우리는 대부분 '소모적인 업무'에 시간을 보냅니다. McKinsey에 따르면, 지식 근로자는 근무 시간의 약 20%를 내부 정보를 찾거나 특정 작업을 도울 수 있는 동료를 찾는 데 소비합니다.
워크플로가 간소화되면 이러한 시간 낭비를 줄이고 운영 프로세스를 크게 개선할 수 있습니다. 반복되는 작업이나 작업 속도를 저하하는 문제를 파악하고 제거하면 효율성과 생산성을 개선할 수 있습니다.
이 안내서에서는 워크플로를 간소화하는 5가지 쉽고 간편한 전략을 소개합니다. 이제 불필요한 복잡성과는 작별을 고하고 팀의 생산성과 성과를 높일 수 있는 간소화된 프로세스를 맞이해 보세요.
워크플로 간소화의 이점
프로세스를 간소화하면 일상 업무에서 불필요한 단계를 제거하고, 시간이 오래 걸리는 작업을 없애고, 오류를 줄일 수 있습니다. 그 밖의 다른 이점은 다음과 같습니다.
- 생산성 향상
- 효율성 증대
- 의사소통 개선
- 마감 기한을 놓치는 상황과 지연 감소
- 경쟁 우위
- 직원들의 의욕 고취
- 직원 교육 간소화
- 더욱 명확한 책임 및 의무
워크플로를 간소화하는 5가지 방법
워크플로를 간소화하는 5가지 방법은 다음과 같습니다.
1. 업무 속도를 저하하는 현재 프로세스를 파악하기
프로젝트를 제시간에 납품하지 못하도록 방해하는 지연 요소와 장애물, 잦은 재작업이나 불필요한 작업 반복, 문제를 해결하기는커녕 추가적인 문제를 일으키는 중복 기술은 워크플로를 간소화해야 할 필요성을 나타내는 신호입니다.
현재 워크플로를 평가할 때 다음 사항을 고려해 보세요.
- 관련된 인력, 시스템 또는 도구
- 워크플로를 통해 원하는 결과를 달성하는 데 필요한 작업, 단계 또는 활동
- 각 작업 또는 활동을 완료하는 데 일반적으로 소요되는 시간
- 워크플로를 계속 진행하기 위해 필요한 정보
- 워크플로를 촉발하는 트리거, 작업, 시간 또는 조건
- 워크플로의 의도된 성과 또는 결과
다른 사람들과 협력하여 이 작업을 수행하면 워크플로에 있는 중복이나 비효율적인 요소를 함께 파악할 수 있습니다.
Dropbox 파일 공유 및 협업 도구를 사용하면 팀원으로부터 의견을 더 쉽게 수집할 수 있습니다. 예를 들어 Dropbox를 사용하면 여러 사용자가 실시간으로 동일한 파일에서 작업할 수 있어 협업이 더욱 원활하게 진행됩니다. 이렇게 투명성이 확보되면 장애물을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 만약 어떤 팀원이 작업을 완료하는 데 계속해서 시간이 유독 오래 걸리는 경우 워크플로에서 해당 직원이 맡은 부분에 문제가 있다는 것을 파악할 수도 있습니다.
또한 워크플로에서 가장 많은 시간이 소요되는 단계와 개선 여지가 있는 부분을 파악하려면 Dropbox를 사용하여 파일에서 수행된 모든 작업에 관한 상세 활동 로그(예: 조회 수, 다운로드 수, 수정)를 확인할 수 있습니다.
2. 목표 및 목적 정의하기
어떤 워크플로를 간소화해야 하는지 파악한 후에는 이러한 혁신을 통해 무엇을 달성하고 싶은지, 어떻게 달성할 계획인지 정의할 수 있습니다.
처음에는 계획이 개략적이어도 원하는 구체적인 개선 사항과 그 이유에 대해 생각해 보면 원하는 결과에 초점을 맞추는 데 도움이 될 것입니다.
예를 들어 팀이 매월 마감일이 있는 스프린트 방식으로 작업하는 경향이 있다면 월말이 다가올수록 프로젝트에 장애물이 발생하지 않도록 피드백 프로세스를 간소화해야 할 수 있습니다. Dropbox Paper와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 할 일 목록을 생성하고, 작업을 팀원에게 할당하고, 마감일을 몇 초 안에 설정할 수 있습니다. 그리고 마감일이 다가오면 Paper에서 자동 알림을 보내므로 프로젝트 작업 동향을 파악할 수 있습니다.
3. 가능한 경우 템플릿과 워크플로 자동화 사용하기
프로세스 자동화는 수동이나 반복적인 작업에 소요되는 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다. 따라서 생산적인 활동에 더 초점을 둘 수 있습니다.
Dropbox 자동화를 사용하면 파일을 지정된 폴더에 자동으로 정리하는 규칙과 트리거를 설정할 수 있습니다. 그러면 수동으로 파일을 분류하고 이동하는 데 드는 시간과 노력을 절약하고 문서를 언제나 적합한 위치에 저장할 수 있습니다.
