부서나 기능과 관계없이 일을 하다 보면 엄청난 수의 파일과 문서가 생성됩니다. 하지만 그렇게 생성된 문서는 비즈니스 전반의 방대한 콘텐츠 생태계에서 너무나 쉽게 잃어버릴 수 있습니다. 그렇다면 이런 자료를 더 쉽게 찾으려면 어떻게 해야 할까요?
문서 관리 시스템을 사용하면 워크플로를 간소화하고, 효율성과 생산성을 향상하고, 팀의 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
이 문서에서는 문서 관리 시스템이란 무엇이며 이 시스템의 이점은 무엇인지 살펴본 다음 사용자에게 적합한 솔루션을 찾기 위한 몇 가지 핵심 팁도 알아봅니다.
문서 관리 시스템이란?
문서 관리란 비즈니스의 전자 문서를 캡처, 저장, 보관, 추적 및 검색하는 프로세스입니다. 여기에는 PDF, 워드 프로세싱 파일, 동영상, 그리고 영수증 같은 종이 문서의 스캔 파일이 포함됩니다.
디지털 문서 관리 시스템을 사용하면 서류 작업을 없애고 PDF 같은 콘텐츠 편집, 전자 서명용 파일 공유, 기타 중요한 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
문서 관리 시스템(DMS)을 사용하면 이메일, 온라인 양식, 공유 디지털 파일과 같은 다양한 소스의 여러 문서 유형을 캡처하여 안전하면서도 쉽게 액세스할 수 있는 위치에 저장할 수 있습니다.
디지털 문서 관리 시스템이 필요한 이유
문서 보안을 보증하고 효율적인 문서 관리를 보장하기 위해 명확하면서도 포괄적인 시스템이 필요합니다.
오늘날 우리 모두는 일상적인 업무에서 고객, 동료, 기타 이해 관계자와 상호 작용하면서 엄청난 양의 데이터를 생성합니다. 디지털 문서 관리 시스템을 사용하면 우리가 워크플로 및 프로젝트의 일환으로 계속해서 만들고, 수신하고, 공유하는 파일과 폴더를 액세스 가능하면서도 안전한 상태로 유지할 수 있습니다.
문서 관리 시스템의 이점은 무엇인가요?
문서 관리 시스템을 구현하면 비즈니스에서 여러 중요한 이점을 얻을 수 있습니다.
1. 팀워크와 협업
팀원이 업무 수행에 필요한 파일과 폴더의 정확한 위치를 알고 있으면 실시간 협업이 훨씬 쉬워집니다. 이메일 및 기타 커뮤니케이션 도구로 의견을 수렴하기 위해 여러 차례 오가며 번거롭게 문서를 공유할 필요가 없습니다.
또한 외부의 고객 및 기타 이해관계자와의 콘텐츠 공유를 간소화할 뿐 아니라 문서를 안전한 위치에 저장하고 특정 사용자만 액세스할 수 있도록 제한하는 방식으로 보안을 한 층 더 강화합니다.
2. 간편한 액세스
디지털 문서 관리 시스템은 단일 위치 또는 사이트로 제한되는 온프레미스 종이 문서 기반 시스템보다 액세스하기 쉽습니다. 디지털 시스템, 특히 클라우드 기반의 디지털 시스템에서는 사용자와 팀원이 어디에서나 어떤 장치로든 문서에 액세스할 수 있습니다.
따라서 집에서 업무를 볼 때든 이동 중 작업을 확인할 때든 클라우드 스토리지에 안전하게 보관된 파일에 안전하게 액세스하여 서류 분실의 위험을 피할 수 있습니다.
중앙 집중식 공간에 문서를 저장하므로 파일을 찾기도 훨씬 간단해집니다. 문서가 여러 폴더와 하위 폴더에 분산되면 필연적으로 발생하는 액세스 문제로부터 자유로워집니다.
3. 보안 강화
Dropbox 보내기 및 추적과 같은 기본 제공 보안 기능을 사용하여 액세스 권한을 설정하고, 문서를 보고, 편집하고, 공유한 시간, 위치 및 방식을 모니터링할 수 있습니다.
관리자는 문서가 필요한 사용자에게만 문서 액세스 권한을 부여하여 민감한 정보를 보호하고 규정 준수 요구 사항을 지원할 수 있습니다.
적절한 기록 관리는 여러 산업에서 법적 필수 요건이 되고 있으므로, 강력한 문서 관리 시스템을 갖추고 있으면 감사자에게 관련 법률 및 규정을 준수하고 있음을 입증하는 데 도움이 될 수 있습니다.
4. 효율성 및 생산성 향상
포괄적인 문서 관리 시스템이 있으면 여러 장치, 앱 또는 브라우저 탭에서 파일을 찾느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
그리고 Dropbox Dash와 같은 지능형 AI 도구로 이 시스템을 개선하면 메타데이터나 파일 형식과 관계없이 몇 번의 클릭만으로 필요한 모든 파일을 찾아 귀중한 시간을 아끼고 불필요한 작업을 줄일 수 있습니다.
문서 관리 시스템에서 확인할 항목
새 시스템의 문서 관리 소프트웨어를 선택할 때 살펴볼 몇 가지 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 버전 제어 및 감사 내역—현재 문서가 생성된 과정 및 이전 버전과의 차이 확인
- 보안 및 액세스 제어—파일 암호화와 중요한 문서를 비밀번호로 보호하는 기능
- 워크플로 자동화—폴더 만들기 및 관리와 같은 시간이 오래 걸리는 작업의 소요 시간 단축
- 협업—동료들이 파일을 동시에 작업하기 쉽게 중앙 집중화된 위치에 문서 저장
- 간편한 파일 검색 및 가져오기—사용자 경험을 간소화하고 필요할 때 적절한 문서를 찾는 데 도움이 되는 도구 선택
선택한 시스템은 또한 기존 문서 관리 워크플로에 원활하게 통합되어 사용자와 팀이 계속해서 문제없이 문서를 만들고, 공유하고, 관리할 수 있어야 합니다.
중앙 집중식 통합 문서 관리 시스템
Dropbox는 프로젝트 파일을 저장하고, 협업하고, 관련 피드백을 받고, 관리하기 위한 이상적인 중앙 집중식 위치입니다. Dropbox를 사용하면 쉽게 문서를 만들고, 편집하고, 팀원과 공유하고, 언제 어디서든 문서에 액세스할 수 있습니다.