2 つのビジネスと、家族のデータをまとめて管理

ある起業家一家に Dropbox がもたらした仕事上のメリットとプライベートでのメリットをご紹介します。

4 人家族

執筆:リンジー&デイブ・ワイルダー

起業家というのは楽しい仕事ですが、やるべきことも多くあります。自分が会社の代表になるのはもちろんのこと、誰も知らないところであらゆる物事を整理整頓しなければなりません。

私たちは日々それを実践しているのでよくわかります。

私たちリンジー・ワイルダーとデイブ・ワイルダーは、まったく異なるビジネス分野の起業家です。

大容量のファイルを共有し、権限を管理し、整理することが必要

自分がデザインしたキッチンに立つリンジー

私は店舗向けインテリア デザイン会社である Lindsay O. Creative を経営しています。2008 年に自分の事業を起こしたとき、それまでの社内サーバーを利用した業務プロセスをもっと効率化したいと考えていました。

Dropbox は業務の効率性、柔軟性、体系を実現する手段となっています。プロジェクトが始まったら、すぐにプロジェクト番号を割り当て、Dropbox フォルダを作成します。古くなったコンテンツも今後の参考のためにアーカイブとして残しておきます。こうすることで、プロジェクト フォルダ内のファイル(PDF、CAD 図面、テキスト文書など)はすべて最新で最善のバージョンであると確信できるようにしています。

整理整頓が簡単である以外に、大容量ファイルの送信がリンクの共有と同じくらいシンプルにできることも、チームには好評です。小規模なデザイン プロジェクトでもファイルやドキュメントは必要ですし、それらが非常に大容量になることもあります。でも、ファイルが大きすぎて送信できないと心配する必要はありません。Dropbox 内のファイルへのリンクを送信するだけでいいからです。

チームが成長し始めると、業務のさらなる効率化を実現し、組織的なアプローチに磨きをかけることが必要不可欠になりました。

扉と造り付けの棚を備えたインテリア
モバイル デバイスで Dropbox 内のクリエイティブ ファイルを表示

さまざまな場所からさまざまな人がファイルにアクセスできるようにしたいとずっと考えていました。最近、夏休み中の学生を雇うようになり、新たにアクセス権の管理の重要性が増してきました。

そこで、学生用の一時フォルダとサブフォルダを作成することにしました。これは学生用の受信ボックスと送信ボックスとして機能します。受信ボックスには、学生が作業するためのファイルを入れます。作業が完了したら、学生はそのファイルを送信ボックスに移動させます。アクセス権に関する設定を変更することもできましたが、フォルダを作成するほうが、学生が出入りしても同じフォルダを使用できるため、手間がかかりません。このようにして、機密ファイルを確実に保護することができます。

オフィスのペーパーレス化を実現する、直感的に操作できる安全なソリューションが必要

笑顔を見せる男性と子供

私の仕事はリンジーの仕事とは正反対です。私はファイナンシャル アドバイザーで、2010 年から金融業界で働き始めました。仕事は好きでしたが、「銀行員」は向いていませんでした。スーツ、長時間労働、企業文化、そのどれもが私の長期的な人生観にはそぐわないものでした。そこで、2016 年に自分の会社である Lantern Wealth を立ち上げたのです。

リンジーから紹介された Dropbox はひと目で気に入りました。Dropbox の使い方が Windows のエクスプローラーと基本的に同じであることを知って、もっと好きになりました。これまでのファイルの作成、アクセス、コピー、削除、移動と同じ方法で使えることがわかり、私にとってはハードルが下がりました。すべてのクライアントに同じフォルダ構造を設定できるので、チーム全員がどこに何があるのか把握できます。

高度な暗号化とは、顧客の情報が常に安全に守られていると安心できることです。

Lantern Wealth のロゴ
スマートフォンでファイル構造を表示

私が扱う情報は機密性が高いので、厳しいコンプライアンス規制をクリアする必要があります。Dropbox は最高水準の暗号化を採用しているので、情報漏洩のリスクは限定的であるという確信が持てます。もしノート パソコンをどこかに置き忘れ、不正利用が懸念されるような状況になっても、スマートフォンからすばやく簡単にファイルへのアクセスを遮断することができます。

