하이브리드와 온라인 중심팀 등 보다 유연한 업무 방식이 꾸준히 활용되고 있습니다. PwC가 2020년에 실시한 연구에 따르면 조사 대상 직원의 83%가 팬데믹 이후 일주일에 최소 하루는 원격으로 근무하기를 희망한다고 답했습니다.
원격 근무로 전환하는 기업이 증가함에 따라 커뮤니케이션과 협업 기술이 필수로 자리잡고 있습니다. 화상 회의는 이제 흩어져 있는 원격팀을 연결하고 참여시키는 수단으로 흔하게 사용되고 있습니다.
하지만 화상 회의는 혼란스러울 수 있을 뿐 아니라 지나치게 사용하면 사람을 지치게 합니다. 느린 인터넷 연결, 중복되는 대화, 전반적인 생산성 부족은 원격 근무자가 화상 회의에서 겪는 문제의 일부에 불과합니다.
실제로 Atlassian의 인포그래픽에 따르면 우리는 한 달에 평균 31시간을 비생산적인 회의에 소비한다고 합니다. 그렇다면 생산성과 팀 참여도, 연결성을 저하시키지 않으면서 가상 회의의 이점을 활용하려면 어떻게 해야 할까요?
답: 비동기식 회의를 활용하세요.
기본부터 알아보겠습니다... '비동기'란 무슨 뜻인가요?
비동기식 소통은 한 사람(또는 그룹)이 정보를 제공할 때 발생하며 수신자가 응답을 하기까지 시간 지연이 있습니다.
비동기 소통의 전형적인 예는 이메일입니다. 이메일 메시지는 즉각적인 응답이 필요하지 않으며 메일 교환은 시간 간격을 두고 이루어집니다.
간단히 말해 비동기식 회의는 실시간으로 이루어지지 않습니다. 어느 정도까지는 조직하고 계획하는 것이 필요하지만 일정 수립은 필요하지 않습니다. 커뮤니케이션은 사전 녹화된 교육 동영상처럼 일방향으로 이루어지거나 주문형 동영상 메시지처럼 상호작용이 가능할 수도 있습니다.
비동기식 화상 회의는 실시간 스트리밍되지 않습니다. 대신 녹화를 해서 제공하기 때문에 사람들이 나중에 시간이 될 때 시청하고 검토할 수 있죠.
비동기식 회의와 동기식 회의의 차이점은 무엇인가요?
그렇다면 비동기식 회의의 차이점이 무엇인지 궁금하실 것입니다. 한동안 원격 근무를 하고 계신다면 대부분의 회의가 동기식으로 진행되었을 가능성이 큽니다. 즉, 라이브로 진행되며 참석자가 동시에 참여하는 회의인 거죠.
비동기식 회의와 마찬가지로 동기식 회의를 하면 장소가 문제인 경우에도 동료 및 고객과 문제없이 소통할 수 있습니다. 그러나 동기식 회의는 일정 예약이 필요하며, 추후에 참고하기 위한 용도로 회의 기록을 남길 수도, 남기지 않을 수도 있습니다.
요약하자면
- 동기식 회의는 Zoom과 같은 플랫폼에서 실시간 화상 회의로 이루어지며, 참가자 간의 양방향 대화로 진행됩니다. 참가자들은 회의 자료를 함께 검토하고 즉시 피드백을 제공할 수 있죠.
- 비동기식 회의는 그 반대입니다. 라이브 스트리밍되지 않고 소통이 실시간으로 이루어지지도 않습니다. 비동기식 화상 회의는 녹화본으로 공유되므로 나중에 콘텐츠를 공유하거나 확인하는 것이 가능합니다.
비동기식 회의의 이점은 무엇인가요?
비동기식 회의는 기업이 혁신을 이루고 보다 유연해질 수 있는 새로운 기회를 제공합니다. 비동기식 회의가 비즈니스에 도움이 되는 이유를 살펴보겠습니다.
유연성 향상
비동기식 회의는 하이브리드팀, 분산팀, 온라인 중심 원격팀의 필수 요소입니다. 대면 회의의 불편함이 제거되기 때문에 기업은 사무실의 한계를 넘어 인재 풀과 채용 기회를 확장할 수 있습니다.
비동기식 회의를 사용하면 서로 다른 시간대와 플랫폼에서 작업하는 것도 가능합니다. 고객이 다른 국가에 있다고 해도, 회의 일정이 어떤 팀에는 너무 이르고 어떤 팀에는 너무 늦어서 어려움을 겪는 일이 사라지죠.
즉각적으로 대응해야 한다는 압박을 없애면 팀원이 경쟁에 따른 스트레스와 시간 압박으로 인해 번아웃될 가능성이 적어집니다.
개인적인 차원에서 보면, 비동기식 접근 방식은 팀원에 대한 신뢰를 보여주는 방식이기도 합니다. 감독자나 담당자가 지속적으로 연락하지 않아도 자신의 역할을 수행할 수 있는 역량을 갖추고 있음을 신뢰한다는 표시인 거죠.
