チームの生産性を妨げるものとは
チームのモチベーションや士気は上がることもあれば下がることもあります。私たちは皆人間なのですから、それは仕方のないことです。しかし、それによって業務の流れが進んだり滞ったりしていては仕事が成り立ちません。生産性は一定のレベルに保つ必要があります。Dropbox を利用すると、共通の目標に向けて取り組むチームのモチベーションと生産性を維持しやすくなります。
チームの生産性は意外なほど変動するものです。チームのメンバーは週 5 日、会社のデスクでパソコンに向かって一生懸命作業しているのだから、士気は問題ないはずだと思うかもしれませんが、必ずしもそうとは限りません。たとえば、社員の生産性は在宅勤務のほうが高い傾向にあるという調査結果が出ています。それはいったいなぜでしょうか。
1. デスクにいるからといって仕事をしているとは限らない
ノート パソコンを開いていても、集中して仕事に取り組めているとは限りません。職場におけるデジタル変革の 1 つの成果であり、2020 年の災厄で明らかになった 1 つの事実は、仕事はどこでも行うことができるという点です。チームを物理的な制約から解放することは、Dropbox が持つ数ある強みの 1 つですが、仕事の生産性を高める最も効果的な手段の 1 つでもあります。場所に縛られて働くという古い考え方からの脱却は、チームの効率性を高めるために必要なだけではありません。Dropbox を愛用する Castor and Pollux 社のように、顧客が自社のワークフローに参加することを受け入れるのなら、物事をオープンにして共同作業に積極的な文化を作り、社内サーバーに縛られない環境を構築することが必要です。
2. 大切なことを見失ってしまう
すべてのチーム メンバーにはそれぞれ重要な役割があります。しかし人は、ともすると自分を機械の歯車のように感じてしまいがちです。チームを一丸にするはずのコンテンツ コラボレーションでも、チームとのつながりが見えないと、自分の担当作業が共通の目標に近づくためのステップではなく、延々と続く単なるタスクのように感じられてしまいます。そこで出番となるのが Dropbox Paper です。Dropbox Paper を使うと、チームのメンバーはお互いの最新状況を常に把握できるようになります。Trello や Monday.com とのインテグレーションで実現するコラボレーション機能は、定期的な状況確認に最適です。自分の作業が締め切りに向かって順調に進んでいるかどうかをチーム全員が把握できるので、自分は機械の歯車などではなく、チームの重要な構成員であると実感できます。
3. 責任が明確でない
チームは、時間管理や締め切りなど、ある程度の決まりごとや要求があったほうがうまく機能します。プロジェクトに際して責任を与えられなかったメンバーは、失望を募らせることになりかねません。現代的な職場は上下関係がフラットで、すべての社員が果たすべき重要な責任を与えられ、尊重されます。このような職場にすると、メンバー全員が最大限の能力を発揮しやすくなります。
チームがより大きな力を発揮するためには
ここまで、チームの生産性を損なっている可能性のある要因について説明してきました。では、チームがその能力を最大限に発揮できるようにするにはどうすればよいのでしょうか。
コミュニケーションが鍵
説明責任とコミュニケーションは密接に関係しています。チーム メンバーがどこで仕事をし、どのような作業をしていても、メンバー全員とコミュニケーションを図れる必要があります。そのためには、非同期のコミュニケーションに対応した Slack などの Dropbox インテグレーションを使うと便利です。コミュニケーションが非同期だと、即座にリアルタイムで応答するようプレッシャーをかけてしまうことがありません。定期的なコミュニケーションは、社員のモチベーション維持につながるだけでなく、チーム構築のカギであり、部門を超えた関係の構築に効果を発揮します。
地理的な場所や古い上下関係の制約を取り除く以外に、オープンなコミュニケーションを妨げる要因を排除することも必要です。堅苦しいコミュニケーションは個人やチームの孤立化につながり、コミュニケーションは監視に、生産性は独占欲に取って代わってしまいます。
ギャップを埋める
Dropbox は、プロジェクトの完璧な遂行を約束することはできません。しかし、スムーズなタスク管理は約束できます。意識していない人が多いかもしれませんが、いくつものアプリケーションの切り替え、ファイルのダウンロードと編集、メールの再送といった操作には、少なからぬ時間が費やされています。デジタル ワークスペースを 1 つに集約し、そこで作業することができれば、アプリケーションの行き来を最小限に抑え、ソーシャル メディアなどに気を取られる機会を減らすことができます。そうすれば、目下の作業に集中して取り組み、これまで以上の成果を上げられるようになるでしょう。
Patreon 社の例を見てみましょう。同社のプラットフォームは、クリエイターが新たな方法でビジョンを実現し、ファンにアプローチできるよう支援しています。つまり同社が生産性を高めることは、事実上、顧客であるクリエイターの生産性を高めることにもつながるのです。「私たちは、クリエイター第一で動くために、とにかくスピードを重視しています。チームとして、スピーディーに共同作業をし、コミュニケーションを図る必要があるのです」と同社のクリエイター マーケティング マネージャーは話しています。
最適なワークライフ バランスを見つける
世界で最も勢いがあるとされる企業の中には、保守的な人たちからは非生産的に見える習慣を取り入れている会社があります。チームに最大限のパフォーマンスを発揮してもらうには、昼寝用のスペースやフレックス タイム、無制限の休暇やテレワークなど、個人やチームの能力を開発し、その能力を最大限に引き出すためには何が必要かを考える必要があります。現実を見てみましょう。好んで通勤する人はいませんし、会社のデスクに週 40 時間も拘束されたいと本当に望んでいる人はいません。では、通勤を完全に撤廃し、週に 20 時間を個人の時間に充てることができるとなったら、チームはどう反応するでしょうか。仕事に対する考え方や取り組み方が変わり、チームとしての成果や生産性にポジティブな影響が及ぶことになるでしょう。
Dropbox を使えば、どこにいても仕事をすることができます。電車の中でも、自宅でも、職場でも、たとえインターネット接続に障害が発生していても、あなたにその気があれば仕事ができます。作業を終えるときも、すべては安全に保存、記録されるとわかっているので、安心してデバイスの電源を落とすことができるのです。