Para que un equipo pueda cerrar acuerdos constantemente, tiene que funcionar como una máquina bien engrasada desde la primera llamada hasta la firma final. Con un flujo de trabajo de ventas más fluido, es posible centrarse en las cosas importantes, como encontrar clientes potenciales, mostrarles que tu producto satisface sus necesidades y comunicarte adecuadamente con ellos durante todo el proceso. A continuación, te detallamos cinco formas en las que Dropbox puede ayudar a tu equipo a reforzar su flujo de gestión de acuerdos para cerrarlos más rápido y mejor.
1. Mantén a todo el mundo al corriente
Cuando los representantes comerciales llaman a los clientes o les hacen presentaciones, es fácil olvidar que el éxito depende en gran medida del trabajo en equipo. Con todas las aportaciones del equipo de finanzas, el legal y otros departamentos, a los representantes puede costarles identificar la información más actualizada. Esto hace que preparar una presentación sea más complicado de lo que debería.
Prueba a organizar claramente tus hojas de precios, resúmenes de una página y presentaciones en un sistema de archivos centralizado y estructurado con Dropbox. Así siempre serán fáciles de encontrar. Crea carpetas de clientes potenciales o presentaciones específicas para simplificar el proceso de registro de preguntas internas, actualizaciones y comentarios. Tanto si la persona responsable del equipo quiere editar una SKU en una hoja de ventas como si quien se encarga de un producto quiere reformular una descripción en el mismo documento, los comentarios se aplicarán directamente al elemento afectado. El resultado es que todo el mundo trabajará en sintonía y estará preparado para hablar con el cliente.
2. Conecta más fácilmente con los clientes
Después de sentar las bases para que tu equipo interno colabore sin problemas, puedes usar las mismas herramientas para comunicarte con los clientes. Asegúrate de que el equipo siempre comparta los documentos adecuados. Para ello, guarda todos los documentos que verán los clientes en una carpeta específica para eso. Así estarán bien separados de documentos internos que podrían estar sin terminar.
Además, cuando envías documentos con Dropbox, el equipo puede dar un toque más profesional al proceso con las opciones de marca personalizada. Es posible añadir el nombre y el logotipo de la empresa y una imagen de fondo personalizable a todos los enlaces que se comparten externamente desde la cuenta de Dropbox de tu equipo. Los clientes podrán añadir comentarios en forma de anotaciones directamente a los archivos que lo necesiten. También podrás usar permisos de archivo para controlar quién puede ver la presentación con una fecha de vencimiento y una configuración de acceso. Así evitarás que terceras personas dejen comentarios u otros mensajes cuando ya no sea necesario.
3. Protege tu trabajo
Cuando personas internas y externas colaboran en documentos compartidos, siempre preocupa la posibilidad de perder el control de los archivos. Si el equipo trabaja desde cualquier lugar, ¿cómo puedes saber que la información está protegida en todo momento? No te preocupes, ya que Dropbox te permite controlar fácilmente la seguridad de los archivos en la nube creando y gestionando listas de usuarios y estableciendo controles para compartir mediante herramientas administrativas intuitivas. Todos los archivos se cifran con una tecnología líder en su sector. Esto permite compartir recursos de forma segura, independientemente del dispositivo o sistema operativo del equipo o el cliente.
Tampoco tendrás que preocuparte de los archivos que se eliminan accidentalmente o de los cambios que se hacen sin querer. Con Dropbox, si alguien elimina un archivo sin querer, recibirás notificaciones en la aplicación de escritorio y por correo. Para recuperarlo, podrás ir a la página “Archivos eliminados”, elegir el archivo —o la carpeta— y hacer clic en “Restaurar”. Y problema resuelto.
4. Descubre lo que atrae a los clientes potenciales
Tu equipo ha enviado todo el material solicitado al cliente potencial, pero no hay respuesta. Establecer relaciones, elaborar la propuesta perfecta y luego no saber por qué la venta no ha prosperado es frustrante. Si compartes los documentos con DocSend, sabrás en qué punto el cliente potencial deja de verlos, o si llega a verlos. Los representantes comerciales sabrán si un cliente potencial ha abierto un archivo y podrán analizar qué llama su atención; por ejemplo, qué páginas ha tenido abiertas durante más tiempo.
También podrán saber si ha compartido el archivo con otras personas. Así, en el caso de que alguien se una al proceso sin previo aviso, no habrá sorpresas. Durante el seguimiento, los representantes comerciales podrán anticiparse a la forma de pensar del cliente potencial y a sus preocupaciones, lo que le dará una muy buena impresión y le animará a cerrar el acuerdo.
5. Haz que los documentos se firmen más rápido
¡Enhorabuena! Tu equipo casi ha llegado hasta el final. No dejes que el engorro de tener que imprimir, escanear y enviar por correo los documentos hagan que un cliente potencial firme más tarde. Cada minuto cuenta. Por eso, es importante reducir la carga administrativa del equipo por lo que respecta al envío y la firma de los documentos. La firma electrónica en Dropbox simplifica el proceso a unos pocos clics, para que los representantes de ventas puedan mantener todos los procesos en marcha y pasar a otras tareas.
Prueba a crear plantillas para agilizar aún más tu flujo de trabajo con documentos. El equipo podrá preparar fácilmente un acuerdo, personalizarlo para cada cliente nuevo y enviárselo. Automáticamente, dispondrás de un registro de auditoría con pruebas de los momentos en los que se ha revisado y firmado el documento. También podrás configurar recordatorios automáticos para que nadie se olvide del contrato.
