ステップ 1：よい文章を書くための 5 つのルールを学ぶ
よい文章とは、平明で人間味があり、専門家でなくても社内の誰もが理解できる文章のことです。文章を書き直す前に、下の「文章作成の基本」に目を通し、次の点について考えてください。
- 私が最もよく守っているルールは _______ です。
- 私が最もよく破るルールは __________ です。
理解されるために書く
バーチャル ファースト | コミュニケーション キット
長すぎるメールや専門用語だらけの戦略説明書を受け取った経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。わかりにくい文章のために、企業ではもどかしいことに、毎年数十億ドルもの損失が発生しています。わかりやすい文章はビジネス上の強みになります。読み手の時間を尊重し、意思決定をすばやく下せるようにします。このエクササイズでは、メール、ドキュメント、プレゼンテーションを明確で読みやすくする方法を学びます。
25 分 | パーソナル エクササイズ
ステップ 2：文章を採点する
自分や他の人が作成したメールやドキュメントから、長くてわかりにくく、自分との関連性を見出すのが難しいものを 2～3 選び、下の文章採点表に記入します。記入したら、わかりやすい文章か、もっとシンプルにできないかどうかを考えます。何か気づいたパターンやスタイルはありませんか？
ステップ 3：文章を書き直す
優れた文を書く秘訣は才能ではなく、手直しにあります。文章採点表で点数の低かった文章をサンプルに選び、下の文章作成ワークシートの手順に沿って手直ししてください（文はいくら切っても痛くありませんので、ご心配なく）。終わったら、一歩下がって見直します。一読しただけで、すぐに意味を「つかめる」文章になっていますか？
最後に：トーンに気をつける
「もちろん」のような短い返答や、相手がしたことの理由を尋ねる質問は、直接対面でのやり取りでは構いませんが、チャットやメールなど、ボディ ランゲージや表情が相手に伝わらないやり取りでは、失礼な印象を与えかねません。状況に応じて絵文字（
）や感嘆符（「いいですね！」）を文に組み込み、親しみやすいトーンを保ちます。
その他のリソース
| Dropbox | Dropbox 以外 |
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3 つの成功法則
習慣化する
- 明日：よく破るルールを 1 つ選び、次に作成するメールでは守るように心がける
- 来週：文章を全体的に削って半分にする
- 四半期ごと：専門用語を一切使わずに 1 週間仕事してみる