원격 근무의 장애물 극복
효율적인 팀 관리는 재택근무를 시행할 때 원격 근무자와 통근 직원 모두가 하나의 팀으로 원활하게 협업할 수 있도록 해주는 핵심 요소입니다. 물론 원격 팀을 관리한다는 것이 말처럼 쉽지는 않습니다. 시간대와 업무 시간이 서로 다른 팀원들의 상태를 확인하고 시간을 추적하다 보면 스트레스가 쌓일 수 있죠. 더군다나 서로 얼굴을 마주할 수 없는 분산된 팀에서 신뢰를 구축하기란 쉽지 않습니다. 원격 근무를 하는 팀원이 자신의 가치가 인정받는다는 느낌을 갖게 하는 것은 거의 불가능한 일처럼 보이기도 합니다. 가상 환경에서 조직 문화를 구축하는 것이 중요한 만큼 팀에 효율적인 업무 프로세스를 구축하는 것도 중요합니다.
팀원들이 물리적으로 실재하지 않는 환경은 팀원과 워크플로에 영향을 미칩니다. 사무실에 출근하지 않는 원격 팀원들은 팀의 일원이라는 느낌을 받지 못할 수도 있죠. 그리고 다른 나라에서 근무 중인 사람의 경우, 문화 차이로 인해 팀으로부터 단절된 느낌을 받을 수 있습니다. 원격 팀을 관리하는 사람이라면 다음과 같은 방식으로 이러한 어려움을 극복해보세요.
- 온라인 팀 빌딩 활동 권장하기
- 자주, 지속적으로 Zoom으로 일대일 회의하기
- 요청과 질문을 받으면 전후 상황 설명하기
- 소통의 기준 만들기
- 단독 작업과 협업 작업 모두에 팀 공간 제공하기
- 의도적으로 교감 쌓기
- 모두가 하나의 목표를 위해 노력할 수 있도록 확실한 목표 세우기
직접적인 교류가 없는 상황에서는 조직 문화의 핵심 가치 대부분이 묵살되기가 쉽습니다. 그리고 이러한 상황을 방지하는 것이 관리자의 역할이죠. 다행스럽게도 효율적인 팀 관리에 도움이 되는 도구는 많이 있습니다.
기술을 통한 원격 근무자들과의 교류
원격 근무에서 기술이 절대적으로 중요하다는 것은 말할 필요도 없습니다. 하지만 문제는 기술을 제대로 사용하고 있느냐는 것이죠. 이메일은 훌륭한 커뮤니케이션 도구이지만, 협업을 증진해야 하는 관리자에게 시간이 항상 내 편이 되어주지는 않습니다. 다른 디지털 도구를 사용해 수많은 온라인 협업 기회에 쉽게 접근할 수 있는 상황에서 이메일 답장을 기다리느라 시간을 낭비하지 마세요.
인스턴트 메시지
인스턴트 메시지 도구는 모든 직원이 반드시 갖춰야 합니다. Zoom, Slack 등의 도구를 사용해 하루 중 언제든 팀에 연락할 수 있게 하세요. 이것은 서로 다른 시간대에서 근무하는 사람에게 특히 유용합니다. 인스턴트 메시지는 재택근무, 회사 출근, 카페에서의 원격 근무 등 모든 유형의 업무 공간에 이상적입니다. 실시간으로 연락할 수 있는 커뮤니케이션 도구는 원격 팀의 관리는 물론 일반적인 팀 관리에도 필수적입니다.