Dropbox Dash와 같은 도구를 사용하면 파일, 앱, 브라우저 링크 등의 콘텐츠를 하나의 정리된 '스택'으로 그룹화하여 팀과 공유할 수 있습니다. Dash는 AI를 사용하여 새로운 스택을 제안하고 최근 활동을 기반으로 파일을 프로젝트 기반 컬렉션으로 정리합니다.
아울러 문서 템플릿은 콘텐츠 생성 프로세스를 가속화합니다. 프로젝트 사양부터 콘텐츠 일정까지 어떤 것에든 템플릿을 사용할 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 워크플로에서 특정 단계를 제거할 때도 업무의 질이 영향을 받지 않을 수 있습니다.
프로세스 설명서를 더 쉽게 이용하고 공유할 수 있도록 Dropbox는 사용자와 팀원에게 안전하고 중앙화된 공간을 제공합니다. 또한 Dropbox는 Zapier, Gmail, Outlook 등 사용자가 이미 즐겨 사용하는 앱과 연동되므로 단일 장소에서 모든 작업을 처리할 수 있습니다.
4. 지식과 인사이트 공유하기
프로세스 변경 사항과 연구 내용을 문서화하여 새 팀원과 기존 팀원 모두가 쉽게 공유할 수 있도록 하세요. 이렇게 문서화가 되면 관련된 모든 직원이 참조할 수 있기 때문에 모두가 업무 진행 상황을 공유하고 새로운 절차를 이해할 수 있습니다.
워크플로를 문서화하면 워크플로 도입 프로세스를 가속화하는 데에도 도움이 됩니다. 팀원이 명확하고 간결한 설명서를 이용할 수 있다면 새로운 프로세스에 빠르게 적응하고 그러한 프로세스를 일상적인 워크플로에 통합할 수 있습니다. 그 결과 모든 직원이 같은 목표를 향해 일하는 가운데 팀의 효율성과 효과가 개선될 수 있습니다.
또한 Dropbox Paper에 워크플로 프로세스를 기록해 두면 새로운 팀원이 더 쉽게 합류할 수 있습니다. 통합된 기록을 참고하며 신입 직원은 빠르게 업무에 적응하고 팀 내 업무를 파악할 수 있습니다. 결국 업무 파악 시간이 단축되어 가능한 빨리 팀에 기여할 수 있게 됩니다.
5. 피드백 수집하기
다른 사람들은 프로세스에 대한 새로운 시각과 함께 혼자서는 놓쳤을 수 있는 개선 팁을 제공합니다. 팀원, 관리자 또는 비슷한 직책에 있는 다른 팀원에게 의견을 물어보면 스스로 생각하지 못했을 수 있는 귀중한 인사이트와 관점을 얻을 수 있습니다.
Dropbox Paper에서 프로세스를 문서화하고 동료와 문서를 공유하면 동료들이 어디서나 장치에 상관없이 실시간으로 협업할 수 있습니다. 동료들은 제안된 새로운 워크플로의 어떤 부분이 효과적인지에 대한 피드백을 제공하고, 장점과 잠재적 이점을 중점적으로 알려줄 수도 있습니다. 또한 워크플로에서 개선 또는 최적화할 수 있는 부분을 지적하여 성과 개선을 위한 개선 사항이나 수정 사항을 제안할 수 있습니다.
조직 내 다른 구성원들과 소통하는 것도 새로운 워크플로의 수용과 지지율을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 주요 이해관계자를 의사 결정 과정에 참여시키고 그들의 의견을 구함으로써 새로운 워크플로의 성공적인 구현 및 채택 가능성을 높일 수 있습니다.
워크플로 간소화를 위한 팁
다음은 운영 효율성 제고를 위해 기존 프로세스를 간소화할 수 있는 몇 가지 추가적인 팁입니다.
- 장기적으로 사고합니다. 지금의 변경 사항이 사업이 성장하고 발전해도 여전히 효과적일까요?
- 유연성을 고려합니다. 비즈니스에서는 상황이 빠르게 변하기 때문에 필요에 따라 적응하고 수정할 수 있는 능력이 중요합니다.
- 우선순위에 따라 최적화합니다. 필수적인 작업과 단순화 또는 자동화할 수 있는 작업을 파악하세요.
- 변경 사항 및 신규 프로세스를 문서화합니다. 혼란을 방지하고 모든 직원이 워크플로를 올바르게 따를 수 있습니다.
- 간소화된 새로운 워크플로를 확대 배포하기 전에 테스트를 실시합니다. 문제를 미리 해결하고 프로세스의 효율성을 극대화할 수 있습니다.
Dropbox를 통한 워크플로의 간소화
Dropbox를 사용하면 프로세스를 자동화하고, 앱 간 전환을 방지하고, 콘텐츠 피드백 프로세스에 소요되는 시간을 절약하여 영업, 마케팅 및 기타 워크플로를 간소화할 수 있습니다. Dropbox Paper와 같은 편리한 도구를 사용하면 아이디어와 콘텐츠를 더 쉽게 공유하고 더 직접적인 피드백을 수집할 수 있습니다.
Dropbox는 기존에 사용하는 앱과 연동합니다. 따라서 간소화된 워크플로의 모든 필수 구성 요소인 효율성과 속도, 명확성과 일관성, 구조와 표준화를 확보할 수 있습니다.
