Det välkända säljmantrat ”always be closing” fungerar bara när ditt säljteam är en väloljad, avtalsslutande maskin, från första samtal till slutlig signatur. Ett smidigare säljarbetsflöde ger plats för viktiga saker – som att hitta potentiella kunder, visa hur din produkt tillgodoser deras behov och få dem att känna sig hörda på vägen. Här är fem sätt på vilka Dropbox kan hjälpa ditt team att strama upp avtalsflödet för att nå avslut snabbare och effektivare.
1. Håll alla uppdaterade
När dina säljare ringer runt eller presenterar för kunder kan det vara lätt att glömma hur mycket av deras framgångar som är beroende av samarbete med det större teamet. När till exempel ekonomi- och juridikavdelningarna ger input kanske dina säljare blir osäkra på var den mest uppdaterade informationen finns. Att förbereda sig för en presentation blir mer komplicerat än vad det måste vara.
Försök att tydligt organisera prislistor, broschyrer och presentationer i ett centraliserat och strukturerat filsystem med Dropbox så att de blir lätta att hitta varje gång. Skapa dedikerade mappar för varje prospekt eller presentation för att förenkla hur interna frågor, uppdateringar och feedback följs upp. Vare sig teamledaren vill redigera en SKU för säljblad eller en produktchef vill formulera om en beskrivning kan kommentarer trattas in i samma dokument, direkt i de aktuella artiklarna. Resultatet: alla är helt uppdaterade inför varje kundinteraktion.
2. Få enklare kontakt med kunder
Nu när du har lagt grunden för ett enklare sätt att arbeta tillsammans för det interna teamet kan du använda samma verktyg för att kommunicera med dina kunder. Se till att ditt team alltid delar rätt dokument genom att lagra alla kundriktade dokument i en dedikerad mapp. På så vis skiljs de tydligt från interna dokument som kanske inte är färdiga.
När du skickar dokument via Dropbox kan ditt team dessutom lägga till ytterligare en känsla av professionalism med varumärkesprofilering: lägg till företagsnamn, logotyp och en anpassningsbar bakgrundsbild till alla länkar som delas externt från teamets Dropbox-konto. Kunder kan lägga till kommenterad feedback direkt i filerna de har bekymmer med. Du kan också använda filbehörigheter för att styra vem som ska kunna visa presentationen via utgångsdatum och komma åt inställningar för att förhindra sen feedback eller ytterligare kommentarer från tredje part.
3. Skydda ditt arbete
När du har både interna och externa intressenter som arbetar med delade dokument finns det alltid en rädsla för att förlora kontrollen över filerna. Och med ett team som arbetar på språng är det svårt att lita på att informationen alltid är skyddad. Du kan vara lugn – du kan enkelt hantera filsäkerhet i molnet med Dropbox genom att skapa och hantera användarlistor och ställa in delningskontroller med hjälp av intuitiva adminverktyg. Alla filer krypteras med branschledande teknik, så att du säkert kan dela tillgångar, vilken enhet och vilket operativsystem ditt team eller din kund än använder.
Du behöver heller aldrig bli stressad över oavsiktliga raderingar eller redigeringar. Om någon av misstag raderar en fil med Dropbox får du skrivbords- och mejlaviseringar och kan återställa den genom att navigera till sidan Raderade filer, välja fil eller mapp och sedan klicka på Återställ. Krisen är avvärjd!
4. Se vad som fångar ditt prospekts uppmärksamhet
Okej, så ditt team har skickat allt som prospektet bad om, men sedan blir det tyst. Det är frustrerande för teamet att bygga relationer och skapa det perfekta förslaget, för att sedan inte veta varför försäljningen inte blivit av. Dela dokument med DocSend så slipper ni gissa när – eller om – dina potentiella kunder har tittat på dem. Din säljare vet när en kund öppnar filen och analyser kan avslöja vad som fångar en potentiell kunds uppmärksamhet – som vilka sidor de har tillbringat mest tid med.
Dina säljare kan också se om den potentiella kunden har delat filen med någon annan, så att ni slipper överraskningar när en ny spelare blir en del av konversationen. Under uppföljningen kan din säljare förutse kundens tankesätt och direkt hantera eventuella invändningar – imponera på den potentiella kunden och nå avslutet enklare.
5. Få snabbare godkännande
Grattis! Teamet har nått mållinjen. Låt inte krångel med utskrifter, inskanning och mejl göra att en potentiell kund missar att skriva på den streckade linjen. Varje minut är viktig, så eliminera en del av administrationen för teamet när det gäller att skicka ut dokument och få signaturer. E-signaturer i Dropbox gör processen enkel med ett par klick och säljarna kan hålla tempot uppe och gå vidare till nästa uppgift.
Försök att ytterligare effektivisera dokumentarbetsflödet genom att skapa mallar så att ditt team enkelt kan dra ut ett avtal, anpassa det till varje ny kund och trycka på ”Skicka”. Du får automatiskt en granskningslogg som ger bevis på när dokumentet har granskats och signerats. Dessutom kan du konfigurera automatiska påminnelser för att se till att avtalet inte glöms bort.