機密ファイルの共有には、PDF にパスワードを設定する方法よりも Dropbox のリンクを使用するほうを選びます。誰にも余計な負担をかけることがありませんし、そのセキュリティには高い信頼性があるからです。

HelloSign でオフィスのペーパーレス化が次のレベルに

私の仕事では、あらゆる作業に膨大な書類手続きが必要です。顧客が生命保険や個人年金保険に加入する場合、その契約書には手書きの署名が必要になります。しかし、私のオフィスでは紙の用紙はどこにも存在しません。署名が必要な書類に署名したら、スキャンして Dropbox に保存し、その場でシュレッダーにかけています。

しかし HelloSign を使用し始めたことで、仕事のやり方がまた一段と変化しました。法的拘束力のある署名を電子的に取得することができるようになったのです。また、タイムスタンプとドキュメントの監査証跡というセキュリティも加わりました。今では事務作業のプロセスがさらに簡単になっています。

クラウド ストレージで時間もお金も節約

Dropbox は、私たち夫婦の起業家としての側面を強力に後押ししてくれています。Dropbox がなければ、サーバーの管理を外注せざるを得ず、収益を圧迫していたでしょう。Dropbox はいつでも私たちのビジネスの成長とともにありました。このプラットフォームは私たちのニーズに合わせて拡張できることも知っています。物理的なデバイスには情報を一切保存していないので、ダウンタイムは存在しません。ノート パソコンや他のデバイスが故障しても、大きな問題にはなりません。別のノート パソコンやデバイスを調達して、以前の状態を復元すればよいのです。

私たちは 2 人とも iPhone ユーザーですので、iPhone 用 Dropbox アプリの使いやすさには感心しています。メモを取り、写真を撮影し、署名を行って、Dropbox に直接保存することができるので、業務プロセスを一括管理することができ、外出先でも簡単に仕事をしたり家事をこなしたりできるようになりました。

結婚式のリンジー&デイブ夫妻

家族と人生を整える

自分たちの結婚式の計画を立てたときも、1 か所で情報を保存して確認できるのがとても便利でした。予算から招待客のリストまで、最終的には結婚式の写真を含めてすべてを Dropbox に保存していました。Dropbox は当時の私たちのニーズにぴったりでしたし、その後何年にもわたり私たちの生活の中で大きな役割を果たすことになりました。

家族も 4 人に増え、私生活は仕事以上に混迷を極めることもあります。私たちは Dropbox を使用して、写真から確定申告書、車関係の書類、領収書まで、あらゆるものを保存しています。仕事用のフォルダほど整理されていないのは事実ですが、生活や自宅から紙類をすべてなくすことができています。 

Dropbox は単なるストレージではなく、家族以外の人との情報共有も簡単にしてくれます。育児に関する情報や、友人とシェアしている別荘に関する情報を一元管理しています。写真の共有は言うまでもなく簡単です。

娘たちと話しながら散歩するリンジー&デイブ夫妻

管理が簡単なデジタル ファイル キャビネット

クリエイティブ関連の仕事をしている場合でも、または従来のファイル ストレージを使っている場合でも、Dropbox に気後れする必要はありません。シンプルかつ簡単な方法で情報を整理し、共有できます。Dropbox は何にでもリンクでき、管理もごく簡単です。

巨大な書類棚とはおさらばしました。必要になればストレージの容量を増やすこともできます。すべてが安全で、新しいソフトウェアの使い方を学ぶ必要もありません。私たちはビジネスも家庭生活も 1 つのシンプルなソリューションで整理しています。将来私たちのニーズがどのように変わっても、Dropbox があれば安心です。

Dropbox で共同作業をスムーズに

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