あの悪名高いフレーズ「Always Be Closing（常に成約を目指せ）」は、最初のコールから最後の署名に至るまで、チームが終始効率よくスムーズに取引を進められる場合にのみ当てはまります。セールス ワークフローを今より円滑にすることができれば、見込み客を発見し、製品が彼らのニーズにどのように合致するかを説明し、さらにその過程で「話をちゃんと聞いてもらえている」と感じさせるなど、重要な作業に対処する余裕が生まれます。Dropbox は、チームが契約プロセスを強化し、よりスピーディーかつ効率的に契約を締結できるようサポートします。ここでは、その 5 つの方法をご紹介します。
1. 全員で最新の情報を共有する
セールスの成功は、他の関係者とスムーズに連携できるかどうかに左右されます。しかし、顧客に電話をかけたり、売り込みを行ったりしているとき、セールス担当者はそのことを忘れがちです。財務、法務、その他の部署が関わってくると、セールス担当者は最新情報がどこにあるのかわからなくなる可能性があり、セールス活動の準備は必要以上にややこしくなります。
そうした悩みを抱えているなら、価格表やリーフレット、プレゼンテーションを Dropbox の構造化されたファイル管理システムでわかりやすく整理してみてください。すべてのファイルを 1 か所に集約することで、どんなファイルも簡単に見つけられるようになります。また、見込み客やプレゼンテーションごとに専用のフォルダを作成することで、社内での質問事項、更新情報、フィードバックを簡単に追跡できるようになります。チーム リーダーが売上表の SKU を編集する場合でも、製品マネージャーが説明を書き換える場合でも、同じドキュメントの編集箇所に直接コメントを書き込むことができるので、商談の前に関係者全員が認識を 1 つにすることができます。
2. より簡単に顧客とつながる
先ほど、社内で簡単に共同作業を行うための基盤を構築しました。同じツールを、顧客とのコミュニケーションに利用することもできます。顧客向けのドキュメントをすべて専用のフォルダに保存し、チームが常に適切なドキュメントを共有できるようにしましょう。これにより、作成中の可能性がある社内ドキュメントと明確に区別できます。
Dropbox でドキュメントを送信する際には、カスタム ブランド設定を使用してさらにプロフェッショナルな印象を加えることができます。つまり、チームの Dropbox アカウントから社外に共有されるすべてのリンクに対して、会社名やロゴ、独自の背景画像を追加できるのです。また顧客は、疑問を感じたファイルに直接注釈を追加してフィードバックすることができます。さらに、有効期限とアクセス設定に基づくファイル権限を設定して、プレゼンテーションを閲覧できるユーザーを制限すれば、フィードバックの遅れや第三者からの追加コメントを防ぐことができます。
3. ビジネス用ファイルを安全に保護する
社内外のどちらにも関係者がいて共有ドキュメントで作業する場合、情報漏洩の不安がつきまといます。また、チーム メンバーが外出先で作業する場合には、情報はきちんと保護されているのだろうかと心配になってしまうものです。ご安心ください。Dropbox では、直感的な管理ツールを使用してユーザー リストを作成、管理したり、共有管理機能を設定したりすることで、クラウド ファイルのセキュリティを簡単に管理できます。業界をリードする技術ですべてのファイルが暗号化されるため、チームや顧客が利用しているデバイスと OS に関係なく、資産を安全に共有できます。
うっかり削除や意図しない編集でストレスを感じることもなくなります。Dropbox では、誰かが誤ってファイルを削除すると、デスクトップ通知とメール通知が届きます。［削除したファイル］ページに移動してファイルまたはフォルダを選択し、［復元］をクリックすると、削除したファイルを復元できます。これで危機を回避できます。
4. 見込み客の関心事を把握する
見込み客が求めるファイルをすべて送ったにもかかわらず、契約成立に向けた流れが滞ることがあります。関係性を構築し、完璧な提案書を作成しても、結局は成約に至らなかった理由がわからないままだと、チームはストレスを感じます。DocSend でドキュメントを共有すると、見込み客がいつファイルを見たか、そもそもファイルを見たかどうかを推測で判断する必要がなくなります。セールス担当者は、見込み客がいつファイルを開いたかを確認できるほか、分析情報によって、どの部分が注意を引いているか（閲覧に最も多くの時間を費やしたページなど）を明確に把握できます。
さらに、見込み客が他の誰かとファイルを共有したかどうかもわかるため、新たな関係者が商談に加わっても驚かずに済みます。フォローアップ中は、セールス担当者が顧客の考え方を予測し、先手を打って懸念事項に対処することで、見込み客に好印象を与え、契約締結に近づくことができます。
5. 契約締結までの時間を短縮する
おめでとうございます！ついに契約締結に到達しました。ここでは、印刷、スキャン、メール送信という面倒な手続きが原因で署名に時間がかかることのないようにする必要があります。1 分たりとも無駄にできません。管理者を挟まなくても、ドキュメントを送信して署名を取得できるようにしましょう。Dropbox の電子署名は、プロセスの簡素化によってわずか数回のクリックで操作できます。そのため、セールス担当者はスムーズに手続きを進め、別のタスクに移ることができます。
テンプレートを設定すれば、ドキュメント ワークフローがさらに効率的になります。契約書をさっと取り出し、新規顧客に合わせてパーソナライズするだけで送信準備は完了です。ドキュメントがいつレビュー、署名されたかを示す証拠となる監査証跡も自動的に作成されます。さらに、契約書が忘れられることがないように、自動リマインダーを設定することもできます。
