若您的工作團隊從第一通電話到最後簽訂都順暢如流、締結於無形，「一定要成交」這句業界不中聽的名言才有激勵效果。從尋找潛在客戶、推銷客戶合適產品，到傾聽客戶心聲，這些重要工作階段需要有順暢的銷售流程，才能讓您更加游刃有餘。Dropbox 可為您提供五大方法，協助您的工作團隊精實交易成交流程，提升收單速度和效率。
1. 讓所有人都能掌握最新進展
當銷售業務人員在打業務電話或向客戶提案時，常會忘了「三個臭皮匠勝過一個諸葛亮」，但當財務、法務或其他部門介入時，銷售業務人員反而會無所適從，不知最新資料的狀況，於是進行提案準備時，就會變得比原本更加糾結。
您可試著將價目表、單頁報告和簡報，清楚整理在 Dropbox 結構明確的集中式檔案系統中，在需要時便馬上能輕鬆找到。也可為每個潛在客戶或簡報建立專屬的資料夾，在追蹤內部問題、最新消息和客戶意見時，就會更加簡便。當工作團隊的主管想編輯庫存單位 (SKU) 銷售報表，或當產品經理想潤飾商品描述時，他們就可直接針對需商榷的品項在同一份文件上留下備註。這樣一來，在每次面對客戶時，大家都能掌握相同資訊。
2. 與客戶溝通無礙
內部團隊有了順暢的合作基礎後，便可將同樣的工具運用在客戶溝通上。您可以請工作團隊成員將所有供客戶參閱的文件都存在同一個專用資料夾，藉此確保大家共享的是正確的文件，如此一來，才不會跟內部還在處理中的文件搞混。
此外，當您用 Dropbox 送出文件後，工作團隊也可附加自訂標誌，藉此展現專業風範：在工作團隊的 Dropbox 帳戶所有分享到外部的連結中，加入公司名稱、標誌和自訂背景圖片。客戶可將意見直接註解在他們所關切的檔案上。您也可以用檔案使用權限，控管可檢視簡報權限的人員，並且運用到期日和存取設定，預防延遲回覆或第三方人員的額外註解。
3. 保護您的工作檔案
當同時有內外部的利益關係人在使用同一份文件，最怕的就是檔案不受控制。況且，當工作團隊在遠端工作時，您又能相信資料都能隨時受到保護？請放心：現在您可以透過合乎直覺的管理工具建立並管理使用者清單和共享權限設定，在 Dropbox 輕鬆管理雲端檔案安全。所有檔案都會採用領先業界的技術加密，無論您的工作團隊或客戶使用何種裝置或作業系統，都能安全共享工作資產。
您不用再擔心誤刪資料或無意編輯錯誤的問題。有了 Dropbox，萬一有人誤刪檔案，您將會同時收到桌面通知和電子郵件通知。若想將檔案成功還原，請從通知導覽至 [已刪除檔案] 頁面，接著選擇檔案或資料夾，然後按 [還原] 即可。危機解除！
4. 查看哪些資料吸引潛在客戶注意
儘管您的工作團隊將潛在客戶所要的資料都傳給他們了，但接下來卻是石沉大海。要是不知為何銷售停滯不前，就會讓工作團隊無法與客戶進一步建立關係並設計完美提案。如果您是用 DocSend 共享文件，就不用再瞎猜客戶是否查看文件或何時參閱了。銷售業務人員將能知道客戶何時打開檔案，並且提供分析數據，揭示哪些段落吸引客戶的目光，比如他們在哪幾頁停留最多時間。
銷售業務人員也會知道潛在客戶是否和他人分享檔案，避免他人加入對話徒增尷尬。在跟進客戶時，銷售業務人員可以預測客戶的心態，進而消除客戶的疑慮，讓潛在客戶眼睛一亮，進而幫助您加速迎接成交之日。
5. 加速簽訂流程
恭喜！您的工作團隊已經邁向終點了，別讓列印、掃描和電子郵件往來等小事延誤了潛在客戶的簽約時機。在成交之際，每一分鐘都很重要，因此請設法為工作團隊減少一些行政作業，把傳送文件和取得簽名變得更簡單。Dropbox 的電子簽章功能可以簡化簽署流程，銷售人員只要按幾下滑鼠就能完成簽署作業，然後著手處理其他工作項目。
工作團隊只要建立範本，就能輕鬆找出合約、為每位新客戶製作一份專屬合約，然後一鍵發送，進一步簡化文件流程。您將會自動取得稽核記錄，確實知道客戶何時審閱和簽署文件。此外還可設定自動提醒，確保合約不會遭遺忘。