비동기식 회의를 활용하면 일정 관리에 대한 통제력을 되찾고 (생산성이 보장되지 않는) 회의에 참석하는 데 투입되는 시간을 절약할 수 있습니다. 팀원들은 각자 편한 시간과 장소에서 각자의 속도에 맞춰 화상 회의를 시청할 수 있죠.
생산성 향상
동기식 소통(그리고 끝없는 알림)에 비해 비동기식 업무는 방해 요소가 적습니다.
자신에게 맞는 비동기 콘텐츠를 활용할 수 있으므로, 업무 시간 중 가장 생산적이라고 느낄 때 또는 집중할 수 있는 여유가 있을 때 화상 회의를 시청하면 되죠.
비동기식 회의를 활용하면 일을 하거나 동료와 협업할 때 후행적으로 대응하기보다 선제적으로 주도하는 자세로 임하게 됩니다. 동영상을 서둘러서 보거나 가능한 한 빨리 회의에 응답해야 한다는 압박감을 느낄 필요도 없죠.
라이브 화상 통화를 하고 나서 느끼는 피로감이 없어 더 활력을 얻을 수 있고, 더 제대로 준비할 수 있습니다. 동영상을 일시 중지하거나 되감는 기능을 사용하면서 최대로 집중해 비동기식 회의를 시청하면 보다 예리하고 정확한 피드백을 제공할 수 있습니다.
또한 비동기식 회의를 진행하면 더 많은 동료가 토론에 참여할 수 있습니다. 동기식 화상 통화에서 여러 사람이 말하거나 지배적인 성향의 참가자가 있을 때 조용한 성격의 팀원은 목소리를 내기 어렵습니다. 비동기식 화상 통화는 참여와 협업의 강화를 촉진합니다.
향후 참고 자료로 사용하기 위한 회의 캡처
비동기식 회의의 특성상 회의가 끝난 후 회의 내용을 전달할 때 수동으로 기록한 메모나 기억에 의존할 필요가 없습니다.
Dropbox Capture와 같은 도구를 사용하면 현재 그리고 미래의 직원이 필요할 때 언제든 사용할 수 있는 화상 회의 녹화 시스템을 구축할 수 있습니다. 이를 활용하면 초보자를 위한 교육 동영상과 팀 전체가 액세스할 수 있는 세미나를 훨씬 쉽게 제공할 수 있죠.
회의를 캡처하면 언제든지 검토할 수 있기 때문에 투명하고 신뢰할 수 있는 직장 문화를 만드는 데에도 효과적입니다. 프로젝트 목표나 기대치를 다시 확인해야 하는 경우에도 녹화된 내용을 확인하면 되죠.
그렇다면 비동기식 회의가 업무의 미래인가요?
Buffer에 따르면 원격 근무자의 20%는 팀과 협업하고 의사소통하는 데 어려움을 겪고 있다고 합니다. 이 통계가 남의 이야기 같지 않다면 비동기식 회의가 해결책이 될 수 있습니다. 비동기식 회의는 동기식 회의로 인한 많은 제약을 제거하고 팀의 유연성을 높여줍니다.
비동기식 회의는 직장 문화가 변화하고 전례 없는 생산성 문제가 발생하는 시기에도 비즈니스를 혁신하고 변화에 적응하도록 만드는 데 도움이 됩니다.
그러나 동기식 회의를 비동기식 회의로 완전히 대체할 필요도 없고, 그렇다고 동기식 회의를 우선순위로 두어서도 안 됩니다. 팀원과 고객 중에는 녹화된 비디오보다 대면 대화를 선호하는 경우가 있을 수 있습니다. 또한 마감 시간이 촉박한 프로젝트에서 비동기 회의를 진행할 때는 응답 시간의 지연도 염두에 두어야 합니다.
가장 이상적인 것은 장기 목표에 맞춰 비즈니스를 성장시킬 수 있는 도구를 활용해 적절한 균형을 찾는 것입니다. Dropbox Capture와 같은 플랫폼을 사용하면 회의에 참석해야 하는 부담을 덜 수 있을 뿐 아니라 팀원들이 프레임 단위 댓글로 동영상에 대한 피드백을 제공할 수도 있습니다.
아직 비동기식 회의를 도입하지 않았다면...
원격 작업과 하이브리드 작업이 보편화되면서 화상 회의는 많은 기업에서 표준으로 자리잡았습니다. 이때 Dropbox Capture를 사용하면 비동기식 회의가 간편해집니다.
가까운 곳에 있든 먼 곳에 있든, 팀이 일정을 스스로 관리할 수 있게 된 것과 무의미한 회의에 허비했을 시간에 중요한 업무를 효율적으로 수행할 수 있게 된 것에 만족을 표할 것입니다.