プロジェクトをチェックする

バーチャル ファースト | エフェクティブネス キット

プロジェクトの要件は少しずつ肥大化し、いつの間にか本来のオーディエンスが忘れられています。標準的なプロジェクトに潜む予想外の問題は回避が難しいものです。しかし、プロジェクトを健全な状態に保つのは、実はとても簡単なことです。これからご紹介するチェックアップを応用すると、プロジェクトに問題が生じたときも迅速な判断と対処が可能になり、さらに予防的効果も期待できます。

25 分|バーチャル チーム ワークショップ

ステップ 1:チェックアップの実施をチームに呼びかける

健全なプロジェクトには、具体的な目標、合意された期限、明確に定義された役割など、いくつかの共通点があります。しかし業務に追われるようになると、このような基本的要素を忘れてしまいがちです。キックオフ時や長期プロジェクトの途中、またはプロジェクトが軌道から外れたことに気づいたときには随時、プロジェクトのチェックアップをチームに呼びかけることをお勧めします。以下は呼びかけのメッセージの文例です。

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チームの皆様

本プロジェクトを成功させるために必要なものがすべて揃っているかどうか、簡単な「プロジェクトのチェックアップ」を実施したいと思います。短い会議を開いて皆さんの意見をお伺いしたいので、プロジェクト チェックアップ用ワークシートをご確認ください。よろしくお願いします。

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ステップ 2:チェックアップを実施する

バーチャル会議を始めたら、以下の手順で進めます。

  • 後掲のプロジェクト チェックアップ用ワークシートを画面に表示します。
  • それぞれの質問を確認し、Zoom のリアクション機能を使って投票するようチームに指示します(Zoom を使用しない場合は、カメラの前で親指を上向き(賛成)、下向き(反対)、横向き(どちらでもない)にしてもらいます)。
  • 完了したら、プロジェクトの特に健全な点、またはあまり健全でない点について話し合います。意外なことや考えさせられることはなかったでしょうか。
プロジェクト チェックアップ用ワークシート

次は問題の見極めです。

このワークシートを使って、プロジェクトの健全性を良好に保つ準備を整えましょう。

プロジェクト チェックアップ用ワークシート

ステップ 3:健全性を取り戻す

テストの結果について話し合った後、「あまり当てはまらない」「どちらかと言えば当てはまる」と採点した問題にどう対処するかを決めます。たとえば、チームとして取り組むのか、会議の後で誰かに任せるのかといったことです。考慮すべき次のステップは以下のとおりです。

その他のリソース

 

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:解決しようとしている問題を自分の言葉で言い換えてみる
  • 来週:プロジェクトの目標を確認する(FAST の法則に沿っているか)
  • 四半期ごと:すべてのプロジェクトに対してバーチャル チェックアップを予定する