Sie können Ihre Vertragsabschlüsse nur maximieren, wenn Ihr Vertriebsteam vom ersten Anruf bis zur endgültigen Unterschrift eine gut geölte Vertriebsmaschine ist. Ein nahtloser Vertriebsablauf befreit Kapazitäten für wichtige Dinge – wie potenzielle Kunden zu finden, ihnen zu zeigen, wie Ihr Produkt ihren Bedürfnissen entspricht, und ihnen dabei immer das Gefühl zu geben, gehört zu werden. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Dropbox Ihrem Team helfen kann, seine Vertriebsabläufe zu straffen, um schneller und effizienter ans Ziel zu gelangen.
1. Alle auf dem Laufenden halten
Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter Anrufe tätigen oder Kunden ansprechen, gerät schnell aus dem Blick, wie sehr ihr Erfolg auf der Zusammenarbeit mit dem gesamten Team basiert. Da Finanz-, Rechts- und andere Abteilungen allesamt eine Rolle spielen, sind Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise unsicher, woher sie die aktuellsten Informationen beziehen können. Die Vorbereitung auf einen Pitch wird unübersichtlicher als nötig.
Organisieren Sie Ihre Preisblätter, One-Pager und Präsentationen übersichtlich in einem zentralen und strukturierten Dateisystem auf Dropbox, damit sie stets leicht zu finden sind. Erstellen Sie dedizierte Ordner für jeden potenziellen Kunden oder jede Präsentation, um die Nachverfolgung von internen Fragen, Aktualisierungen und Feedback zu vereinfachen. Ob nun der Teamleiter einen Verkaufsblatt-Artikel bearbeiten oder ein Produktmanager eine Beschreibung umformulieren möchte, können Kommentare direkt zu den fraglichen Punkten auf demselben Dokument verweisen. Das Ergebnis: Alle sind vor jedem kundengerichteten Moment auf demselben Stand.
2. Einfacher mit Kunden vernetzen
Nachdem Sie die Grundlage dafür geschaffen haben, dass Ihr internes Team einfach zusammenarbeiten kann, können Sie dieselben Tools für die Kommunikation mit Ihren Kunden nutzen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer die richtigen Dokumente teilt, indem Sie alle kundengerichteten Dokumente in einem speziellen Ordner speichern. Dadurch werden sie klar von internen Dokumenten getrennt, die möglicherweise noch in Bearbeitung sind.
Wenn Sie Dokumente über Dropbox senden, kann Ihr Team mit individuellem Branding zusätzliche Professionalität verleihen: Fügen Sie Ihren Firmennamen, Ihr Logo und ein anpassbares Hintergrundbild zu allen Links hinzu, die über das Dropbox-Konto Ihres Teams an Externe geteilt werden. Kunden können Anmerkungen als Feedback direkt in die Dateien einfügen, bei denen noch Bedenken bestehen. Sie können auch Dateiberechtigungen verwenden, um zu steuern, wer die Präsentation bis zur Gültigkeitsdauer anzeigen kann, und auf Einstellungen zugreifen, um verspätetes Feedback oder zusätzliche Kommentare von Dritten zu verhindern.
3. Effektiver Schutz für Ihre Dateien
Wenn sowohl interne als auch externe Stakeholder an freigegebenen Dokumenten arbeiten, besteht immer die Sorge, die Kontrolle über Dateien zu verlieren. Und wenn Ihr Team remote arbeitet, wie können Sie darauf vertrauen, dass Informationen immer geschützt sind? Seien Sie unbesorgt: Sie können die Cloud-Dateisicherheit in Dropbox ganz einfach verwalten, indem Sie Benutzerlisten erstellen und pflegen und über intuitive administrative Tools Freigabefunktionen festlegen. Alle Dateien werden mit branchenführender Technologie verschlüsselt, sodass Sie Assets sicher teilen können, unabhängig davon, welches Gerät und welches Betriebssystem Ihr Team oder Kunde verwendet.
Sie müssen sich auch keine Gedanken über versehentliches Löschen oder unbeabsichtigte Änderungen machen. Wenn in Dropbox versehentlich jemand eine Datei löscht, erhalten Sie Desktop- und E-Mail-Benachrichtigungen und können sie wiederherstellen, indem Sie zur Seite „Gelöschte Dateien“ navigieren, die Datei oder den Ordner auswählen und dann auf „Wiederherstellen“ klicken. Krise abgewendet!
4. Erfahren, was die Aufmerksamkeit von potenziellen Kunden erregt
Ihr Team hat alles geschickt, was der potenzielle Kunde verlangt hat, aber dann passiert nichts mehr. Es ist frustrierend für Ihr Team, Beziehungen aufzubauen und den perfekten Vorschlag zu erstellen, aber dann nicht zu wissen, warum der Deal nicht weiterkam. Teilen Sie Dokumente mit DocSend, um nicht mehr raten zu müssen, wann – oder ob – Ihr potenzieller Kunde sie gesehen hat. Ihr Vertriebsmitarbeiter weiß, wann ein Kunde die Datei öffnet, und Analysen können zeigen, was die Aufmerksamkeit eines Interessenten erregt — z. B. auf welchen Seiten er die meiste Zeit verbracht hat.
Ihre Vertriebsmitarbeiter können auch erkennen, ob der Interessent die Datei mit anderen geteilt hat, und so Überraschungen verhindern, wenn neue Gesprächsteilnehmer hinzukommen. Beim Nachfassen kann Ihr Vertriebsmitarbeiter die Denkweise des Kunden antizipieren und Bedenken im Vorhinein ausräumen – das imponiert dem Interessenten und bringt den Vertragsabschluss ein Stück näher.
5. Schnellere Abschlüsse sichern
Herzlichen Glückwunsch! Ihr Team hat es zur Ziellinie geschafft. Verhindern Sie, dass umständliche Verfahren mit Drucken, Scannen und E-Mails dazu führen, dass auf der gepunkteten Linie verzögert unterzeichnet wird. Jede Minute ist wichtig. Daher sollten Sie den administrativen Aufwand für Ihr Team beim Senden von Dokumenten und Einholen von Unterschriften verringern. Elektronische Signaturen in Dropbox vereinfachen den Prozess auf nur wenige Klicks – so können die Vertriebsmitarbeiter den Ball in der Luft halten und sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Versuchen Sie, Ihren Dokumenten-Workflow weiter zu optimieren, indem Sie Vorlagen einrichten. So kann Ihr Team problemlos einen Vertrag heraussuchen, ihn für jeden neuen Kunden personalisieren und einfach auf „Senden“ klicken. Sie erhalten automatisch ein Prüfprotokoll, das einen Nachweis darüber liefert, wann das Dokument geprüft und unterschrieben wurde. Außerdem können Sie automatische Erinnerungen einrichten, damit der Vertrag nicht vergessen wird.
