De uitspraak 'altijd deals sluiten' werkt alleen als je salesteam een goed geoliede deal-making machine is, vanaf dat eerste telefoontje tot de laatste handtekening. Een naadloze verkoopworkflow maakt ruimte voor de belangrijke zaken: zoals het vinden van potentiële klanten, laten zien hoe je product aan hun behoeften voldoet en ervoor zorgen dat ze zich gehoord voelen. Hier zijn vijf manieren waarop Dropbox je team kan helpen hun dealflow te verbeteren om sneller en efficiënter de deal te sluiten.
1. Houd iedereen up-to-date
Wanneer je vertegenwoordigers bellen of klanten werven, kun je makkelijk vergeten hoeveel van hun succes afhangt van de samenwerking met het grotere team. Met financiën, juridisch en alle andere afdelingen die iets te melden hebben, weten je vertegenwoordigers misschien niet zeker waar ze de meest actuele informatie kunnen vinden. Het voorbereiden van een pitch kan dan een grotere warboel worden dan nodig is.
Probeer je prijslijsten, onepagers en presentaties daarom duidelijk in een gecentraliseerd en gestructureerd bestandssysteem op Dropbox te organiseren, zodat ze telkens gemakkelijk terug te vinden zijn. Maak speciale mappen voor elke potentiële klant of presentatie om het bijhouden van interne vragen, updates en feedback te vereenvoudigen. Of de teamleider nu een SKU op een verkoopsheet wil bewerken of een productmanager een beschrijving wil herformuleren, opmerkingen komen in hetzelfde document terecht, direct bij de betreffende items. Het resultaat: iedereen zit voor elk klantgericht moment op dezelfde golflengte.
2. Maak gemakkelijker contact met klanten
Nu je de basis hebt gelegd voor een gemakkelijke samenwerking binnen je interne team, kun je dezelfde tools gebruiken voor de communicatie met je klanten. Zorg ervoor dat je team altijd de juiste documenten deelt door alle klantgerichte documenten op te slaan in een speciale map. Zo worden zij duidelijk gescheiden van interne documenten die misschien nog in behandeling zijn.
Daarnaast kan je team, wanneer ze documenten via Dropbox versturen, extra professionaliteit toevoegen met branding op maat: voeg je bedrijfsnaam, logo en een aanpasbare achtergrondafbeelding toe aan alle links die extern worden gedeeld vanuit het Dropbox-account van je team. Klanten kunnen geannoteerde feedback direct toevoegen aan de bestanden waarover zij zich zorgen maken. Je kunt ook bestandsmachtigingen gebruiken om te bepalen wie de presentatie kan bekijken door een vervaldatum en toegangsinstellingen toe te passen. Zo kun je late feedback of extra opmerkingen van derden voorkomen.
3. Beveilig je werk
Wanneer zowel interne als externe belanghebbenden aan gedeelde documenten werken, is er altijd de angst dat je de controle over bestanden verliest. En als je team onderweg is, hoe kun je er dan op vertrouwen dat informatie altijd is beschermd? Geen zorgen: cloud bestandsbeveiliging kun je eenvoudig op Dropbox beheren via gebruikerslijsten en door functies voor delen in te stellen via intuïtieve beheertools. Alle bestanden zijn versleuteld met toonaangevende technologie, zodat je materialen veilig kunt delen, ongeacht welk apparaat en besturingssysteem je team of klant gebruikt.
Je hoeft je ook nooit meer zorgen te maken over per ongeluk verwijderde bestanden of onbedoelde bewerkingen. Als iemand in Dropbox per ongeluk een bestand verwijdert, ontvang je meldingen op je bureaublad en per e-mail. Je kunt het bestand dan terugzetten door naar de pagina 'Verwijderde bestanden' te gaan, het bestand of de map te kiezen en vervolgens op 'Terugzetten' te klikken. Crisis afgewend!
4. Zie wat de aandacht van een potentiële klant trekt
Dus: Je team heeft alles gestuurd waar de potentiële klant om vroeg, maar dan blijft het stil. Het is frustrerend voor je team om relaties op te bouwen en het perfecte voorstel uit te werken om vervolgens niet te weten waarom de verkoop niet doorging. Deel documenten met DocSend zodat je je niet langer hoeft af te vragen of de potentiële klant ze überhaupt heeft bekeken. Je verkoper weet dan wanneer een klant het bestand opent en analyses kunnen aantonen wat de aandacht van een potentiële klant trekt, bijvoorbeeld op welke pagina's hij de meeste tijd heeft doorgebracht.
Je vertegenwoordigers kunnen ook zien of de potentiële klant het bestand met iemand anders heeft gedeeld. Zo voorkom je verrassingen wanneer een nieuwe partij deelneemt aan het gesprek. Tijdens de follow-up kan je verkoopvertegenwoordiger anticiperen op de mindset van de klant en zich voorbereiden op eventuele zorgen. Dan is de klant onder de indruk en kan de deal sneller worden gesloten.
5. Zorg voor een snellere ondertekening
Gefeliciteerd! Je team heeft de eindstreep gehaald. Laat het gedoe van printen, scannen en e-mailen er niet toe leiden dat een potentiële klant het ondertekenen uitstelt. Elke minuut telt, dus bespaar je team wat administratieve rompslomp bij het verzenden van documenten en het verkrijgen van handtekeningen. E-handtekeningen in Dropbox vereenvoudigen het proces tot slechts een paar klikken. Zo kunnen vertegenwoordigers de bal aan het rollen houden en doorgaan met andere taken.
Probeer je documentworkflow verder te stroomlijnen door sjablonen in te stellen. Zo kan je team gemakkelijk een overeenkomst tevoorschijn halen, personaliseren voor elke nieuwe klant en op 'verzenden' klikken. Je beschikt automatisch over een controlelogboek dat aantoont wanneer zij het document hebben gecontroleerd en ondertekend. Bovendien kun je automatische herinneringen instellen om ervoor te zorgen dat ze het contract niet vergeten.
