포모도로 기법이란?
포모도로 기법은 1980년대에 대학생 Francesco Cirillo가 개발한 시간 관리 방법론입니다. 하루를 정해진 시간 간격으로 쪼개 활용하는 이 기법의 이름은 '토마토'를 의미하는 이탈리아 단어를 따라 붙여졌습니다. Cirillo가 시간을 잴 때 토마토 모양 요리용 타이머를 사용한 데서 유래했죠.
포모도로 기법은 활용하기가 쉬우면서도 생산성 측면에서 큰 효과를 가져다줍니다. 아래에서 기본 구조를 살펴보도록 합시다.
- 할 일 목록에 달성하려는 목표나 완료하려는 작업 설정
- 포모도로 타이머 설정
- 정해진 시간 동안 일에 집중
- 타이머가 울리면 작업에 체크 표시
- 각 세션이 끝날 때마다 5분간 휴식
- 네 번째 세션 후에는 15~30분의 긴 휴식
- 타이머를 다시 설정해 이 과정을 한 번 더 반복
포모도로란?
포모도로란 Cirillo가 사용한 토마토 모양 타이머에서 따온 시간 관리 기법의 이름이자 각 시간 간격을 의미하는 용어입니다. Cirillo가 제안한 기법에서는 시간 간격을 25분으로 설정합니다. 즉, 25분간의 포모도로 동안 일에 집중하고, 그런 다음 짧은 휴식을 갖는 방식이죠. 4번의 포모도로를 연속으로 진행한 후에는 조금 더 긴 휴식 시간을 가질 수 있습니다. 25분간의 업무를 반복하는 데 익숙해지면서 집중력이 높아지면 포모도로를 60~90분으로 늘려보세요. 이때, 너무 오랫동안 앉아 있지 말고 일어나서 몸을 움직이는 것을 잊지 마세요.
포모도로 기법의 현대적인 적용
Cirillo가 제안한 고전적인 방식에서는 전용 타이머가 필요하지만, 지금은 이 타이머 대신 휴대폰 알람을 사용할 수 있습니다. 앱을 사용하면 포모도로 일정을 관리하기도 쉽죠. 물론 원한다면 요리용 타이머를 사용해도 되지만, 앱을 사용하면 다음과 같은 편리한 추가 기능을 사용할 수 있습니다.
- 보고 및 추적 기능
- 경쟁 순위표(팀에 특히 유용)
- 휴대폰과 데스크톱 통합
- 소셜 미디어 사용 제한, 전화 통화 차단 그리고 그 외의 집중력 향상 옵션
포모도로 기법
오늘날의 직장은 효율성과 조직 문화를 극대화함에 있어 그 어느 때보다 열린 자세를 갖고 있습니다. 포모도로 기법은 업무 공간과 문화의 격을 한 단계 높이고 팀에게 진정한 동기를 부여하는 역할을 합니다. 업무 집중도를 높이는 방법을 모색 중인 프리랜서와 원격 팀에도 이상적입니다. 팀이 한 가지 작업에 집중하기를 원한다면 그룹 포모도로를 진행하는 것도 좋습니다. 공동의 업무 시간과 휴식 시간은 서로가 멀리 떨어져 있는 상황에서도 팀의 단합력을 높이는 데 큰 도움이 되니까요.
포모도로 기법은 일에 집중하는 시간을 짧지만 산뜻한 휴식 시간으로 보상하고, 잠시 후 찾아올 조금 더 긴 휴식 시간을 고대하며 작은 목표를 차근차근 달성할 수 있도록 도와줍니다. 잠깐의 커피 시간과 점심시간을 적극적으로 가질 것을 독려함으로써 일을 하는 시간에는 집중력을 최대한으로 발휘해 생산적으로 일할 수 있도록 하는 구조이죠.
