De professionelle og personlige fordele ved Dropbox for en iværksætterfamilie.
Af Lindsay og Dave Wilder
Det er spændende at være iværksætter, men det kræver også meget arbejde. Ikke nok med at du er virksomhedens ansigt udadtil, du skal også sørge for, at der er styr på alting bag kulisserne.
Vi ved det, fordi vi lever det hver eneste dag.
Vi hedder Lindsay og Dave Wilder, og vi er begge iværksættere inden for meget forskellige brancher.
Jeg ejer Lindsay O. Creative, som er et lille firma, der er specialiseret i boligdesign. Da jeg startede min virksomhed i 2008, ønskede jeg at arbejde mere effektivt, end jeg tidligere havde erfaring med fra en firmaserver.
Dropbox giver os mulighed for at opnå effektivitet, fleksibilitet og struktur. Så snart vi påbegynder et projekt, tildeles det et projektnummer, og vi opretter en Dropbox-mappe. Vi har også et arkiv med indhold, som vi muligvis har brug for til reference, men som ikke længere er aktuelt. På den måde ved vi, at alt i projektmappen – PDF'er, CAD-tegninger eller tekstdokumenter – er den nyeste og bedste version.
Ud over at det er nemt at organisere, elsker mit team også, at det er lige så nemt at sende store filer, som det er at sende et link. Selv små designprojekter kræver filer og dokumenter, som kan være ret store. Vi behøver dog ikke at være bekymrede for, om en fil er for stor til at sende. Vi deler bare linket til filen i vores Dropbox.
Da jeg begyndte at udvide mit team, var det afgørende at arbejde mere effektivt og finpudse vores organisatoriske tilgang.
Jeg har altid haft brug for, at vores filer er tilgængelige forskellige steder og for forskellige mennesker. For nylig er jeg begyndt at ansætte studentermedhjælpere om sommeren, hvilket har gjort det endnu vigtigere at kunne administrere tilladelser.
Vi oprettede en midlertidig mappe for studentermedhjælpere – med undermapper, der fungerer som deres indbakke og udbakke. Mit team lægger filer, som studentermedhjælperne kan arbejde på, i indbakken. Når arbejdet er færdigt, flytter studentermedhjælperen filen til udbakken. Vi kunne vælge at ændre indstillinger i forhold til tilladelser, men det er så nemt at oprette mapper, som forbliver de samme, selvom der løbende er udskiftning blandt studentermedhjælperne. Det betyder, at fortrolige filer, altid forbliver fortrolige.
Mit arbejde er det modsatte af Lindsays. Jeg er finansiel rådgiver og startede i branchen i 2010. Jeg elskede arbejdet, men hadede at være "bankmand". Jakkesættene, de lange arbejdsdage, arbejdskulturen – intet af det passer til mit overordnede livssyn. Derfor startede jeg mit eget firma, Lantern Wealth, i 2016.
Da Lindsay introducerede mig til Dropbox, kunne jeg lide, hvad jeg så. Og jeg kunne endnu bedre lide det, da jeg fandt ud af, at Dropbox i alt væsentligt fungerer på samme måde som Stifinder i Windows. Det nedbrød en barriere for mig, fordi jeg kan bruge den på samme måde til at oprette, få adgang til, kopiere, slette og flytte filer. Hver klient får den samme mappestruktur, så alle på mit team ved, hvor alting befinder sig.
Et højt krypteringsniveau betyder, at jeg kan være sikker på, at mine klienters oplysninger altid er beskyttede.
Følsomheden af de oplysninger, jeg håndterer, betyder, at jeg meget omhyggeligt skal overholde regler og standarder. Dropbox krypterer på højeste niveau, så jeg kan være sikker på, at min eksponering for risici er begrænset. Hvis jeg efterlader min bærbare computer et sted og er bekymret for, om nogen kan få adgang til den, kan jeg hurtigt og nemt afbryde adgangen til filer fra min telefon.
Hvis jeg har brug for at dele et følsomt dokument, foretrækker jeg at bruge et Dropbox-link fremfor en adgangskodebeskyttet PDF-fil. Det kræver ikke noget ekstra arbejde af nogen, og man kan være sikker på, at det har et højt sikkerhedsniveau.
I min branche kræver alt en masse papirarbejde. Hvis en klient køber en livsforsikring eller opretter en registreret opsparingskonto, kræver disse kontrakter fysiske underskrifter. Men på mit kontor er der ikke noget fysisk papir nogen steder. Alt, der kræver en underskrift, bliver underskrevet, scannet, gemt i Dropbox og makuleret på stedet.
Da jeg begyndte at bruge Dropbox Sign, var det endnu en vigtig ændring for mig. Jeg kan få en juridisk bindende underskrift elektronisk. Jeg har desuden ekstra sikkerhed med tidsstemplet og dokumentrevisionssporet. Det er nu endnu nemmere at håndtere dokumentprocesserne.
Dropbox giver is begge mulighed for at arbejde med forretningsaspekterne af vores job. Uden Dropbox ville vi begge skulle outsource administrationen af en server, hvilket ville reducere vores bundlinje. Dropbox har været der, efterhånden som vi har udvidet vores virksomheder, og vi ved, at platformen kan udvides, så den opfylder vores behov. Og da der ikke opbevares nogen oplysninger på en fysisk enhed, er der aldrig behov for nedetid for nogen. Hvis en bærbar computer eller anden enhed dør, er det OK. Vi kan finde en anden og fortsætte, hvor vi slap.
Vi er også begge iPhone-brugere, og vi synes, at Dropbox-appen kan integreres rigtig godt med iPhone. Vi kan tage noter eller et billede eller underskrive noget og gemme det direkte i Dropbox, og det betyder, at vores proces ofte kan udføres samlet, og det gør det nemmere at drive forretning – eller organisere vores husholdning – på farten.
Da vi planlagde vores bryllup, gav det mening at have et centralt sted, hvor vi kunne gemme og gennemgå oplysninger. Alt fra budget til gæsteliste blev gemt i Dropbox – også vores bryllupsbilleder. Det var perfekt til vores behov på det tidspunkt, og det er kommet til at spille en endnu større rolle i vores liv i tidens løb.
Vores husstand er nu vokset til fire personer, hvilket nogle gange kan være endnu mere kaotisk end en virksomhed. Med Dropbox gemmer vi alt lige fra billeder og selvangivelser til køretøjsdokumenter og kvitteringer. Det er ikke helt så organiseret som vores arbejdsmapper, kan man roligt sige, men det har fjernet alt papiret fra vores liv og vores hjem.
Ud over opbevaring gør Dropbox det nemt at dele med personer uden for familien. Vi har et centralt sted til oplysninger om børnepasning og vores feriehytte, som vi deler med venner. Og det er virkelig nemt at dele vores billeder.
Uanset om du er en person, hvis virksomhed hylder kreativitet, eller du har mere traditionel fillagring, behøver du ikke lade dig skræmme af Dropbox. Det er en enkel og nem metode til at organisere og dele med andre. Du kan linke Dropbox til alt – den kræver stort set ingen vedligeholdelse.
Vi har vinket farvel til de enorme arkivskabe, og vi ved, at vi kan udvide størrelsen af vores lager, hvis vi på et tidspunkt får brug for det. Og alt er beskyttet, uden at vi behøver at sætte os ind i ny software. Vi har organiseret vores virksomheder og vores hjemmeliv med én enkel løsning. Dropbox er der, uanset hvilke behov vi har fremover.
Super Bonjours kreative arbejdsgang
Hybridbegivenheder fra Semi Permanent
Aquabumps strandfotos
Effektive kreative gennemgange
