Известная формула «всегда закрывайте сделки» работает только тогда, когда ваша команда представляет собой хорошо отлаженный механизм по их заключению, начиная первым телефонным звонком и заканчивая окончательной подписью. Процесс продаж, протекающий без проблем, позволяет сосредоточиться на таких важных вещах, как поиск потенциальных клиентов, демонстрация соответствия вашего продукта их потребностям, а также создание условий, в которых ваши будущие заказчики будут чувствовать, что их правильно понимают. Как Dropbox может помочь вашей рабочей группе ускорить и оптимизировать процесс заключения сделок? Ниже приведены пять сценариев.
1. Держите коллег в курсе дела
Когда сотрудники вашего отдела продаж звонят клиентам или предлагают им продукт, вряд ли они задумываются на тем, что успех во многом зависит от взаимодействия с более крупной командой. Поскольку в работе участвует не один, а несколько отделов (финансовый, юридический и другие), ваши коллеги могут не знать, какой из них может предоставить самую актуальную информацию. И тогда подготовка коммерческого предложения становится еще запутаннее.
Советуем вам грамотно организовать ваши прайс-листы, одностраничные документы и презентации в централизованной и структурированной файловой системе Dropbox, чтобы их всегда было легко найти. Создайте специальные папки для каждого потенциального клиента или презентации, чтобы упростить процесс отслеживания внутренних вопросов, обновлений и отзывов. Допустим, руководитель группы хочет отредактировать артикул в листе продаж или менеджер по продукту желает перефразировать описание. Они могут оставлять комментарии к конкретным фрагментам в одном и том же документе. В результате никто не запутается в версиях, и верная будет отправлена клиенту.
2. Будьте проще в общении с клиентами
Теперь, когда вы заложили основу для удобной совместной работы вашей команды, вы можете использовать те же инструменты для общения с клиентами. Чтобы ваши коллеги всегда делились нужными файлами, храните все документы, предназначенные для заказчиков, в специальной папке. Так вы четко отделите их от внутренних документов, которые могут быть незавершенными.
Кроме того, отправляя файлы через Dropbox, ваша команда может проявить профессионализм с помощью фирменного стиля, добавив название вашей компании, логотип и настраиваемое фоновое изображение для всех внешних ссылок из своего аккаунта. Клиенты могут оставлять аннотированные отзывы прямо в документах, которые вызывают у них вопросы. Вы также можете использовать разрешения, чтобы контролировать, кто может просматривать презентацию, и таким образом предотвратить несвоевременное получение отзывов или дополнительных комментариев от третьих лиц. Это можно сделать с помощью установления срока действия и изменения настроек доступа.
3. Защитите ваши рабочие документы
Если над общими документами работают как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны, всегда присутствует страх потери контроля над файлами. А когда ваша команда в дороге, как вы можете быть уверены, что информация всегда защищена? Будьте спокойны: вы можете легко управлять безопасностью облачных файлов в Dropbox, создавая и управляя списками пользователей и контролируя общий доступ с помощью интуитивно понятных инструментов администрирования. Все документы зашифрованы с помощью передовых технологий, поэтому можно безопасно обмениваться ресурсами независимо от того, какое устройство и операционную систему использует ваша команда или клиент.
Вам также не придется беспокоиться о случайном удалении или непреднамеренном редактировании данных. Если кто-то по ошибке удалит файл в Dropbox, вы получите уведомления на рабочем столе и по электронной почте и сможете восстановить его, перейдя на страницу «Удаленные файлы», выбрав документ или папку, а затем нажав кнопку «Восстановить». Конец света отменяется!
4. Узнайте, что привлекает внимание потенциальных клиентов
Итак, ваша команда отправила все, что просил потенциальный клиент, но потом он пропал. Разумеется, все расстроятся: выстраивать отношения с его представителями, составлять идеальное коммерческое предложение, а потом так и не узнать, почему сделка не состоялась. Делитесь документами с помощью DocSend, чтобы точно знать, просмотрели ли их потенциальные клиенты. Ваш торговый представитель будет в курсе того, когда клиент открывал файл, а инструменты аналитики помогут определить, что привлекает внимание потенциального заказчика. Например, какие страницы он просматривал дольше всего.
Также торговые представители могут определить, поделился ли этот человек файлом с кем-то еще, что позволит избежать неожиданностей, когда к разговору присоединится новый участник. В дальнейшем продажник сможет предугадать ход мыслей клиента и упредить его опасения, произведя благоприятное впечатление на него и тем самым ускорив заключение сделки.
5. Ускорьте подписание документов
Поздравляем! Ваша команда добралась до финиша. Не позволяйте, чтобы хлопоты, связанные с печатью, сканированием и электронной почтой, заставили потенциального клиента отложить подписание договора. Каждая минута имеет значение! Избавьте свою команду от административных задач, связанных с отправкой документов и запросами подписей. Электронная подпись в Dropbox упрощает этот процесс до нескольких кликов. Поэтому сотрудники отдела продаж могут продолжать работу и переходить к другим задачам.
Оптимизируйте документооборот, настроив шаблоны, чтобы ваша команда могла легко найти нужный договор, персонализировать его для каждого нового клиента и нажать кнопку «Отправить». У вас автоматически появится аудиторский журнал, показывающий, когда документ был просмотрен и подписан. Кроме того, вы можете настроить автоматические напоминания, чтобы всегда помнить о договоре.
