Två företag, en familj, alltid tillsammans

De professionella och personliga fördelarna med Dropbox för en entreprenörsfamilj.

En familj med fyra medlemmar

Av Lindsay och Dave Wilder

Att vara entreprenör är spännande, men det är också mycket jobb. Du är inte bara ansiktet utåt för ditt företag, utan du måste hålla allt organiserat bakom kulisserna. 

Detta vet vi, eftersom vi lever så varje dag.

Vi är Lindsay och Dave Wilder, var och en av oss entreprenörer i väldigt olika branscher.

Jag behöver kunna dela stora filer, hantera behörigheter och hålla ordning

Lindsay står i ett kök hon designat

Jag äger Lindsay O. Creative , ett butiksinredningsföretag. När jag startade mitt företag 2008 ville jag arbeta mer effektivt än vad jag tidigare gjort med en företagsserver.

Dropbox är vårt sätt att uppnå effektivitet, flexibilitet och struktur. Så fort vi startar ett projekt tilldelas det ett projektnummer och vi skapar en Dropbox-mapp. Vi har också ett arkiv med innehåll som vi kan behöva som referens men som inte längre är aktuellt. På så sätt vet vi att allt i projektmappen – PDF-filer, CAD-ritningar eller textdokument – är av den senaste och bästa versionen.

Utöver enkelheten när det gäller att organisera älskar mitt team också att det går att skicka stora filer genom att bara dela en länk. Också små designprojekt kräver filer och dokument som kan bli ganska stora. Men vi behöver inte oroa oss för att filen ska vara stor för att skickas – vi delar helt enkelt länken till filen i vår Dropbox.

När mitt team började växa var det avgörande att arbeta mer effektivt och finslipa vår organisatoriska strategi.

En interiör med dörr och inbyggda hyllor
Mobil visar kreativa filer i Dropbox

Jag har alltid behövt ha våra filer tillgängliga från olika utrymmen och för olika människor. Nyligen började jag anställa studenter som sommarjobbare, vilket gjorde det ännu viktigare att kunna hantera behörigheter.

Så vi skapade en mapp för studentvikarier: undermappar fungerar som deras inkorgar och utkorgar. Mitt team lägger filer som studenterna kan arbeta med i inkorgen, och när arbetet är klart flyttar eleven filen till utkorgen. Vi kunde ändra inställningar kring behörigheter, men det är så enkelt att skapa mappar som förblir desamma när eleverna flyter in i och ut ur verksamheten. På så sätt förblir konfidentiella filer alltid konfidentiella.

Jag behöver en intuitiv, säker lösning som möjliggör ett papperslöst kontor

Man och barn ler

Mitt arbete är raka motsatsen till Lindsays. Jag är en finansiell rådgivare som började i branschen 2010. Jag älskade jobbet men hatade att vara ”en bankkille”. Kostymerna, arbetstiderna, kulturen – inget av det passar in i min långsiktiga syn på livet. Så jag startade mitt eget företag Lantern Wealth 2016.

När Lindsay visade mig Dropbox gillade jag det jag såg. Jag gillade det ännu mer när jag fick reda på att Dropbox i huvudsak speglade hur filutforskaren fungerar i Windows. Detta bröt ner en barriär för mig eftersom jag kunde använda lösningen på samma sätt för att skapa, komma åt, kopiera, ta bort och flytta filer. Varje klient får samma mappstruktur, så att alla i mitt team vet var allt finns.

Stark kryptering gör att jag kan vara trygg i förvissningen att mina klienters information alltid är säker.

Lantern Wealth-logo
Telefon visar filstruktur

Känsligheten i den information jag hanterar innebär att jag måste uppfylla strikta efterlevnadsregler. Dropbox krypterar på högsta nivå, så jag kan vara säker på att min riskexponering är begränsad. Om jag råkar glömma min bärbara dator någonstans och är orolig för obehörig åtkomst kan jag snabbt och enkelt stänga av åtkomsten till filer från min telefon.

För att dela ett känsligt dokument föredrar jag att använda en Dropbox-länk istället för en lösenordsskyddad PDF-fil. Den kräver ingen extra hantering av någon, och tilliten till dess säkerhet är hög.

Mitt papperslösa kontor når en helt ny nivå med HelloSign

I mitt arbete krävs massor av pappersarbete. Om en kund köper en livförsäkring eller öppnar ett registrerat sparkonto kräver dessa avtal fysiska signaturer. Men på mitt kontor finns det inga fysiska papper någonstans. Allt som kräver en signatur signeras, skannas, sparas i Dropbox och strimlas på plats.

När jag började använda HelloSign var det ännu en banbrytande förändring för mig. Jag kan få en juridiskt bindande signatur elektroniskt. Jag får också säkerheten i form av en tidsstämpel och en granskningslogg. Processen med pappersarbetet är nu ännu enklare.

Molnlagring sparar oss både tid och pengar

För oss båda underlättar Dropbox de entreprenöriella aspekterna av vårt arbete. Utan Dropbox skulle vi båda behöva lägga ut serverhantering på entreprenad, vilket skulle påverka vår vinst. Dropbox har funnits där när vi har utvecklat våra verksamheter, och vi vet att plattformen kan expandera för att tillgodose våra behov. Och eftersom ingen information lagras på någon fysisk enhet behövs aldrig några driftstopp. Om en bärbar dator eller annan enhet dör är det lugnt. Vi kan få fram en ersättningsenhet och fortsätta där vi slutade. 

Vi är båda iPhone-användare, och vi tycker att Dropbox-appen integrerar riktigt bra med iPhone. Att kunna göra anteckningar, ta kort eller signera något och spara allt direkt i Dropbox förenklar ofta vår process och gör det lättare att göra affärer – eller sköta hushållet – på språng.  

Lindsay och Dave på sin bröllopsdag

Vår familj och vårt liv: så organiserat som möjligt

När vi planerade vårt bröllop kändes det rimligt att ha en central plats att spara och granska information på. Så allt – från budget till gästlista – lagrades i Dropbox, inklusive bröllopsbilderna längre fram. Dropbox var perfekt för våra behov på den tiden och skulle komma att spela en ännu större roll i våra liv senare.

Vårt hushåll har nu vuxit till fyra personer, och är ibland ännu mer kaotiskt än ett företag. Med Dropbox lagrar vi allt från bilder och deklarationspapper till fordonsdokument och kvitton. Det är inte riktigt lika välorganiserat som våra arbetsmappar, det får vi erkänna, men vi har kunnat eliminera fysiska papper från våra liv och vårt hem. 

Utöver lagring är det också enkelt att dela med människor utanför vår närmaste familj. Vi har en central plats för information om barnomsorg och vår fritidsstuga som vi delar med vänner. Och det är så enkelt att dela foton.

Lindsay och Dave promenerar och pratar med sina döttrar

Ett digitalt arkivskåp med låga underhållsbehov

Vare sig du bedriver verksamhet med kreativa behov eller behöver mer traditionell fillagring behöver du inte känna dig överväldigad av Dropbox. Dropbox erbjuder enkla och smidiga sätt att organisera och dela med andra. Du kan länka Dropbox till vad som helst – och underhållsbehoven är obefintliga.

Vi har tagit farväl av gigantiska arkivskåp och vi vet att vi kan utöka vårt lagringsutrymmes storlek om vi någonsin skulle behöva det. Och allt är säkert utan att någon behöver lära sig ny programvara. Vi har organiserat våra enskilda företag och vårt privatliv med en enkel lösning. Vilka behov du än har i framtiden står Dropbox redo att hjälpa till.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans

Kom igång med Dropbox