Frasa terkenal “selalu selesaikan kesepakatan" hanya efektif ketika tim penjualan Anda mahir membuat kesepakatan mulai dari panggilan pertama hingga tanda tangan akhir. Alur kerja penjualan yang lebih lancar akan memberikan ruang untuk hal yang penting—seperti menemukan calon klien, menunjukkan bahwa produk Anda sesuai untuk kebutuhan mereka, dan membuat mereka merasa didengar sepanjang prosesnya. Berikut adalah lima cara Dropbox dapat membantu tim Anda memperketat alur kesepakatan untuk mulai menyelesaikan kesepakatan dengan kecepatan dan efisiensi yang lebih baik.
1. Pastikan semua orang mengikuti informasi yang mutakhir
Saat perwakilan penjualan Anda melakukan panggilan atau memberikan presentasi kepada pelanggan, mereka dapat mudah melupakan bahwa sebagian besar keberhasilan mereka bergantung pada kerja sama dengan tim yang lebih besar. Dengan campur tangan dari departemen keuangan, hukum, dan departemen lainnya, perwakilan Anda mungkin tidak yakin dengan letak informasi yang paling mutakhir. Mempersiapkan presentasi dapat menjadi lebih rumit daripada yang seharusnya.
Cobalah untuk mengatur lembar harga, dokumen satu halaman, dan presentasi dengan jelas pada sistem file yang terpusat dan terstruktur di Dropbox supaya mereka mudah menemukannya kapan pun. Buat folder khusus untuk setiap calon klien atau presentasi untuk menyederhanakan cara melacak pertanyaan, pembaruan, dan umpan balik internal. Ketika pemimpin tim ingin mengedit SKU lembar penjualan atau manajer produk ingin mengubah deskripsi, komentar dapat disalurkan ke dokumen yang sama secara langsung pada item yang dibahas. Hasilnya: semua orang memiliki informasi yang sama sebelum setiap momen interaksi dengan pelanggan.
2. Terhubung secara lebih mudah dengan pelanggan
Setelah membuat landasan bagi tim internal Anda untuk bekerja sama dengan mudah, Anda dapat menerapkan alat yang sama untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Pastikan bahwa tim Anda selalu membagikan dokumen yang tepat dengan menyimpan semua dokumen interaksi dengan pelanggan dalam folder khusus. Tindakan ini akan memisahkannya dengan jelas dari dokumen internal yang mungkin sedang dalam proses.
Selain itu, saat Anda mengirim dokumen melalui Dropbox, tim Anda dapat menambahkan kesan profesionalisme dengan pemerekan khusus: tambahkan nama perusahaan, logo, dan gambar latar belakang yang dapat disesuaikan ke semua tautan yang dibagikan secara eksternal dari akun Dropbox tim Anda. Pelanggan dapat menambahkan umpan balik dengan anotasi langsung pada file yang menjadi perhatian mereka. Anda juga dapat menggunakan izin file untuk mengontrol orang yang dapat melihat presentasi melalui pengaturan tanggal kedaluwarsa dan akses agar umpan balik atau komentar tambahan dari pihak ketiga tidak terlambat.
3. Lindungi pekerjaan Anda
Saat terdapat pemangku kepentingan internal dan eksternal yang mengerjakan dokumen bersama, selalu ada ketakutan mengenai hilangnya kontrol terhadap file. Dengan tim Anda yang bepergian, bagaimana cara Anda dapat merasa yakin bahwa informasi selalu dilindungi? Jangan khawatir. Anda dapat mengelola keamanan file awan secara mudah di Dropbox dengan membuat dan mengelola daftar pengguna serta mengatur kontrol berbagi melalui alat administratif yang intuitif. Semua file dienkripsi dengan teknologi terdepan di industri, sehingga Anda dapat berbagi aset dengan aman, terlepas dari perangkat dan sistem operasi yang digunakan oleh tim atau pelanggan Anda.
Anda juga tidak perlu stres dengan penghapusan atau pengeditan yang tidak disengaja. Dengan Dropbox, jika seseorang tidak sengaja menghapus file, Anda akan menerima notifikasi desktop dan email serta akan dapat memulihkannya dengan membuka halaman ‘File yang dihapus’, memilih file atau foldernya, lalu mengeklik ‘Pulihkan’. Krisis pun dapat dihindari!
4. Lihat hal yang menarik perhatian calon klien
Jadi, tim Anda telah mengirim semua yang diminta oleh calon klien, tetapi tidak ada kelanjutan. Sangat mengesalkan jika kita tidak mengetahui alasan penjualan tidak berlanjut meskipun tim Anda telah membangun hubungan dan membuat proposal yang sempurna. Bagikan dokumen dengan DocSend untuk berhenti menebak apakah calon klien Anda sudah melihatnya. Perwakilan penjualan Anda akan mengetahui saat pelanggan membuka file. Analisis dapat mengungkapkan hal yang menarik perhatian calon klien, seperti halaman yang paling lama dibuka.
Perwakilan Anda juga dapat mengetahui ketika calon klien telah membagikan file dengan orang lain, agar tidak ada kebingungan ketika ada orang baru yang mengikuti percakapan. Selama tindak lanjut, perwakilan penjualan Anda dapat mengantisipasi pola pikir pelanggan dan mengantisipasi kekhawatiran. Dengan begitu, calon klien akan terkesan dan kesempatan untuk menyelesaikan kesepakatan penjualan akan makin besar.
5. Dapatkan tanda tangan lebih cepat
Selamat! Tim Anda berhasil mencapai garis akhir. Jangan sampai kerepotan dalam mencetak, memindai, dan mengirim email membuat calon klien menunda pemberian tanda tangan pada garis titik-titik. Setiap menit penting, jadi kurangi proses administrasi untuk tim Anda dalam hal mengirim dokumen dan mendapatkan tanda tangan. Tanda tangan elektronik di Dropbox, menyederhanakan prosesnya menjadi hanya beberapa klik—sehingga perwakilan penjualan dapat terus melanjutkan proses dan mengerjakan tugas lainnya.
Coba untuk mengefisienkan alur kerja dokumen Anda lebih jauh lagi dengan menyiapkan templat agar tim Anda dapat membuat perjanjian dengan lebih mudah, menyesuaikannya dengan setiap pelanggan baru, dan mengirimnya. Anda akan otomatis memiliki jejak audit yang memberikan bukti ketika mereka meninjau dan menandatangani dokumen. Selain itu, Anda dapat menyiapkan pengingat otomatis untuk memastikan kontrak tidak terlupakan.
