Dos empresas en una sola familia

Escrito por Lindsay y Dave

Ser emprendedor es muy emocionante, pero también supone mucho trabajo. No solo eres la cara de tu negocio, sino que debes tener todo en orden entre bastidores. 

Lo sabemos porque es nuestro día a día.

Somos Lindsay and Dave Wilder. Ambos somos emprendedores y nuestras líneas de negocio son muy diferentes entre sí.

Soy la propietaria de Lindsay O. Creative, una empresa de interiorismo. Cuando empecé con mi marca en 2008, quería que el funcionamiento fuera más eficiente que en mi experiencia anterior con un servidor de la empresa.

Con Dropbox hemos conseguido eficiencia, flexibilidad y organización. En cuanto empezamos un proyecto, se le asigna un código y creamos una carpeta de Dropbox. También mantenemos un archivo del contenido que podemos necesitar como referencia, pero que ya no está actualizado. De esta manera, sabemos que todos los ficheros de la carpeta del proyecto, archivos PDF, dibujos CAD y documentos de texto, están al día.

Aparte de la sencillez en la organización, a mi equipo también le encanta que enviar archivos de gran tamaño sea tan fácil como compartir un enlace. Incluso los proyectos más pequeños de diseño requieren archivos y documentos que pueden llegar a ser bastante grandes. No obstante, no tenemos que preocuparnos de si es demasiado grande para enviarlo; solo tenemos que compartir el enlace al archivo en nuestro Dropbox.

Siempre ha sido necesario que nuestros archivos fueran accesibles desde diferentes espacios y para personas distintas. Hace poco, empecé a contratar estudiantes durante el verano, lo cual me llevó a profundizar en la gestión de permisos.

Creamos una carpeta temporal para alumnos, es decir, subcarpetas que sirven como bandeja de entrada y salida. Mi equipo añade los archivos para que los alumnos trabajen en la carpeta de entrada y, una vez completado el trabajo, el alumno mueve el archivo a la carpeta de salida. Podríamos cambiar los ajustes de los permisos, pero crear carpetas que se mantienen igual a medida que los alumnos entran y salen de la empresa es muy fácil. De esta manera, los archivos confidenciales siempre lo siguen siendo.

Mi trabajo es el opuesto al de Lindsay. Soy asesor financiero y empecé en el sector en 2010. Me encantaba el trabajo, pero odiaba ser el cliché de persona que trabaja en banca. Los trajes, las horas interminables, la cultura del trabajo: nada de ello tenía cabida en la visión a largo plazo que tenía para mi vida. Así que creé mi propia empresa, Lantern Wealth, en 2016.

Cuando Lindsay me enseñó Dropbox, me gustó lo que vi. Todavía más cuando descubrí que, en esencia, Dropbox imitaba el funcionamiento del Explorador de archivos de Windows. Eso derribaba una barrera, porque el uso era el mismo que para crear, copia, eliminar y mover archivos, así como acceder a ellos. Cada cliente tiene la misma estructura de carpetas, por lo que todos los miembros del equipo saben dónde está todo.

La naturaleza confidencial de la información que gestiono conlleva que tengo que cumplir regulaciones estrictas. Dropbox tiene el nivel más estricto de cifrado, por lo que tengo la seguridad de que mi exposición ante el riesgo es limitada. Si dejo mi portátil en algún sitio y estoy preocupado por el acceso, puedo bloquear el acceso a los archivos desde mi teléfono de forma rápida y sencilla.

Para compartir un documento confidencial, prefiero usar un enlace de Dropbox en lugar de un documento PDF protegido con contraseña. No requiere un esfuerzo adicional de nadie, con un gran nivel de confianza en su seguridad.

Mi oficina sin papel evoluciona con Dropbox Sign

En mi trabajo, todo requiere un montón de papeleo. Si un cliente contrata un seguro de vida o constituye un plan de ahorros, los contratos requieren firmas en papel. Pero en mi oficina no hay papel en ninguna parte. Si es necesario, los documentos se firman, se escanean y se guardan en Dropbox, pero se trituran de inmediato.

Cuando empecé a usar Dropbox Sign, fue una revolución para mí. Puedo conseguir una firma legalmente vinculante de forma electrónica. También tengo la seguridad que me da la función de marca de tiempo y el registro de auditoría del documento. Todo el proceso relacionado con la documentación es ahora más fácil que nunca.

El almacenamiento en la nube nos ahorra tanto tiempo como dinero

Para nosotros, Dropbox facilita el aspecto empresarial de nuestro trabajo. Sin Dropbox, tendríamos que subcontratar la gestión de un servidor, lo que reduciría nuestros beneficios. Dropbox ha permanecido a nuestro lado a medida que crecían nuestras empresas, y sabemos que la plataforma se puede ampliar para satisfacer nuestras necesidades. Y dado que la información no se guarda en un dispositivo físico, nunca hay tiempos de inactividad para nadie. Si un portátil u otro dispositivo se estropea, no pasa nada. Podemos encontrar otro y seguir donde lo dejamos. 

Los dos somos usuarios de iPhone, y consideramos que la aplicación de Dropbox se integra muy bien con iPhone. Poder tomar apuntes o una foto, o firmar algo y guardarlo directamente en Dropbox, a menudo refuerza nuestro proceso y nos facilita la administración del negocio, o de nuestro hogar, sin importar donde estemos.  

Nuestra familia y nuestra vida, lo más organizada posible

Al preparar nuestra boda, tenía sentido disponer de un espacio centralizado donde guardar y revisar la información. Por tanto, todo (desde el presupuesto hasta la lista de invitados) se guardó en Dropbox, incluidas las futuras fotos de nuestro enlace. En ese momento se adaptaba a la perfección a nuestras necesidades, y llegaría a desempeñar un papel todavía mayor en nuestras vidas con el paso del tiempo.

En nuestra familia somos cuatro personas, lo cual resulta, a veces, hasta más caótico que llevar una empresa. Con Dropbox, podemos guardarlo todo: fotos, declaraciones de la renta, documentación del coche o recibos, entre otros. Es justo decir que no tenemos todo tan organizado como en las carpetas del trabajo, pero nos hemos librado de todo ese papel en nuestras vidas y en casa también. 

Más allá del espacio de almacenamiento, nos facilita compartir contenido con personas que no forman parte de nuestra familia más directa. Tenemos un espacio centralizado para la información sobre el cuidado de los niños y la cabaña de vacaciones que compartimos con nuestros amigos. Además, compartir nuestras fotos es muy sencillo.

Un archivador digital que apenas necesita mantenimiento

Tanto si tienes un negocio de perfil creativo como si tu forma de guardar los archivos es más tradicional, no hay necesidad de sentirse intimidado por Dropbox. Se trata de una herramienta que te permite organizar tu contenido fácilmente y compartirlo con los demás. Puedes usar Dropbox para todo; y el mantenimiento es mínimo.

Nos hemos despedido de los horribles archivadores, y sabemos que podemos ampliar el tamaño de nuestro almacenamiento si lo necesitamos. Y todo está seguro sin tener que aprender a usar un software nuevo. Hemos organizado nuestras propias empresas y nuestra vida familiar con una solución sencilla. Sean cuales sean nuestras necesidades en el futuro, Dropbox nos acompañará.