포모도로 기법이 모든 사람에게, 특히 이미 시간 관리를 잘하고 있는 사람에게까지 필요하지는 않지만, 팀이 전력을 다해 민첩하게 업무를 진행해야 할 때는 그 진가를 톡톡히 볼 수 있죠.
미래의 업무 시간 관리
포모도로 기법에 익숙해지면 앞으로 해야 할 업무에 얼마나 많은 포모도로 세션이 필요한지 계산하기가 쉬워집니다. 그러면 한 주 또는 한 달간의 업무를 효율적으로 계획할 수 있죠. 아침에 일을 시작하자마자 가장 중요한 업무를 25분 간격으로 배정해 업무가 늘 우선순위에 따라 처리되도록 하세요. 그 날의 나머지 시간 동안에는 포모도로를 전혀 사용하지 않는다 하더라도 배정된 시간만큼은 확실히 진행하세요.
주별로 포모도로 세션 시간을 정해서 진행하는 방법도 있습니다. 팀의 목표를 달성하기에 가장 좋은 시간을 정해 다이어리에 포모도로 기법을 사용하는 시간으로 적어두세요.
포모도로 기법의 대안
포모도로 기법의 아이디어 자체는 마음에 들지만 팀에 적합한 방식은 아니라고 생각될 경우 다음과 같은 변형된 시간 관리 기법을 시도해볼 수 있습니다.
아이젠하워 기법
아이젠하워 기법은 포모도로 기법과 함께 사용하면 좋은 우선순위 설정 방식입니다. 업무의 우선순위를 정한 후 포모도로 세션에 따라 업무를 진행하면 되죠. 아이젠하워 기법은 4칸으로 나뉜 도표를 그려 가로축은 '긴급한 업무'와 '긴급하지 않은 업무', 세로축은 '중요한 업무'와 '중요하지 않은 업무'로 구분합니다. 그러면 다음과 같은 할 일 목록이 생성되죠.
- 긴급하고 중요한 업무(예: 마감 시한, 프로젝트 방해 요소 처리)
- 긴급하지 않지만 중요한 업무(예: 프로젝트 계획 수립)
- 중요하지 않지만 긴급한 업무(예: 오늘로 예정된 팀과의 점심 식사)
- 중요하지 않고 긴급하지도 않은 업무(예: 회식)
애자일
애자일은 풀타임으로 적용할 수 있는 업무 방법론으로, 프로그래머와 개발자를 위해 개발되고 개발업계에서 많이 활용되는 기법입니다. 하지만 그 외의 다양한 분야에서도 시간 관리 기법으로 활용될 수 있습니다. 애자일 방법론에서 가장 흥미로운 것은 업무가 모두가 힘을 합쳐 특정한 업무를 완료하는 업무 주기인 '스프린트' 형태로 진행된다는 것입니다. 스프린트를 진행하려면 주기가 끝나기 전에 특정한 업무를 완료할 수 있도록 전문 기술을 가진 다양한 팀의 팀원들을 모아야 합니다.
포모도로 기법의 활용 방법
포모도로 기법은 팀을 위한 완벽한 시간 관리 도구를 만들 수 있는 맞춤형 기법입니다. 일주일에 한 번씩 집중 협업의 시간을 설정해 번거로운 업무를 처리하거나, 마감 시한에 맞춰 업무를 일정대로 원만하게 진행할 수 있죠.
팀이 원격 근무를 시행 중인데 새로운 문제가 계속 생겨 업무가 진전이 안 된다고 가정해 봅시다. 커뮤니케이션의 문제, 다른 일로 인한 방해 등이 그 예가 될 수 있겠죠. 포모도로 기법을 사용하면 팀이 25분 동안 업무에 집중하며 차근차근 중요한 진전을 이루어 나갈 수 있습니다.
또한, 최소한의 시간으로 효율성을 극대화할 수 있어 방해 요소에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 포모도로 기법을 통해 짧은 주기로 집중력을 발휘해 순조롭게 업무를 진행할 수 있죠.
