วลีอันโด่งดังที่ว่า “ปิดการขายได้เสมอ” ใช้ได้เฉพาะเวลาที่ทีมฝ่ายขายของคุณเป็นกลุ่มที่ดำเนินการทำข้อตกลงได้ดี ตั้งแต่ขั้นตอนการนำเสนอครั้งแรกไปจนถึงการลงนามขั้นสุดท้าย ขั้นตอนการขายที่ราบรื่นยิ่งขึ้นจะช่วยเปิดโอกาสให้กับการดำเนินการสำคัญ เช่น การค้นหาผู้มุ่งหวัง การแสดงให้เห็นว่าผลิตภัณฑ์ของคุณตรงกับความต้องการของผู้มุ่งหวังอย่างไร และการรับฟังผู้มุ่งหวังตลอดทั้งกระบวนการ ห้าวิธีดังต่อไปนี้เป็นวิธีที่ Dropbox สามารถช่วยให้ทีมกระชับขั้นตอนการทำข้อตกลงเพื่อเริ่มต้นปิดการขายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นกว่าเดิม
1. ให้ทุกคนรับทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
เมื่อตัวแทนฝ่ายขายของคุณนำเสนอหรือเปิดการขายกับลูกค้า คุณอาจลืมได้ง่ายๆ ว่าความสำเร็จของตัวแทนต้องอาศัยการทำงานกับทีมที่ใหญ่กว่ามากเพียงใด อีกทั้งเมื่อแผนกการเงิน กฎหมาย และแผนกอื่นๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง ตัวแทนของคุณอาจไม่แน่ใจว่าข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดอยู่ที่แห่งใดเสียแล้ว การเตรียมตัวสำหรับการนำเสนอก็จะกลายเป็นเรื่องวุ่นวายเกินกว่าที่ควรจะเป็น
ลองจัดระเบียบใบรายการราคา เอกสารหน้าเดียว และการนำเสนอของคุณในระบบไฟล์แบบรวมศูนย์และมีการจัดโครงสร้างบน Dropbox เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาในทุกๆ ครั้ง สร้างโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับผู้มุ่งหวังแต่ละรายหรือสำหรับการนำเสนอเป็นงานๆ ไป เพื่อลดความยุ่งยากในการติดตามคำถาม การอัพเดท และข้อคิดเห็นจากภายใน ไม่ว่าหัวหน้าทีมจะต้องการแก้ไข SKU เอกสารข้อมูลสำคัญของผลิตภัณฑ์ หรือผู้จัดการฝ่ายผลิตภัณฑ์ต้องการเรียบเรียงคำอธิบายใหม่ ความคิดเห็นต่างๆ ก็จะเข้ามารวมอยู่ที่เอกสารเดียวกันในเรื่องที่กำลังหารือกันอยู่โดยตรง ผลลัพธ์ที่ได้คือ ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกันก่อนพบลูกค้าทุกครั้ง
2. ติดต่อกับลูกค้าได้ง่ายยิ่งขึ้น
ตอนนี้เมื่อคุณสร้างรากฐานสำหรับทีมภายในของคุณเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายแล้ว คุณสามารถนำเครื่องมือเดียวกันนี้ไปใช้เพื่อติดต่อสื่อสารกับลูกค้าของคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณแบ่งปันเอกสารที่ถูกต้องอยู่เสมอ โดยจัดเก็บเอกสารที่นำเสนอต่อลูกค้าทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะ วิธีนี้จะแยกเอกสารดังกล่าวออกจากเอกสารภายในที่อาจอยู่ระหว่างดำเนินการได้อย่างชัดเจน
นอกจากนี้ เมื่อส่งเอกสารผ่าน Dropbox ทีมของคุณสามารถเพิ่มระดับความเป็นมืออาชีพขึ้นอีกขั้นด้วยการสร้างแบรนด์แบบกำหนดเอง ซึ่งจะเพิ่มชื่อบริษัท โลโก้ของคุณ และภาพพื้นหลังที่ปรับแต่งได้ไปยังลิงก์ทั้งหมดที่แบ่งปันภายนอกได้จากบัญชี Dropbox ของทีม ลูกค้าสามารถเพิ่มข้อคิดเห็นที่มีหมายเหตุประกอบลงบนไฟล์ที่ให้ความสนใจได้โดยตรง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้สิทธิ์ของไฟล์ในการควบคุมว่าใครสามารถดูงานนำเสนอได้จากวันที่หมดอายุและการตั้งค่าการเข้าถึง เพื่อป้องกันไม่ให้มีข้อคิดเห็นที่ล่าช้าหรือความคิดเห็นเพิ่มเติมจากบุคคลที่สาม
3. ปกป้องข้อมูลสำหรับงานของคุณ