인스턴트 메시지에서 중요한 '규칙 파괴의 규칙'은 바로 소위 '규칙'이라고 말하는 것들을 허물어야 한다는 의미입니다. 어느 순간이 되면 자기도 모르게 업무와 관련이 없는 소소한 대화를 하게 되곤 합니다. 이 동지애도 원격 팀을 구축하는 데 있어 매우 중요한 요소입니다. 그러니 온당한 범위에서 벗어나지 않는다면 이러한 소통 채널을 굳이 규제하지 않도록 하세요. 가능하다면 동료들이 얼굴을 마주한 채 나누는 소소한 대화를 온라인 공간에서도 재현하는 것이 좋습니다. 이러한 대화는 팀의 사기와 의욕에도 영향을 줄 수 있죠. 모두가 하나의 단체 대화에 참여하도록 해 소속감을 제공하고, 새로운 직원이 합류했을 때는 온라인 공간에서 다른 팀원들에게 소개하는 시간을 갖도록 하세요. 영상 통화로 직원을 소개하는 것도 좋은 방법입니다. 그러면 모두의 얼굴과 이름을 확인할 수 있으니까요. 그럼 다음으로는 영상 회의에 대해 살펴보도록 하죠.
영상 회의
못 말릴 정도로 내향적인 사람이 아닌 이상, 누구나 대면 회의의 부재에 타격을 입을 수밖에 없습니다. 인스턴트 메시지도 좋은 커뮤니케이션 방식이지만, 의미 있는 관계를 구축하는 협업에서는 타자로 친 메시지를 주고받는 것만으로는 한계가 있죠. 사실 우리가 말하는 것의 대부분은 몸짓의 언어로 전달됩니다. 그러니 원격 근무 시행 초기부터 팀과 영상 회의를 하는 습관을 들이도록 하세요.
원격 근무자의 온보딩 프로세스는 얼굴도 못 보고, 목소리도 들을 수 없는 이메일 대신 영상 통화나 전화 통화로 진행하는 것이 좋습니다. 정기적인 영상 통화를 통해 원격으로 근무하는 팀원들과 개별적 또는 팀 차원의 회의를 갖도록 하세요. Zoom은 영상 통화에 완벽한 도구입니다. 영상 통화를 통해 실제 말을 입 밖으로 내뱉는 진짜 대화를 할 수 있을 뿐만 아니라 Dropbox에서 바로 문서를 화면으로 공유해 팀과 함께 작업을 진행할 수도 있죠. 이러한 추가 기능은 정기적으로 사용하는 도구와 더불어 장기적으로 더 많은 시간을 절약하고, 대화의 초점을 맞출 수 있도록 도와줍니다. 팀원들이 영상 회의를 다른 도구와 마찬가지로 똑같이 중요하게 생각하도록 하고, 영상 회의를 자유롭게 주최하고 참석할 수 있게 하세요. 모든 회의가 진지해야 하는 것은 아닙니다. 한 주를 마무리하며 함께 점심 식사를 하거나 맥주 한 잔을 기울이는 것과 같이 매주 금요일마다 Zoom 회의로 팀 친목 모임을 갖는 것을 고려해보세요. 팀이 Zoom 영상 회의에 피로감을 느낀다면 회의를 여는 대신 Dropbox Capture로 본인의 모습과 화면을 녹화해 업데이트 소식을 공유하는 방법도 있습니다.
업무 시간 추적
원격으로 근무할 경우 사무실에서처럼 스스로를 규제할 수 있는 체계가 없어 시간 감각이나 책임감을 잃어버리기가 쉽습니다. 그리고 팀과 가까이에 있다고 해도 출근을 하지 않으면 업무의 치열함을 느끼기가 힘들죠. 모두가 업무 시간 및 담당 업무에 충실할 수 있도록 팀에 시간 추적 체계를 도입하세요. 그러면 담당하는 업무에 따라 서로 다른 시간대에 있는 사람들의 업무 시간과 담당자를 매칭할 수 있습니다.
원격 근무자를 대표하는 리더를 선정해 명확한 체계를 갖추도록 하세요. 기대치를 분명하게 설정하고 모두가 본연의 업무에서 벗어나지 않게 하세요. 업무 시간을 정해 놓으면 원격 근무자들이 연락을 주고받을 수 있는 담당자가 상시 존재하는 환경을 조성할 수 있습니다. 원격으로 근무하는 상급자를 회사 업무 시간 이후의 시간을 담당하는 사람으로 지정할 수도 있죠.
