理解されるために書く

バーチャル ファースト | コミュニケーション キット

長すぎるメールや専門用語だらけの戦略説明書を受け取った経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。わかりにくい文章のために、企業ではもどかしいことに、毎年数十億ドルもの損失が発生しています。わかりやすい文章はビジネス上の強みになります。読み手の時間を尊重し、意思決定をすばやく下せるようにします。このエクササイズでは、メール、ドキュメント、プレゼンテーションを明確で読みやすくする方法を学びます。

25 分 | パーソナル エクササイズ

ステップ 1:よい文章を書くための 5 つのルールを学ぶ

よい文章とは、平明で人間味があり、専門家でなくても社内の誰もが理解できる文章のことです。文章を書き直す前に、下の「文章作成の基本」に目を通し、次の点について考えてください。

  • 私が最もよく守っているルールは _______ です。
  • 私が最もよく破るルールは __________ です。
文章作成の基本

できるだけ短く

この手引きを参考に、あらゆる文章の書き方を改善しましょう。

文章作成の基本

ステップ 2:文章を採点する

自分や他の人が作成したメールやドキュメントから、長くてわかりにくく、自分との関連性を見出すのが難しいものを 2~3 選び、下の文章採点表に記入します。記入したら、わかりやすい文章か、もっとシンプルにできないかどうかを考えます。何か気づいたパターンやスタイルはありませんか?
文章採点表

読み手にとってわかりやすい文章を目指す

文章の書き手には、結論を先に述べるタイプと前置きしてから本題に入るタイプがあります。この文章採点表で、自分はどちらのタイプかを確認しましょう。

ステップ 3:文章を書き直す

優れた文を書く秘訣は才能ではなく、手直しにあります。文章採点表で点数の低かった文章をサンプルに選び、下の文章作成ワークシートの手順に沿って手直ししてください(文はいくら切っても痛くありませんので、ご心配なく)。終わったら、一歩下がって見直します。一読しただけで、すぐに意味を「つかめる」文章になっていますか?
文章作成ワークシート

KISS(Keep It Simple, Silly)― 重要なのは単純明快さ

下の文章作成ワークシートを使って、文を引き締めましょう(専門用語の解釈に困ったら、「専門用語一覧表」も併せて使用します)。

専門用語一覧表

最後に:トーンに気をつける

「もちろん」のような短い返答や、相手がしたことの理由を尋ねる質問は、直接対面でのやり取りでは構いませんが、チャットやメールなど、ボディ ランゲージや表情が相手に伝わらないやり取りでは、失礼な印象を与えかねません。状況に応じて絵文字()や感嘆符(「いいですね!」)を文に組み込み、親しみやすいトーンを保ちます。

その他のリソース

Dropbox Dropbox 以外

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:よく破るルールを 1 つ選び、次に作成するメールでは守るように心がける
  • 来週:文章を全体的に削って半分にする
  • 四半期ごと:専門用語を一切使わずに 1 週間仕事してみる