เมื่อคุณมีทั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกที่กำลังทำงานบนเอกสารที่ใช้งานร่วมกัน มักจะเกิดความกลัวต่อการสูญเสียการควบคุมไฟล์ และด้วยความที่ทีมต้องเดินทางไปยังที่ต่างๆ คุณจะวางใจได้อย่างไรว่าข้อมูลนั้นได้รับการปกป้องอยู่เสมอ แต่สบายใจได้เลย คุณสามารถจัดการการรักษาความปลอดภัยของไฟล์ผ่านคลาวด์ได้อย่างง่ายดายบน Dropbox โดยสร้างและจัดการรายชื่อผู้ใช้ รวมถึงตั้งค่าการควบคุมในการแบ่งปันผ่านเครื่องมือการดูแลระบบที่ใช้งานง่าย ไฟล์ทั้งหมดได้รับการเข้ารหัสด้วยเทคโนโลยีชั้นนำของอุตสาหกรรม ดังนั้นจึงสามารถแบ่งปันข้อมูลงานได้อย่างปลอดภัย ไม่ว่าทีมหรือลูกค้าของคุณใช้อุปกรณ์และระบบปฏิบัติการใดอยู่ก็ตาม
คุณจะไม่ต้องเครียดกับการลบหรือการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจอีกเลย เมื่อใช้ Dropbox หากมีคนลบไฟล์ผิด คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางเดสก์ท็อปและอีเมล และสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยไปยังหน้า “ไฟล์ที่ถูกลบ” เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก “กู้คืน” จึงพลิกวิกฤตไปเลย!
4. ดูสิ่งที่ผู้มุ่งหวังกำลังให้ความสนใจ
ทีมของคุณได้ส่งทุกอย่างที่ผู้มุ่งหวังร้องขอ แต่แล้วก็ไม่ได้รับการติดต่อกลับ ซึ่งเป็นเรื่องน่าผิดหวังสำหรับทีมของคุณที่ได้สร้างความสัมพันธ์และรังสรรค์ข้อเสนอที่สมบูรณ์แบบขึ้นมาแล้ว แต่กลับไม่ทราบถึงสาเหตุที่การขายไม่คืบหน้า แบ่งปันเอกสารด้วย DocSend เพื่อให้ไม่ต้องคอยคาดเดาอีกต่อไปว่าผู้มุ่งหวังของคุณดูเอกสารตอนไหน หรือได้ดูเอกสารแล้วหรือยัง ตัวแทนฝ่ายขายของคุณจะทราบเวลาลูกค้าเปิดไฟล์ และการวิเคราะห์สามารถเปิดเผยสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของผู้มุ่งหวังได้ เช่น หน้าที่ผู้มุ่งหวังใช้เวลาดูมากที่สุด
ตัวแทนของคุณยังสามารถบอกได้ด้วยว่าผู้มุ่งหวังแบ่งปันไฟล์กับผู้อื่นหรือไม่ เพื่อจะได้ไม่ต้องแปลกใจเมื่อมีสมาชิกใหม่เข้าร่วมการสนทนา ในระหว่างการติดตามผล ตัวแทนฝ่ายขายของคุณสามารถคาดการณ์ทัศนคติและความกังวลล่วงหน้าของลูกค้าได้ ซึ่งจะสร้างความประทับใจให้กับผู้มุ่งหวังและมีโอกาสปิดการขายสำเร็จมากยิ่งขึ้น
5. ได้รับการอนุมัติรวดเร็วยิ่งขึ้น
ยินดีด้วย! ทีมของคุณเข้าสู่เส้นชัยแล้ว อย่าปล่อยให้ความยุ่งยากในการพิมพ์ การสแกน และอีเมลทำให้ผู้มุ่งหวังลงนามบนเส้นประช้าออกไป ทุกนาทีมีความหมาย ดังนั้นให้ตัดผู้ดูแลระบบสำหรับทีมของคุณออกบางส่วนเมื่อต้องส่งเอกสารและขอลายเซ็น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Dropbox ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ดังนั้นตัวแทนจึงดำเนินงานได้ต่อเนื่องและย้ายไปทำงานอื่นต่อได้
ลองปรับปรุงขั้นตอนการทำงานเอกสารของคุณให้ดียิ่งขึ้นด้วยการตั้งค่าแม่แบบ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถดึงข้อตกลงมาปรับให้เหมาะกับลูกค้าใหม่ทุกราย และกดส่งได้อย่างง่ายดาย คุณจะมีเส้นทางการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ ซึ่งแสดงหลักฐานว่าเมื่อใดที่มีการตรวจทานและลงนามเอกสาร นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจได้ว่าจะไม่ลืมดำเนินการกับสัญญานั้น
