영상 회의란?
영상 회의란 동영상과 오디오를 통해 2명 이상이 통신하는 모든 유형의 원격 통신을 의미합니다. 원격으로 근무하는 사람, 그리고 가족, 친구들과 멀리 떨어져 사는 사람이라면 이미 영상 통화의 전문가가 되어 있을 겁니다. 또한 재택근무와 원격 근무를 하는 사람이 점점 증가하면서 영상 회의를 통한 동료들과의 소통도 점점 보편화되고 있죠.
영상 회의 에티켓이 필요한 이유
오늘날 영상 회의 소프트웨어가 얼마나 광범위하게 사용되는지를 고려하면 지금쯤이면 다들 적절한 에티켓을 익혔을 것이라고 생각할 수도 있습니다. 침대에 편안하게 누워 가족, 친구들과 영상 통화를 할 때야 아무런 문제가 없겠지만, Zoom과 같은 업무 커뮤니케이션 도구의 경우에는 사정이 다릅니다. 이 때는 회의의 효과적인 진행은 물론 회의 시의 예의에 대해서도 사전에 훨씬 더 깊이 고민해봐야만 하죠. 회사에서는 회의 진행의 전문가일지 몰라도 영상 회의 시 가중되는 가상의 장벽은 많은 사람에게 시련을 줄 수 있습니다.
재택근무를 할 때는 집중력을 잃거나 주의가 산만해지기 십상입니다. 영상 회의도 예외는 아니죠. 영상 회의 중 팀원의 방안으로 들어온 반려견이 귀여울 수는 있지만, 이는 집중력을 흐트러뜨리는 요인이 될 수 있습니다. 회의에 귀를 기울이지 않거나 집중하고 있지 않은 사람의 경우에도 마찬가지이죠.
영상 회의 에티켓의 기본 원칙
생산적인 영상 회의를 하는 첫 번째 단계는 기술적/인간적인 측면에서 영상 회의가 제대로 작동하도록 하는 것입니다. 그래서 여러분이 업무 영상 회의의 효율성을 극대화할 수 있도록 중요한 영상 회의 에티켓만을 골라 확인 목록을 준비했습니다.
사전에 인터넷과 하드웨어 확인
회의를 시작하려는데 마이크나 웹캠이 작동하지 않으면 무책임하고 전문가답지 못하게 보일 수 있습니다. 회의 일정이 정해지면 항상 사전에 영상 회의 설정이 제대로 작동하는지 확인하도록 하세요. 회의 시작 2분 전이 아니라요. 내장된 마이크나 헤드셋이 영상 회의 소프트웨어에서 감지되는지도 확인해야 합니다.
또한, 영상 회의가 끊김 없이 진행될 수 있을 만큼 인터넷 연결이 안정적인지도 테스트해봐야 합니다. 중요한 순간이나 대화가 한창 진행되는 도중에 회의에서 튕겨 나가는 것을 원치 않는다면 말이죠. 인터넷 연결이 걱정된다면 안전하게 사전에 정보를 녹화하는 것도 좋습니다. Dropbox Capture를 사용하면 주요 업무를 설명하는 모습과 화면을 사전에 녹화해 팀과 간편하게 공유할 수 있습니다.
인터넷이 버벅거린다면 많은 앱에서 제공하는 수신 영상의 화질 제한 기능이나 영상을 끄고 소리만으로 회의에 참여할 수 있게 하는 기능을 활용하세요. 비록 모든 사람과 영상을 공유할 수 없다고 해도 가장 중요한 건 회의에 참여하고 내용을 따라가는 것이니까요. 어린아이나 반려동물과 함께 있을 때, 또는 단순히 그 순간에 다른 사람들에게 자신의 모습을 보여주기 싫을 때 등 다양한 이유로 영상을 끈 채로 회의에 참여하는 사람도 있을 수 있다는 사실을 염두에 두도록 하세요. 물론, 그런 경우라도 문제될 건 없죠.
단정한 차림새
누구나 한 번은 침대에서 눈을 뜨자마자 바로 노트북 앞에 앉아 아침 9시 회의에 참여해 본 적이 있을 겁니다. 하지만 잠옷 차림으로 영상 회의에 참여하면 전문가라는 인상을 주기가 힘들죠. 영상 회의에서 진지한 모습을 보여주고 싶다면 이에 맞게 적절한 옷차림을 갖추도록 하세요. 꼭 정장을 입어야 하는 것은 아니지만, 팀원들이 봐도 괜찮을 정도의 차림새는 갖춰야 합니다. 트레이닝복이 아닌 단정한 옷을 입으면 업무에 대한 진정성 있는 태도를 보일 수 있을 뿐만 아니라 동료들과 생산적이고 집중적인 대화를 나눌 수 있는 마음가짐을 가질 수 있습니다.
