La règle d'or “toujours conclure” ne s'applique que si votre équipe est une machine à vendre bien huilée, du premier appel à la signature finale. Un workflow de vente plus fluide laisse la place aux tâches plus importantes, qui consistent à trouver des prospects, leur montrer comment votre produit peut répondre à leurs besoins et leur donner l'impression d'être entendus. Voici cinq façons dont Dropbox peut aider votre équipe à accélérer son cycle de vente pour commencer à conclure des contrats plus rapidement et plus efficacement.
1. Mettez tout le monde sur la même longueur d'onde
Lorsque vos commerciaux passent des appels ou présentent leurs argumentaires aux clients, on peut facilement oublier qu'une grande partie de leur réussite repose sur la collaboration avec leur équipe étendue. Quand les départements financiers, juridiques et autres interviennent, vos commerciaux peuvent ne pas savoir avec certitude où se trouvent les informations les plus à jour. Dans ces conditions, préparer un argumentaire peut devenir compliqué.
Essayez d'organiser clairement vos grilles tarifaires, vos fiches d'information et vos présentations dans un système de fichiers centralisé et structuré dans Dropbox, afin qu'il soit facile de les retrouver chaque fois que vous en avez besoin. Créez des dossiers dédiés à chaque prospect ou présentation pour simplifier le suivi des questions internes, des mises à jour et des commentaires. Que le responsable d'équipe souhaite modifier une référence sur la fiche de vente ou qu'un responsable produit souhaite reformuler une description, les commentaires peuvent être centralisés dans le même document, directement au niveau des éléments en question. Résultat : tout le monde est sur la même longueur d'onde avant chaque interaction avec un client.
2. Échangez plus facilement avec les clients
Après avoir posé les bases d'une collaboration facile au sein de votre équipe interne, vous pouvez appliquer les mêmes outils pour communiquer avec vos clients. Assurez-vous que votre équipe partage toujours les bons documents en stockant tous les contenus destinés aux clients dans un dossier dédié. Ainsi, ils sont clairement séparés des documents internes qui peuvent ne pas être finalisés.
De plus, quand vous envoyez des documents avec Dropbox, votre équipe peut ajouter une touche de professionnalisme avec le logo de marque personnalisé : ajoutez le nom et le logo de votre entreprise, ainsi qu'une image d'arrière-plan personnalisable à tous les liens partagés en externe à partir du compte Dropbox de votre équipe. Les clients peuvent ajouter des annotations directement dans les fichiers sur lesquels ils ont des questions. Vous pouvez également utiliser les autorisations d'accès aux fichiers pour contrôler qui peut consulter la présentation et empêcher les commentaires tardifs ou laissés par des tiers.
3. Protégez votre travail
Quand des intervenants internes et externes collaborent sur des documents partagés, il y a toujours la crainte de perdre le contrôle des fichiers. Et avec une équipe nomade, comment être sûr que vos informations sont toujours protégées ? Rassurez-vous : vous pouvez facilement gérer la sécurité des fichiers cloud sur Dropbox en créant et en gérant des listes d'utilisateurs et en définissant des contrôles de partage via des outils d'administration intuitifs. Tous les fichiers sont chiffrés à l'aide d'une technologie de pointe : vous pouvez donc partager des ressources de façon sécurisée, indépendamment des appareils ou des systèmes d'exploitation utilisés par votre équipe ou votre client.
Vous n'avez plus à avoir peur des suppressions accidentelles ou des modifications involontaires. Avec Dropbox, si un utilisateur supprime un fichier par erreur, vous recevez une notification sur votre bureau et par e‑mail, et vous pouvez le récupérer en accédant à la page “Fichiers supprimés”, en choisissant le fichier ou le dossier et en cliquant sur “Restaurer”. Crise évitée !
4. Découvrez ce qui intéresse vos prospects
Votre équipe a envoyé tout ce que le prospect avait demandé, et depuis c'est le silence radio. C'est frustrant pour votre équipe de créer des relations et de rédiger la proposition parfaite, pour finalement ne pas conclure et ne même pas connaître les raisons de cet échec. Partagez des documents avec DocSend pour ne plus vous demander quand, ni même si, votre prospect les a consultés. Votre commercial sait alors quand un client ouvre le fichier, et des statistiques peuvent révéler ce qui a capté l'attention d'un prospect, par exemple les pages sur lesquelles il a passé le plus de temps.
Votre commercial peut également savoir si un prospect a partagé le fichier avec quelqu'un d'autre, ce qui évite les surprises en cas de participation d'un nouvel intervenant. Pendant le suivi, votre commercial peut connaître l'état d'esprit du client et anticiper ses inquiétudes. Il peut alors impressionner le prospect et augmenter ses chances de conclure la vente.
5. Obtenez des signatures plus rapidement
Félicitations ! Votre équipe a atteint la ligne d'arrivée. Ne laissez pas les délais d'impression, de numérisation et d'envoi par e‑mail retarder la signature du prospect. Chaque minute compte, il est donc important de réduire les tâches administratives liées à l'envoi de documents et à l'obtention de signatures. Dans Dropbox, les signatures électroniques simplifient le processus, qui se déroule désormais en quelques clics. Les commerciaux peuvent ainsi se consacrer à d'autres tâches.
Essayez de simplifier davantage votre workflow de documents en configurant des modèles qui permettront à votre équipe de récupérer facilement un accord, de le personnaliser pour chaque nouveau client et de l'envoyer. Vous obtiendrez automatiquement une piste d'audit qui constituera une preuve de la date de consultation et de signature du document. De plus, vous pouvez définir des rappels automatiques pour garantir qu'aucun contrat ne passe à la trappe.
