Esa frase infame de “estar siempre cerrando” solo funciona cuando tu equipo es una máquina bien aceitada de elaborar acuerdos, desde esa primera llamada hasta la firma final. Un flujo de trabajo de ventas más fluido deja espacio para aspectos importantes, como la búsqueda de clientes potenciales, la demostración de cómo tu producto se ajusta a sus necesidades y el hacer que se sientan escuchados en el camino. Estas son cinco formas en que Dropbox puede ayudar a tu equipo a reforzar su flujo de acuerdos para comenzar a cerrar con más velocidad y eficiencia.
1. Mantén a todos actualizados
Cuando tus representantes de ventas están haciendo llamadas o presentaciones a los clientes, puede ser fácil olvidar cuánto de su éxito depende de trabajar con el equipo más grande. Con los departamentos de finanzas, legal y otros, tus representantes pueden no estar seguros de dónde se encuentra la información más actualizada. La preparación de una presentación se convierte en una maraña más de lo necesario.
Prueba organizar claramente tus hojas de precios, documentos de una página y presentaciones en un sistema de archivos centralizado y estructurado en Dropbox, para que sean fáciles de encontrar en todo momento. Crea carpetas específicas para cada cliente potencial o presentación a fin de simplificar el seguimiento de las preguntas internas, las actualizaciones y los comentarios. Ya sea que el líder del equipo desee editar un SKU de hoja de ventas o que un gerente de producto quiera reformular una descripción, los comentarios pueden agruparse en el mismo documento, directamente en los elementos en cuestión. El resultado: todo el mundo está en sincronía antes de cada momento de contacto con el cliente.
2. Conéctate más fácilmente con los clientes
Ahora que has creado la base para que tu equipo interno trabaje con facilidad, puedes aplicar las mismas herramientas para comunicarte con tus clientes. Asegúrate de que tu equipo siempre esté compartiendo los documentos adecuados almacenando todos los documentos orientados al cliente en una carpeta específica. Esto los separará claramente de los documentos internos que pueden ser trabajos en curso.
Además, cuando envíes documentos a través de Dropbox, tu equipo puede agregar otra capa de profesionalidad con personalización de marca: agrega el nombre de tu empresa, el logo y una imagen de fondo personalizable a todos los vínculos compartidos externamente desde la cuenta de Dropbox de tu equipo. Los clientes pueden agregar comentarios anotados directamente a los archivos que les preocupan. También puedes utilizar los permisos de archivo para controlar quién puede ver la presentación hasta la fecha de vencimiento y la configuración de acceso para evitar comentarios tardíos o comentarios adicionales de terceros.
3. Protege tu trabajo
Cuando hay partes interesadas internas y externas trabajando en documentos compartidos, siempre existe el temor de perder el control de los archivos. Y con tu equipo en movimiento, ¿cómo puedes confiar en que la información siempre está protegida? Ten por seguro que puedes administrar fácilmente la seguridad de archivos en la nube en Dropbox al crear y gestionar listas de usuarios, y establecer controles de uso compartido a través de las intuitivas herramientas administrativas. Todos los archivos se cifran con tecnología líder en el sector para que puedas compartir recursos de forma segura, independientemente del dispositivo y del sistema operativo que utilice tu equipo o cliente.
Tampoco tendrás que preocuparte por las eliminaciones accidentales ni las ediciones involuntarias. Con Dropbox, si alguien elimina un archivo por error, recibirás notificaciones de escritorio y de correo electrónico, y podrás recuperarlo. Para ello, accede a la página “Archivos eliminados”, elige el archivo o la carpeta y luego haz clic en “Restaurar”. ¡Crisis evitada!
4. Conoce lo que está captando la atención de un cliente potencial
Así que tu equipo ha enviado todo lo que el cliente potencial ha pedido, pero entonces el rastro se enfría. Es frustrante para tu equipo construir relaciones y elaborar la propuesta perfecta, solo para no saber por qué la venta no avanzó. Comparte documentos con DocSend para dejar de adivinar cuándo, o si, tu cliente potencial los ha visto. Tu representante de ventas sabrá cuándo un cliente abre el archivo y el análisis puede revelar qué está captando la atención de un cliente potencial, como en qué páginas ha pasado más tiempo.
Tus representantes también pueden saber si el cliente potencial ha compartido el archivo con alguien más, lo que evita sorpresas cuando un nuevo participante se une a la conversación. Durante el seguimiento, tu representante de ventas puede anticiparse a la mentalidad del cliente y a los procedimientos preventivos, lo que impresiona al cliente potencial y hace que se acerque al cierre.
5. Obtén la firma más rápido
¡Felicitaciones! Tu equipo ha llegado a la meta. No dejes que la molestia de imprimir, escanear y enviar correos electrónicos haga que un cliente potencial retrase la firma en la línea punteada. Cada minuto es importante, así que elimina parte de la administración de tu equipo cuando se trata de enviar documentos y obtener firmas. Las firmas electrónicas en Dropbox simplifican el proceso con solo unos clics, para que los representantes puedan seguir avanzando y pasar a otras tareas.
Intenta optimizar aún más tu flujo de trabajo de documentos al configurar plantillas de forma que tu equipo pueda obtener fácilmente un acuerdo, personalizarlo para cada nuevo cliente y hacer clic en enviar. Tendrás automáticamente un registro de auditoría que proporciona una prueba de cuándo revisaron y firmaron el documento. Además, puedes configurar recordatorios automáticos para asegurarte de que no se te olvida el contrato.