조용한 공간 찾기
누구에게나 재택근무 시 업무 공간으로 사용할 수 있는 개인 전용 사무실이 있는 것은 아닙니다. 하지만 영상 회의를 할 수 있는 조용한 공간을 찾거나 조성하는 것은 매우 중요하죠. 본인에게는 가족이나 룸메이트, 반려동물이 방해가 되지 않을 수도 있지만 영상 회의에 참여하는 누군가에게는 방해가 될 수 있습니다. 그러니 영상 회의를 할 때는 아무도 돌아다니거나 방해할 수 없는 공간에 있도록 하세요. 그러면 동료들이 이야기할 때 더 집중할 수 있고, 본인이 이야기할 때 배경 소음을 없앨 수 있습니다.
공간 조성
옷차림을 올바로 갖추고 영상 회의를 위한 개인적인 공간을 마련했다면 이제 주변을 둘러보며 주변 공간이 카메라에 어떻게 보일지 생각해보세요. 공간이 너무 어두워서 동료들이 화면을 볼 수 없거나 화면에서 싱크대에 쌓인 더러운 접시만 보인다면 회의를 위해 준비한 것이 아무런 소용이 없게 됩니다. 잠시 시간을 내어 주변의 공간을 정리하세요. 커튼을 열거나 전등을 켜고, 공간이 지저분한 것이 문제라면 그린 스크린이나 가상 배경 화면으로 지저분한 공간을 가리세요. 한 예로, Zoom에서는 배경을 자동으로 감지해 이미지로 배경을 덮어쓰는 기능이 제공됩니다.
말하지 않을 때는 마이크 음소거
회의가 시작되고 난 후 가장 중요한 영상 회의 에티켓은 말하지 않을 때는 마이크를 음소거하는 것입니다. 조용한 공간에서 영상 회의에 참여하고 있다고 해도 움직이거나, 기침하거나, 타자치는 소리가 여전히 마이크에 포착되기 때문이죠. 누구도 의도치 않은 방해로 진행자가 했던 말을 반복하게 만들거나, 회의 도중 다른 일을 하다가 동료에게 들키고 싶지는 않을 겁니다. 대부분의 영상 회의 소프트웨어에는 음소거 버튼이 있습니다. 말을 해야 하는 순간에는 음소거를 해제해야 한다는 것만 잊지 마세요.
카메라 응시
영상 회의를 할 때는 회의에 참여한 다른 사람의 영상 피드를 쳐다보는 것이 가장 좋습니다. 반대로, 내가 말을 할 때 다른 사람들이 나에게 주목하기를 원한다면 카메라를 정면으로 응시하도록 하세요. 동료들을 직접 볼 수는 없지만, 카메라를 바라보면 직접 얼굴을 마주하며 이야기하는 것 같은 분위기가 연출되어 모두가 집중해서 귀를 기울일 수 있습니다. 말을 하는 도중에 동료들을 보고 싶다면 화면 영상과 카메라가 모두 눈높이에 위치하도록 나란히 배치하세요. 대부분의 노트북에서는 아무런 문제도 없겠지만, 데스크톱 컴퓨터를 사용하는 경우에는 설정을 변경해야 할 수도 있습니다.
주의 집중
영상 회의에 참여할 때 가장 중요한 것은 당연하게도 회의에 집중하는 것입니다. 영상 회의를 진행할 때는 직장에서 회의를 할 때보다 정신이 흐트러지기가 쉽고, 정신이 다른 곳에 가 있다고 해도 아무도 눈치채지 못할 가능성이 큽니다. 그래서 침실에서 노트북으로 회의에 참여하고 있는 상황에서 직장에 있는 것처럼 집중력을 유지하는 것은 온전히 각자의 몫이죠. 집에서도 직장에서와 똑같은 방식으로 집중력을 유지할 수 있습니다. 예를 들어, 회의 내용을 메모하면 논의되는 내용을 흡수하는 데 도움이 될 뿐 아니라 대응하기도 더 수월하죠. 하지만 이 과정에서 피해야 할 유혹도 있습니다. 다른 탭으로 전환해 다른 활동을 한다든지, 휴대폰만 바라보는 행위는 지양해야 하죠. 아무리 멀티태스킹에 능하다고 해도 주의가 산만해지면 회의에서 많은 것을 얻기 힘듭니다.
