Słynna maksyma „zawsze zamykaj” działa tylko wtedy, gdy Twój zespół jest jak dobrze naoliwiona maszyna do zamykania sprzedaży, od pierwszej rozmowy po ostatni podpis. Dzięki bardziej płynnemu obiegowi dokumentów sprzedażowych powstaje miejsce na to, co ważne – znalezienie potencjalnych klientów, pokazanie im, jak Wasz produkt pasuje do ich potrzeb i sprawienie, że poczują się wysłuchani. Poniżej przedstawiamy pięć sposobów, w jakie Dropbox może pomóc Twojemu zespołowi usprawnić przepływ transakcji, abyście mogli szybciej i skuteczniej je zamykać.
1. Informuj wszystkich na bieżąco
Kiedy Twoi przedstawiciele handlowi dzwonią do klientów lub promują produkty, łatwo jest zapomnieć, jak bardzo ich sukces zależy od współpracy z szerzej rozumianym zespołem. Gdy zaangażowane są działy finansowy, prawny i inne, Twoi przedstawiciele mogą nie mieć pewności, gdzie szukać najbardziej aktualnych informacji. Przygotowanie do promocji staje się bardziej zagmatwane, niż to konieczne.
Warto uporządkować cenniki, jednostronicowe zestawienia informacji i prezentacje w scentralizowanym i ustrukturyzowanym systemie plików na Dropbox, aby za każdym razem łatwo je było znaleźć. Utwórz dedykowane foldery dla każdego potencjalnego klienta lub prezentacji, aby uprościć sposób śledzenia wewnętrznych pytań, aktualizacji i informacji zwrotnych. Niezależnie od tego, czy lider zespołu chce edytować SKU w broszurze informacyjnej, czy też menedżer produktu chce zmienić coś w opisie, ich komentarze mogą trafić do tego samego dokumentu, bezpośrednio w odpowiednie miejsca. Rezultat: wszyscy mają dostęp do tych samych danych przed każdym kontaktem z klientem.
2. Łatwiej nawiązuj kontakt z klientami
Teraz, gdy udało Ci się stworzyć podstawy łatwej współpracy w ramach zespołu wewnętrznego, możesz zastosować te same narzędzia w komunikacji z klientami. Upewnij się, że Twój zespół zawsze udostępnia właściwe dokumenty, przechowując wszystkie dokumenty przeznaczone dla klientów w dedykowanym folderze. Pozwoli to na wyraźne oddzielenie ich od dokumentów wewnętrznych, które mogą znajdować się nadal w fazie opracowywania.
Poza tym gdy wysyłacie dokumenty za pośrednictwem Dropbox, Twój zespół może wykazać się profesjonalizmem dzięki niestandardowemu brandingowi: dodaj nazwę firmy, logo i dostosowany obraz tła do wszystkich łączy udostępnianych na zewnątrz z zespołowego konta Dropbox. Klienci mogą dodawać informacje zwrotne bezpośrednio do plików, do których mają zastrzeżenia. Można również za pomocą uprawnień do plików kontrolować, kto może przeglądać prezentację, dzięki wprowadzeniu daty wygaśnięcia i ustawień dostępu, aby zapobiec spóźnionym opiniom lub dodatkowym komentarzom osób trzecich.
3. Chroń efekty swojej pracy
Gdy nad udostępnionymi dokumentami pracują zarówno osoby z firmy, jak i spoza niej, zawsze istnieje ryzyko utraty kontroli nad plikami. A gdy Twój zespół pracuje poza biurem, jaką możesz mieć pewność, że informacje są zawsze pod ochroną? Nie martw się – możesz łatwo zarządzać bezpieczeństwem plików w chmurze w Dropbox, tworząc listy użytkowników i zarządzając nimi oraz ustawiając kontrolę udostępniania za pomocą intuicyjnych narzędzi administracyjnych. Wszystkie pliki są szyfrowane za pomocą czołowej w branży technologii, dzięki czemu możesz bezpiecznie udostępniać zasoby niezależnie od urządzenia i systemu operacyjnego, z którego korzysta Twój zespół czy też klient.
Nie trzeba się martwić, że jakikolwiek plik zostanie przypadkowo usunięty lub zmodyfikowany. Jeśli ktoś przez pomyłkę usunie plik w Dropbox, otrzymasz powiadomienie w aplikacji komputerowej i w wiadomości e-mail. Aby odzyskać taki plik, wejdź na stronę „Usunięte pliki”, wybierz plik lub folder i kliknij „Przywróć”. Kryzys zażegnany!
4. Zobacz, na co zwraca uwagę potencjalny klient
Twój zespół wysłał wszystkie materiały, o jakie prosił potencjalny klient, ale ten nie odezwał się już więcej. To frustrujące dla Twojego zespołu, że mimo nawiązania kontaktu z klientem i przygotowania idealnej oferty sprzedaż nie doszła do skutku – nawet nie wiadomo dlaczego. Udostępniaj dokumenty za pomocą DocSend, aby przestać zgadywać, kiedy – lub czy – potencjalny klient je obejrzał. Twój przedstawiciel handlowy będzie wiedział, kiedy klient otworzy plik, a analiza może ujawnić, co przyciąga uwagę potencjalnych klientów – np. na których stronach spędzają najwięcej czasu.
Twoi przedstawiciele mogą również określić, czy potencjalny klient udostępnił plik komuś innemu, co zapobiega niespodziankom, gdy do rozmowy dołącza nowy gracz. Podczas następnych kontaktów Twój przedstawiciel handlowy będzie lepiej przygotowany na wątpliwości klienta i szybko je rozwieje. Dzięki temu zrobicie jeszcze lepsze wrażenie i zbliżycie się do realizacji transakcji.
5. Szybciej podpisuj umowy
Gratulacje! Twój zespół osiągnął sukces. Nie pozwól, żeby uciążliwe drukowanie, skanowanie i wysyłanie e-maili spowodowało, że potencjalny klient będzie zwlekał z podpisaniem umowy. Każda minuta ma znaczenie, więc oszczędź swojemu zespołowi części zadań administracyjnych związanych z wysyłaniem dokumentów i uzyskiwaniem podpisów. Podpisy elektroniczne w Dropbox upraszczają ten proces do kilku kliknięć, dzięki czemu przedstawiciele mogą szybko przejść do innych zadań.
Spróbuj jeszcze bardziej usprawnić obieg dokumentów, tworząc szablony, za pomocą których Twój zespół będzie mógł łatwo pobrać umowę, spersonalizować ją dla nowego klienta i szybko wysłać. Automatycznie uzyskasz dostęp do ścieżki kontrolnej, która zapewni informacje na temat tego, kiedy klient przejrzał i podpisał dokument. Dodatkowo możesz ustawić automatyczne przypomnienia, aby mieć pewność, że nikt nie zapomni o umowie.