간편한 업무 진행 상황 확인
시간 추적 체계를 마련했다면 이제 팀 업무의 효율성을 높일 시간입니다. 이 단계에서는 작업 관리 도구가 유용하게 사용되는데요, 프로젝트 관리의 필수 도구 Dropbox는 할 일 목록을 명확하게 작성해 간편하게 진행 상황을 업데이트할 수 있는 공간을 제공합니다. 마감일에 자동으로 알림이 전송되도록 설정해 모두가 마감 시한을 준수하도록 할 수도 있죠. 그리고 모든 것이 하나의 공간에 깔끔하게 정리되어 있어 모두가 최신 상황을 확인할 수 있고, 업무에 대한 책임감을 가질 수 있습니다. 원격 팀 관리에는 모두가 업무 진행 상황을 알도록 하는 것이 포함됩니다. 그래서 중요한 업무를 위한 중심 공간이 있으면 프로세스가 훨씬 간소화되죠.
모던 워크플레이스를 위한 재택근무 도구 - Dropbox
출근 시간대에 만원 지하철이나 차로 꽉 막힌 도로를 좋아하는 사람은 없지만, 사실 출근은 중요한 역할을 합니다. 출근길이 항상 유쾌한 것은 아니어도 직장에 출근하면서 업무에 대한 마음가짐을 갖출 수 있고, 무엇보다도 개인적인 삶과 업무를 물리적으로 분리할 수 있죠. 주방 식탁이 사무실이 되는 재택근무에서는 삶과 업무의 경계가 무너지는 느낌을 받을 수 있습니다. 재택근무를 통한 원격 근무를 장려하는 것이 일과 삶의 균형 개선에도 기여할 수 있습니다.
Dropbox는 팀원들이 하나의 공간에서 필요한 모든 것을 할 수 있는 이상적인 원격 근무 솔루션입니다. 업무 모드에 돌입할 준비가 되면 Dropbox에 로그인만 하면 되죠. 업무가 끝난 후에도 업무를 확실하게 마무리짓기가 쉽습니다. 편리함에 유용성까지 갖춘 가상 업무 공간이죠. 그래서 같은 노트북으로 일도 하고 놀이도 하는 경우라 해도 업무 시간에는 소셜 미디어와 같은 유혹을 쉽게 물리칠 수 있습니다.
워크플로 간소화
팀원들이 여러 곳에 분산되어 있으면 업무 프로세스도 분산되기 마련입니다. 공동의 사무실이 없을 땐 워크플로를 통합하기가 쉽지 않죠. 이런 상황이 발생하게 그냥 내버려 두지 마세요. 하나의 팀으로 협력하는 것은 규모나 종류에 무관하게 모든 팀에 필수적인 부분입니다. Dropbox Paper는 팀이 실시간으로 문서를 편집하고 공동으로 작업할 수 있는 공간입니다. Dropbox Paper를 사용하면 잃어버리기 쉬운 오프라인 파일을 끊임없이 공유할 필요가 없죠. 브레인스토밍 템플릿은 분산된 팀이 함께 아이디어를 구상하기에 좋은 공간이고, 회의록 템플릿은 시간대가 맞지 않아 원격 근무자가 참여할 수 없는 회의 내용을 공유할 때 유용합니다. 또한, 회의 중간에 참여하는 원격 근무자도 빠르게 회의 내용을 따라잡을 수 있습니다. Dropbox의 앱 통합 기능도 워크플로를 명확하고 단순하게 만들어줍니다. Xero, Zapier를 비롯한 다양한 업무용 앱을 Dropbox에 통합해 사용해보세요. 워크플로를 간소화하는 협업 도구를 사용하면 여러 가지 프로그램과 장치를 전환하느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
원격 팀 관리를 위한 팁
기술은 여러 방면에서 도움이 되지만 기술로 할 수 있는 일에는 한계가 있습니다. 성공적인 원격 팀 관리는 강한 정신력과 진정한 공동체 정신을 기반으로 하죠. 시간대와 장소를 불문하고 회사 전체를 통합할 수 있는 원격 팀을 위한 공간을 구축하고 있나요?
