli pasukan memberikan maklum balas tentang video dengan ulasan pada bingkai yang tepat.

Video tangkapan skrin dalam Dropbox Capture.

Tiada perasaan selaras

Dengan kerja jarak jauh dan hibrid menjadi lebih biasa, mesyuarat video menjadi kebiasaan bagi kebanyakan perniagaan. Dengan Dropbox Capture, mesyuarat tak selaras adalah mudah.

Pasukan anda, baik yang dekat mahupun jauh, akan berterima kasih kepada anda kerana membenarkan mereka mengawal jadual mereka dan menghasilkan kerja yang hebat dalam masa yang mereka mungkin habiskan dalam mesyuarat yang sia-sia.