'항상 거래를 마무리하라(Always Be Closing: ABC)'라는 악명 높은 문구는 첫 번째 영업 통화부터 최종 서명까지 영업팀이 톱니바퀴처럼 잘 맞물려 돌아가는 경우에만 실현할 수 있습니다. 영업 워크플로가 보다 원활하게 작동하면 유망 고객을 찾고, 제품이 어떻게 고객의 요구에 부합하는지 보여주며, 그 과정 내내 유망 고객의 말에 귀 기울인다는 인상을 심어주는 것과 같은 중요한 부분에 더 많은 시간과 노력을 할애할 수 있습니다. 그러면 지금부터 팀이 영업 프로세스를 강화하여 더 빠르고 효율적으로 거래를 성사하는 데 Dropbox를 활용하는 방법 5가지를 소개하겠습니다.
1. 모두가 최신 정보 공유
영업 담당자가 고객에게 전화를 걸거나 제품을 홍보할 때, 다른 팀들과의 협력이 성패를 좌우할 수 있다는 사실을 망각하기 쉽습니다. 재무, 법무 및 기타 부서가 개입된 경우 영업 담당자는 최신 정보가 어디에 있는지 알기 어렵습니다. 그래서 판촉 활동을 준비하는 일이 필요 이상으로 복잡해집니다.
따라서 항상 쉽게 찾을 수 있도록 가격표, 전단지, 프레젠테이션을 Dropbox의 체계적인 중앙 집중식 파일 시스템에 알기 쉽게 정리해야 합니다. 또한 각 유망 고객 또는 프레젠테이션별로 전용 폴더를 만들어 다른 직원의 질의 내용, 수정 사항 및 피드백을 추적하는 방법을 간소화해야 합니다. 예를 들어 팀장이 영업 실적표의 SKU를 수정하고 싶거나 제품 관리자가 설명 문구를 바꾸고 싶은 경우 동일한 문서에 다양한 의견을 수렴하고 논의 중인 항목에 곧장 이를 반영할 수 있습니다. 결과적으로 모두가 항상 동일한 정보를 공유하는 상태에서 고객을 상대할 수 있게 되죠.
2. 고객과 더 쉽게 소통
이렇게 해서 내부 팀이 간편하게 협력할 수 있는 기틀이 마련되면 이제 고객과의 소통에 동일한 도구를 사용할 수 있습니다. 팀이 항상 올바른 문서를 공유할 수 있도록 모든 고객용 문서를 지정된 폴더에 보관해야 합니다. 그래야 아직 작업 중일 수도 있는 내부 문서와 고객에게 전송하는 문서를 명확하게 구분할 수 있기 때문입니다.
또한 맞춤 브랜딩을 활용하면 Dropbox를 통해 전송할 문서의 전문성을 강화할 수 있습니다. 예를 들어 팀의 Dropbox 계정으로 외부와 공유하는 링크에 회사 이름, 로고, 맞춤형 배경 이미지를 추가할 수 있습니다. 고객은 관심 있는 파일에 직접 주석을 삽입하는 방식으로 피드백을 추가할 수 있습니다. 또한 사용자는 파일 권한을 적용하여 만료일까지 프레젠테이션을 볼 수 있는 사람을 제한할 수 있으며, 액세스 설정을 통해 때늦은 피드백이나 댓글을 달 수 없도록 설정할 수 있습니다.
3. 작업물 보호
내부 및 외부 이해 관계자가 함께 공유 문서를 다루는 상황에서는 파일에 대한 통제권을 상실할 수 있다는 우려가 어김없이 존재합니다. 팀의 외근이 빈번한 상황이라면 정보의 보안에 대한 불안감도 생기기 마련이죠. 하지만 걱정할 것 없습니다. Dropbox에서는 직관적인 관리 도구로 사용자 목록을 만들어 관리하고 공유 제어기능을 설정해 클라우드파일의 보안을 쉽게 관리할 수 있습니다. 모든 파일은 업계 최고의 기술로 암호화됩니다. 따라서 팀이나 고객이 사용하는 장치 및 운영 체제와 관계없이 자산을 안전하게 공유할 수 있죠.
파일을 실수로 삭제하거나 잘못 수정하지 않을까 염려할 필요가 없습니다. Dropbox를 사용하면 누군가 실수로 파일을 삭제한 경우 바탕화면 메시지와 이메일로 알림을 받게 되며, 필요한 경우 '삭제된 파일' 페이지로 이동하여 파일이나 폴더를 선택한 후 '복원'을 클릭하여 해당 파일을 복구할 수 있습니다. 위기 예방이 정말 간단하죠!
4. 유망 고객의 관심을 사로잡는 요소 확인
팀이 유망 고객에게 요청받은 모든 자료를 보냈는데도 반응은 냉담하기만 합니다. 팀은 왜 영업에 진척이 없는지 영문을 모르니 유망 고객과 교분을 쌓고 완벽한 제안서를 작성하는 데 어려움을 겪게 됩니다. 하지만 DocSend로 문서를 공유하면 유망 고객이 문서를 언제 열어봤는지, 또는 열어보긴 했는지 어림짐작을 할 필요가 없습니다. 영업 담당자는 고객이 파일을 열어본 시간을 확인할 수 있으며, 분석을 통해 유망 고객이 가장 많은 시간을 보낸 페이지를 추적하여 유망 고객의 관심을 끄는 요소를 파악할 수 있습니다.
또한 유망 고객이 다른 사람과 파일을 공유한 경우 영업 담당자가 이를 알 수 있으므로 제 3자가 대화에 개입하더라도 침착하게 대응할 수 있습니다. 후속 조치 단계에서 영업 담당자는 고객의 의중을 예측하고 고객의 우려에 선제적으로 대응함으로써 유망 고객의 호감도와 영업 성공 가능성을 높일 수 있습니다.
5. 서명까지 걸리는 시간 단축
축하합니다! 팀이 드디어 거래의 마지막 단계에 도달했습니다! 계약서를 인쇄하고, 스캔하고, 이메일을 주고받는 번거로움 때문에 계약서 서명을 지연시키지 마세요. 영업팀에 있어 시간은 생명입니다. 계약서를 전송해 서명을 받는 과정에서 발생하는 사무적인 업무를 없애보세요. Dropbox의 전자 서명 기능을 사용하면 서명 과정을 클릭 몇 번으로 완료할 수 있어 영업팀이 계속해서 순조롭게 다음 업무를 이어갈 수 있습니다.
템플릿 설정을 통해 문서 워크플로를 한층 더 간소화할 수 있습니다. 그러면 팀이 쉽게 계약서 양식을 찾아 각 고객에 맞게 수정해 전송할 수 있죠. 고객이 계약서를 검토하고 서명한 시점을 증빙하는 감사 내역도 자동으로 생성됩니다. 게다가 계약에 차질이 생기지 않도록 자동 알림을 설정할 수도 있죠.
