ステップ 1：よい文章を書くための 5 つのルールを学ぶ
よい文章とは、シンプルで人間味があり、専門知識がなくても社内の誰もが理解できる文章のことです。文章を書き直す前に、下の「文章作成の基本」に目を通し、次の点について考えてください。
- 私が最もよく守っているルールは _______ です。
- 私が最も忘れがちなルールは __________ です。
ステップ 2：文章を採点する
自分や他の人が作成したメールやドキュメントから、長くてわかりにくく、自分との関連性を見出すのが難しいものを 2～3 選び、下の文章採点表に記入します。記入したら、わかりやすい文章か、もっとシンプルにできないかどうかを考えます。何か気づいたパターンやスタイルはありませんか？
ステップ 3：文章を書き直す
優れた文を書く秘訣は才能ではなく、手直しにあります。文章採点表で点数の低かった文章をサンプルに選び、下の文章作成ワークシートの手順に沿って手直ししてください（文はいくら切っても痛くありませんので、ご心配なく）。終わったら、一歩下がって見直します。一読しただけで、すぐに意味を「つかめる」文章になっていますか？
最後に：言葉のトーンに気をつける
対面でのやり取りの場合、「もちろん」のような短い返答や、相手がしたことの理由を単純に尋ねるだけの質問をしても失礼にあたりませんが、チャットやメールなど、ボディ ランゲージや表情が相手に伝わらないやり取りでは、失礼な印象を与えかねません。状況に応じて絵文字（
）や感嘆符（「いいですね！」）を文に組み込み、親しみやすいトーンを保ちます。
その他のリソース
| Dropbox | Dropbox 以外 |
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3 つの成功法則
習慣化する
- 明日：忘れがちなルールを 1 つ選び、次に作成するメールでは忘れないように心がける
- 来週：文章を全体的に削って半分にする
- 四半期ごと：専門用語を一切使わずに 1 週間仕事してみる