진정한 온라인 팀워크를 구축하고 싶다면 다음과 같은 사항을 중요하게 고려하도록 하세요.
진정으로 하나의 팀이 되어야 합니다
당연한 말일 수도 있지만, 진정으로 하나의 팀이 되지 않으면 팀이 원활하게 기능할 수 없습니다. 사내 팀에 영향을 주는 모든 서신, 모든 업데이트 소식, 모든 이벤트를 원격 근무자들과도 공유하도록 하세요. 이는 온라인 팀워크를 구축하는 데 필수적입니다. 홈 오피스에 혼자 앉아 있다고 해도 그 누구도 외딴 섬처럼 고립되어서는 안 되니까요.
효율적인 소통은 양쪽 모두가 동등한 노력을 쏟는다는 것을 아는 것에서부터 시작됩니다. 원격 팀과 소통하는 방법을 배우고, 원격 근무자들에게 이들의 의견과 존재를 회사가 중요하게 생각한다는 사실을 알려주세요. 회사 차원의 생일 축하 메시지에서부터 주간 팀 회의까지 어떤 형태라도 괜찮습니다. 원격 팀 관리가 업무를 방해해서는 안 됩니다. 인턴이든, 공동 창업자든, 사내 팀이 잠깐이라도 일대일 회의를 요청할 수 있는 대상이라면 원격 팀도 동등하게 요청할 수 있어야 합니다. 영상 통화와 업무 현황 보고의 일정을 며칠 전에 미리 잡을 필요도 없고, 필요 이상으로 중요성을 강조할 필요도 없습니다. 영상 통화와 업무 현황 보고의 핵심은 팀이 하나로 연결되어 있고, 언제든 연락할 수 있고, 도움이 필요한 경우에는 지원을 제공할 준비가 되어 있다는 것을 모두가 알게 하는 것이니까요.
원격 근무자는 소모품이 아닙니다
원격 근무자는 필요할 때만 이용당한다는 느낌을 받기가 쉽습니다. 하지만 이러한 사고는 처음부터 아예 자리를 잡지 못하게 만들어야 합니다. 언제나 팀이 끈끈한 유대관계를 형성할 수 있도록 하세요. 모두가 함께 유의미한 관계를 구축하면 원격 근무자도 실제 공간에서 함께 일하는 사람들처럼 친밀한 관계를 형성할 수 있습니다. 절대로 원격 근무자들과 일하는 것을 더 많은 노력이 필요한 일로 여기지 마세요.
원격 근무를 하는 사람들도 다른 사람들처럼 팀에 통합되어야 합니다. 그러니 원격 팀 관리를 할 때 한 사람의 담당자와만 소통하는 식으로 해서는 안 됩니다. 궁극적으로 원격 팀 관리는 모든 사람을 하나의 팀으로 연결하려는 노력이 바탕이 되어야 하고 팀의 실질적 가치가 훼손되지 않도록 해야 합니다. 원격 근무자들은 팀에 가치를 더하는 역할을 할 것입니다. 이들에게 올바른 역량 강화의 기회를 제공하기만 한다면요.
우리 팀 화이팅!
따라서 회사에서 원격 근무를 시행할 계획이라면 사전에 제대로 준비를 갖춰야 합니다. 조직 문화를 육성하는 것은 모든 기업에 필수적이며, 원격 업무를 시작하는 기업이라면 더더욱 그렇죠. 그리고 무엇보다도 조직 문화를 기반으로 원격 팀을 운영하고, 원격 근무자 모두의 역량을 강화하는 협업 도구를 사용하는 것이 가장 중요합니다.