영상 회의를 효율적으로 진행하는 법
영상 회의 에티켓의 기본 원칙을 살펴봤으니 이제 영상 회의를 설정하고 참여하는 데는 큰 문제가 없을 겁니다. 하지만 직장에서와 마찬가지로 영상 회의를 효율적으로 진행하고 시간을 생산적으로 활용하기 위해서는 조금 더 많은 노력이 필요합니다. 동료들과의 회의를 계획하고 있다면 필요한 모든 자료를 사전에 준비해 놓으세요.원격 회의 참석자들의 참여도를 높이는 방법을 생각해보세요. Dropbox를 Zoom과 통합하면 파일과 영상 회의 소프트웨어 사용이 간편해져 영상 회의를 보다 효율적으로 진행할 수 있습니다.
안건 설정
직장에서나 직장 밖에서나 회의의 효율성을 높이는 첫 번째 단계는 안건을 명확하게 설정하는 것입니다. 안건만 잘 설정해도 영상 회의를 성공적으로 진행하는 데 큰 도움이 되죠. Dropbox가 제공하는 회의록 템플릿을 사용하면 회의의 핵심 요점을 보여주는 안건을 빠르게 작성해 공유할 수 있습니다. 그러면 회의에 초대는 되었지만 참석할 수 없는 사람도 회의가 끝난 후에 회의록을 통해 회의 내용을 확인할 수 있죠. 또는, Dropbox에 자동으로 복사된 Zoom 영상 회의 녹화분을 시청하는 더 간편한 방법도 있습니다.
회의 시작 전 파일과 정보 공유
영상 회의를 통해 팀의 의견과 협력을 얻기를 원한다면 그 바탕이 되는 맥락을 제공해야 합니다. 직장에서는 문서를 나눠주거나 화이트보드에 적을 수 있지만, 영상 회의를 진행할 때는 사전에 더 치밀하게 계획을 세워두는 것이 필요하죠. 동료들이 회의 내용을 따라가지 못해 어림짐작만 하는 일이 없도록 영상 회의를 시작하기 전에 필요한 문서나 파일을 만들어 공유하세요. 물론, 참여할 사람이 모두 모인 후 스크린을 공유해 함께 문서를 살펴보는 방법도 있습니다. 하지만 Dropbox에서 바로 Zoom 회의로 파일을 공유해 팀원들이 실시간으로 파일에 내용을 추가하면 훨씬 효율적이겠죠?
사전에 초대장 전송
직장에서는 사무실을 어슬렁거리며 10분만 시간을 낼 수 있냐고 묻기만 해도 회의실로 사람들을 모을 수 있습니다. 하지만 재택근무를 할 때는 Slack이나 다른 업무용 메신저를 사용한다고 해도 사람들의 관심을 불러모으기가 힘듭니다. 사람들이 영상 회의에 참여하게 만들려면 반드시 사전에 일정을 알려줘야 하죠. 그렇지 않으면 회의를 해야 하는데 사람들이 컴퓨터 앞에 없을 수도 있고, 안건을 읽을 시간을 충분히 갖지 못했을 수도 있습니다. 모두에게 영상 회의를 준비할 시간을 제공하세요. 그러면 영상 회의를 훨씬 성공적으로 진행할 수 있습니다.
영상 회의를 통한 협업
원격 근무를 시행하는 팀이 점점 더 많아지면서 많은 기업에서 영상 회의는 단순한 회의 대용을 넘어 새로운 비즈니스의 표준으로 자리 잡고 있습니다. 개인의 삶과 직장 생활 모두에서 영상 통화의 중요성이 커지며 이 기술을 제대로 사용하는 것은 필수가 되었죠. 다음번에 아침 10시에 Zoom 회의 일정을 진행해야 할 땐, 앞서 설명한 영상 통화 에티켓을 사용해 영상 회의를 성공적으로 진행해보세요. 영상 회의를 제대로 준비하면 팀의 참여도가 높아져 결과적으로 원격 근무를 할 때의 온라인 팀워크를 향상할 수 있습니다.